Đang tải... (xem toàn văn)
Luận văn : Quá trình khảo sát, thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ và quản trị văn phòng của Văn phòng UBND Huyện Vĩnh Tường
Báo cáo thực tập tốt nghiệp A LỜI MỞ ĐẦU Văn thư- Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị cơng tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản- Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học cơng nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp.Với vai trị quan trọng cơng tác Văn thư- Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết dơi với thực tế” Sau hồn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cho học sinh chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Trường Đào tạo, Bồi dưỡng Cán bộ, Công Chức Nghành GTVT, tổ chức đợt thực tập kéo dài tuần Từ ngày 16/04/2007 đến ngày 01/06/2007 cho học sinh Đợi thực tập nhằm giúp cho học sinh xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được đồng ý nhà trường tiếp nhận UBND Huyện Vĩnh Tường, tơi có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Với thời gian thực tập dài đem lại cho nhữngkết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà Báo cáo thực tập tốt nghiệp đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn dưói hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn phịng đợt thực tập, học phong cách làm việc cán Văn thư – Lưu trữ Một cơng việc địi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Là cán Văn thư tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển Đất Nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán trẻ lớn Đợt thực tập giúp nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ tơi khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợi thực tập giúp cho chúng tơi cụ thể hố nắm kiến thức trưởng thành hơn, sau thực tập quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực tập Báo cáo gồm chương : Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND Huyện Vĩnh Tường Chương 2: Quá trình khảo sát, thực công tác Văn thư – Lưu trữ quản trị văn phòng Văn phòng UBND Huyện Vĩnh Tường Chương 3: Thu hoạch thân Trong qúa trình thực tập tơi thực trình tự, đầy đủ nội dung mà đợt thực tập đề thực báo cáo Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo mình, ngồi kiến thức kỹ nghiệp vụ mà Báo cáo thực tập tốt nghiệp thân có được, ddax nhận đượ giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ tận tình, cán Văn thư – Lưu trữ Tuy nhiên kiến thức cịn hạn chế,nên q trình làm báo cáo chắn cịn thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong quý Thầy Cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Xin trân thành cảm ơn ! Vĩnh Tường, ngày 04 tháng 06 năm 2007 HỌC SINH ĐỖ THỊ THƠM Báo cáo thực tập tốt nghiệp B - NỘI DUNG CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CÂU TỔ CHƯC CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG Vĩnh Tường huyện đồng nằm bên tả ngạn sơng hồng, phía tây nam tỉnh Vĩnh phúc cách Thành Phố Vĩnh Yên 20km Là huyện có truyền thống lịch sử lâu đời có nhiều di tích lịch sử văn hố sếp hạng Quốc Gia Về danh giới Huyện Vĩnh Tường, phía Bắc tiếp giáp huyện Lập Thạch, phía Đơng bắc tiếp giáp với huyện Tam Dương phía Đơng tiếp giáp huyện n Lạc, phía Tây Nam tiếp giáp với Sơng Hồng sang hai tỉnh Hà Tây Phú Thọ Diện tích tự nhiên huyện Vĩnh Tường 14.182ha đất canh tác 8.818ha, dân số tồn huyện 189.185 người Gồm có 143.000 hộ dân 28 xã thị trấn Huyện Vĩnh Tường nằm vùng trọng điểm kinh tế phía Bắc, lại tiếp giáp với trung tâm kinh tế trị lớn là: Thành Phố Vĩnh Yên, Thị Xã Sơn Tây ( Hà Tây ),Thành Phố Việt Trì Tỉnh Phú Thọ Vĩnh Tường có đủ loại hình giao thơng: đường bộ, đường sắt đường thuỷ, điều kiện để phát triển Kinh Tế - Xã Hội huyện II - CHỨC NĂNG, NHIÊM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG UBND huyện Vĩnh Tường có chức nhiệm vụ quyền hạn sau: Chức UBND huyện Vĩnh Tường quan hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật Nhà nước Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn Luật Nghị Quyết đạo phát triển Kinh tế - Xã hội, Quốc Phòng – An ninh địa bàn Huyện Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Huyện quan quản lý Nhà nước địa phương với chức nhiệm vụ quyền hạn sau: Triển khai thực Chỉ thị, Nghị Quyết Đảng,Pháp Luật Nhà nước đạo điều hành quan Nhà nước cấp trên, quy hoạch xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội ,quốc phòng - an ninh địa phương Cơ cấu tổ chức UBND huyện Vĩnh Tường hoạt động sở luật tổ chức HĐNDUBND ban hành ngày 26-11-2003 quy chế hoạt động UBND huyện Để hoàn thành tốt chức nhiệm vụ ,UBND huyện Vĩnh Tường xắp xếp tổ chức máy làm việc sau: UBND huyện Vĩnh Tường có 01 chủ tịch , 02 phó chủ tịch thành viên UBND huyện, phịng ban có 13 phịng chun mơn sau: -Văn phịng HĐND UBND - Phịng Nội Vụ- Lao động- Thương binh xã hội - Phịng Tài - Kế hoạch - Thanh tra huyện - Phòng Kinh tế - Phòng Tư pháp - Phòng Hạ tầng kinh tế - Phịng Văn hố-Thơng tin & thể thao - Phòng Giáo dục - UB Dân số Gia đình & trẻ em - Phịng Y tế - Phịng Tài ngun Mơi trường - Phịng Dân tộc & Tôn giáo Báo cáo thực tập tốt nghiệp UBND huyện Vĩnh Tường ngày ổn định tổ chức biên chế Hiện UBND huyện cán đến có trình độ chun nghiệp, Cao đẳng, Đại học trở lên (Sơ đồ phần phụ lục số 3) III - CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG Trong tất quan, Văn phòng phận giúp việc quan trọng, nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối lãnh đạo quan với mối quan hệ bên ngồi Do văn phịng cần bố trí nơi thích hợp để thực tốt chức mhiệm vụ giao Chức Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường Văn phòng HĐND –UBND phận giúp việc, tham mưu phục vụ tổng cho hoạt động điều hành HĐND- UBND huyện việc quản lý Nhà nước Văn phòng UBND huyện có chức sau: - Văn phịng quan tham mưu, tổng hợp giúp phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành HĐND UBND huyện tập chung thống - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho lãnh đạo quan thường xuyên liên tục có hiệu - Đồng thời thực chức Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ đảm bảo an toàn hiệu Nhiệm vụ a Tham mưu tổ hợp - Xây dựng chương trình cơng tác quan, chuẩn bị báo cáo hoạt đông HĐND UBND huyện, biên tập, quản lý hồ sơ biên kỳ họp HĐND UBND huyện, phối hợp ngành chức nắng soạn thảo hoàn chỉnh đề án, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị trình HĐND UBND huyện để ban hành Thống việc ban hành văn HĐND UBND, Chủ tịch UBND Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn việc chuẩn bị đề án phân cơng để trình cấp có thẩm quyền Tổ chức thực truyền đạt cấp HĐND UBND huyện đến ngành , cấp đôn đốc thực - Thường xuyên cung cấp sử lý thơng tin kịp thời, xác phục vụ cho cơng tác lãnh đạo HĐND UBNDhuyện, giúp lãnh dạo quan thực chế độ thông tin báo lên cấp - Thực tốt mối quan hệ làm việc UBND huyện, Chủ tịch UBND với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực HĐND, Ban HĐND, TMTQ đoàn thể nhân dân huyện b Cơng tác hành tổ chức - Tổ chức, cơng tác quản lí Văn thư( cơng văn , giấy tờ ,tài liệu ) lưu hồ sơ quan theo qui định nhà nước c Công tác quản trị tài vụ - Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật phương tiện làm việc cho lãnh đạo cán quan - Quản lí tài sản cơng dân , ngân sách quan theo chế độ tài nhà nước - Các hoạt động dịch vụ công : Lễ tân, nhà khách , ô tô, điện thoại Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện đơn vị giúp việc cho UBND huyện, văn phòng cầu nối UBDN với phòng , Ban xã , thị trấn thuộc huyện huyện, tỉnh bạn Văn phong UBND nơi tổng hơpk thông tin truyền đạt thông tin đến nơi cần thiết để giải công việc hành ngày quan đơn vị Huyện Văn phòngUBND huyện VĨnh Tường có 26 cán có 19 cán bộvào biên chế 07 cán làm hợp đồng Các cán có trình độ chun mơn cao phẩm chất trị tốt Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRŨ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG I CƠNG TÁC VĂN THƯ Cơng tác văn thư tồn q trình xác định Văn tổ chức quản lý, sử dụng loại Văn hệ thống quan Nha f nước kết tác Văn thư khởi đầu công tác Lưu trữ, cơng tác Văn thư tiền đề công tác Lưu trữ Công tác Văn thư thể tốt có tác dụng tồn xã hội Cơng tác Văn thư phịng UBND huyện Vĩnh tường đóng vai trị quan trọng thẻ điểm sau: - Công tác Văn thư sợi dây liên hệ quan , tổ chức, quần chúng nhân dân quan với Cơng tác Văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý Văn - Công tác Văn thư xác định hoạt động , mắt xích quan trọng khơng thể thiếu máy hoạt động quản lý Văn phòng UBND huyện Cho nên làm tốt công tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, khoa học đảm bảo bí mật Quản lý đạo cơng tác Văn thư Công tác Văn thư đặt quản lý Văn phịng với mục đích nâng cao hiệu cơng tác Văn thư q trình giải công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế UBND huyện – quan quản lý Nhà nước dịa phương , công tác Văn thư Văn phòng quan tâm, đạo, giám sát, đơn đốc lãnh đạo, Cán Văn phịng làm tốt cơng tác - Trong q trình hoạt động Văn phòng HĐND UBND Huyện ban hành văn nhằm đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt ban hành Văn nhằm đạo Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán chuyên Báo cáo thực tập tốt nghiệp trách lĩnh vực Thực Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 cơng tác Văn thư Văn phịng Uỷ ban quan tâm cụ thể đến công việc đưa Cán tập huấn chuyên môn cấp tỉnh , để nhằm nâng cao chất lượng Cán Uỷ ban nhân dân huyện vào cuối năm hoạt động , văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết công tác Văn thư – Lưu trữ địa bàn toàn huyện , đề phương hướng nhiệm vụ nămtới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày vào hoạt động có nề nếp hiệu , phục vụ đắc lực cho hoạt động quan - Nhìn chung việc quản lí , đạo công tác Văn thư UBND huyện tổ chức thực tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư quan vận hành tốt cần có kiểm tra , đơn đốc đạo Nghiệp vụ cho Cán Văn thư nhiều Công tác soạn thảo văn Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn khâu Nghiệpvụ quan trọng Do cơng tác ln trọng quan Tại UBND huyện Vĩnh Tường , công tác soạn thảo , ban hành Văn tiến hành qui trình thủ tục ban hành Văn Văn ban hành đảm bảo qui định ,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải cơng việc cách nhanh chóng , đảm bảo quy định Nhà nước a Quy trình soạn thảo Công tác soạn thảo –Ban hành Văn giao cho cán chuyên trách Văn phòng HĐND UBND đảm nhận Quy trình soạn thảo ban hành tiến hành theo trình tự sau: Văn sau nhân viên soạn thảo đánh máy xong chuyển đến Chánh văn phòng xem xét , kiểm tra,sau trình lên Chủ tịch Phó chủ tịch UBND Huyện ký ban hành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sau ký vâưn tập trung Văn phòng để kiểm tra lại lần Khi kiểm tra thấy khơng có vấn đề , Nhân viên Văn thư tiến hành đánh số, ghi ngày, tháng năm ban hành Văn đăng ký vào sổ “Đăng ký văn ” sau nhân văn theo nơi nhận, đóng dấu làm thủ tục gửi văn cách nhanh chóng xác , Văn phịng giữ lại hai 01 lưu phận soạn thảo 01 lưu phận Văn thư Việc lưu lại văn ban hành giúp văn phịng làm tốt cơng tác quản lí Văn bản, tài liệu Đồng thời Văn lưu lại giúp cho quan giải tốt cơng việc có cố xẩy giải công việc tồn đọng lien quan đến Văn Thẩm quyền ban hành : UBND huyện vĩnh Tường có thẩm quyền ban hành Văn như: Quyết định , Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo,Cơng văn, Giấy mời văn ban hành dược đảm bảo mặt thể thức hiệu lực pháp lý b Thể thức văn bản: Thể thức Văn yếu tố thông tin cần thẻ Văn định theo quy định quan Nhà nước có thẩm quyền Qua khảo sát thực tế UBND huyện Vĩnh Tường thấy thể thức Văn trình bày theo quy định nhà nước Tên quan ban hành văn quốc hiệu trình bày phía Văn bản, dịng “CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, phơng chữ VnTimeH đậm, cỡ chữ 13 nét đậm, dòng “Độc Lập -Tự do- Hạnh phúc” phơng chữ VnTime đậm có gạch chân, từ đầu dịng đến cuối dịng trình bày góc bên phải văn bản: “CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do-Hạnh phúc” 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Về chất lượng Cán bộ: UBND huyện có Cán Văn thư có trình độ chun mơn cao nên khâu nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ tiến hành hiệu Cán văn phịng có phẩm chất trị tốt ( Chánh văn phịng, phó phịng đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với cơng việc cao, đào tạo qua lớp nghiệp vụ văn phịng nên khơng lãnh đạo tốt cơng tác Văn thư – Lưu trữ mà cịn làm tốt cơng tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo cần thiết - Về quan tâm đạo lãnh đạo UBND : UBND huyện l có kế hoạch đạo, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn cho Cán thông qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác Văn thư – Lưu trữ đưa Cán tập huấn cấp tỉnh - Về trang thiết bị UBND huyện trang bị thiết bị văn phòng đaị máy tính , máy in , tủ đựng tài liệu Nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ quản trị Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường : Trong công tác văn thư , số hạn chế phổ biến tất quan nói chung UBND huyện Vĩnh Tường nói riêng tồn văn – Tài liệu trình hoạt động chưa lập hồ sơ hồn chỉnh Vì tài liệu nộp lưu phòng, ban nộp lưu tình trạng bó gói , gây khó khăn lớn cho công tác Lưu trữ d) Nhược điểm công tác lưu trữ UBND huyện Vĩnh Tường UBND huyện Vĩnh Tường chưa bố trí cán chuyên trách làm công tác Lưu trữ Cán lưu trữ cán Văn thư kiêm nhiệm Vì mà cơng tác Lưu trữ UBND huyện nhiều hạn chế Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu lưu trữ , tài liệu bị phân tán nằm rải rác phịng , ban chun mơn Một số tài liệu thu 36 Báo cáo thực tập tốt nghiệp hồi cán lưu trữ chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì phần lớn tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm , khai thác sử dụng tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện Vĩnh Tường kho lưu trữ địa phương thiếu số trang thiết bị bảo quản như: Cặp, giá đựng tài liệu ,bình ơxi , quạt thơng gió nên chưa đáp ứng phục vụ việc thu hồi tài liệu, bảo quản tài liệu Tuy UBND có trang thiết bị kỹ thuật cho Văn phòng, trang thiết bị thiếu số thiết bị : máy fax, máy phôtô sử dụng lâu nên số máy máy phơtơ bị hỏng q cũ Một số đề xuất kiến nghị: Qua khảo sát thực tế thấy để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường cần làm tốt số công việc sau: Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát đến công tác văn thư –lưu trữ quan Ban hành chủ chương , hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể , sâu sát Tổ chức đưa Cán tập huấn cấp trọng đào tạo , bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán Văn thư – Lưu trữ , cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư – Lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ cơng việc phịng, ban quan cần ban hành văn hướng dẫn , đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư- Lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm , cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm , đánh giá việc làm , việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân , phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phịng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán 37 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lãnh đạo UBND huyện đơn đốc kiểm tra thường xun phịng, ban lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ , tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Ngoài lãnh đạo UBND huyện tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử huyện cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu cuả Nhà nước Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax , mua thêm số máy phôtô phục vụ công tác văn thư Kho lưu trữ huyện cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp , giá đựng tài liệu , bình ơxi, quạt thơng gió, biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xẩy với tài liệu Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều để cơng tác tiến hành nhanh chóng, xác , kịp thời , bí mật đại đáp ứng nhu cầu đoi hỏi ngày cao 38 Báo cáo thực tập tốt nghiệp C KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Tất trường ĐH,CĐ, THCN tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Thực phương châm trên, trường ĐT,BD CBCC ngành GTVT tổ chức đợt thực tập tuần cho học sinh nghành Văn thư – Lưu trữ , kế toán Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận UBND huyện Vĩnh Tường, thực đợt thực tập với chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Tuy thời gian thực tập không nhiều thực có ý nghĩa thân tơi, giúp tơi trưởng thành nhiều Đó hội cho tơi bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chun mơn cụ thể hố phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tập giúp tơi hiểu sâu chuyên nghành Văn thư- Lưu trữ Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan từ tơi ý thức trách nhiệm Cán Văn thư- Lưu trữ trẻ lớn Đặc biệt nhà nước có sách quản lý Hành “một cửa”, công tác Lưu trữ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa cơng tác phát triển lên với tầm quan trọng Đợt thực tập diễn thuận lợi, thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách thuận lợi Bên cạnh tơi có thêm kinh nghiệm q báu, rèn luyện tác phong làm việc cán Văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn để thành công cơng tác sau Để hồn thành báo cáo , tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên nghành thầy , cô khoa quản lý Nhà 39 Báo cáo thực tập tốt nghiệp nước Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho tơi có mơi trường học tập tốt, hồn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt thực tập Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán văn phòng ban nghành khác UBND huyện Vĩnh Tường tạo điều kịên giúp đỡ trình thực tập Nhờ quan tâm , giúp đỡ tận tình sâu sắc quan tơi gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Trong trình thực tập quan chắn tơi cịn khơng khỏi bỡ ngỡ mong góp ý kiến quý quan Báo cáo thực tập tốt nghiệp thành sau thời gian dài học lý thuyết sau thực đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn với hướng dẫn tận tình chị Hoàng thị Loan cán văn thư Song kiến thức hạn chế nên báo cáo tơi khơng tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo chuyên nghành thầy cô khoa Quản lý Nhà nước nhà trường Xin chân thành cảm ơn! Vĩnh Tường , ngày 04 tháng 06 năm 2007 Học sinh Thơm Đỗ Thị Thơm 40 Báo cáo thực tập tốt nghiệp D PHỤ LỤC PHỤ LỤC Mẫu bìa: CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm: Từ số : đến số: Từ ngày … đến ngày…… Quyển số: Mẫu ruột: Gồm cột Ngày tháng đến Số đến Nơi gửi công văn Số ký hiệu Nơi Têm loại Ngày tháng người trích yếu nội cơng văn nhận dung 4/01/2007 06 UBNDTỉnh 42/UBVP 01/01/2007 V/v giới thiệu Ô Vĩnh Phúc Diệu chữ ký Chánh VP UBND tỉnh 41 Ký nhận Ghi Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHỤ LỤC Mẫu bìa: CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VĨNH TƯỜNG SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm:.… Từ số : đến số: Từ ngày… đến ngày Quyển số: Mẫu ruột: Gồm cột Ngày Người Số Tên loại trích Đơn vị tháng Số ký hiệu ký Nơi nhận lượng yếu nội dung nhận đến 10/02/2007 50/QĐV/v bổ nhiệm Ô Diệu Như trên; UBND cán Lưu VT 42 Ghi Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 3: Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Vĩnh Tường Chủ tịch Phó chủ tịch Văn P.Nội P.tài Thanh P P.tư P.hạ P.văn P Uỷban P.y P.TH P.dân phịng vụ chính- tra kinh pháp tầng hố- Giáo Dân số tế mơi tộc& HĐND LĐT Kế huyện tế kinh TT& dục GĐ&TE trường tôn &UBND B&XH hoạch tế TT giáo Phụ lục Sơ đồ tổ chức Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường VP UBND huyện Vĩnh Tường Chánh văn phòng Phó Chánh văn phịng P Thi đua Khen thưởng P Thủ quỹ, kế toán P Văn thư 43 P Đánh máy P Bảo vệ, lái xe Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 5: Sơ đồ bố trí nơi làm việc Phòng, Ban UBND huyện Vĩnh Tường 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 1 P Bảo vệ, lái xe 10 P Chánh văn phòng 18 P TN-MT P Phó văn phịng 11 P Phó Chủ tịch 19 P Lưu trữ P Kế toán 12 P Nội vụ 20 P Y tế P Văn thư 13 UBDS-GĐ&TE 21 P DT & Tơn giáo Phịng khách 14 P Tư pháp 22 P Đông y P tiếp nhận trả kết 15 P Nội vụ LĐTB&XH 23 Hội trường P Chủ tịch 16 P Phó chủ tịch 24 Chữ thập đỏ P Thu đua khen thưởng 17 P TT HĐND 25 P Thống kê P Máy 44 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục 6: Mục lục hồ sơ UBND huyện Vĩnh Tường Hộp số Ngày Nhóm tiêu tháng bắt Số lượng Hồ sơ số đề hồ sơ đầu kết tờ thúc THBQ Ghi Phụ lục 7: Mẫu danh mục hồ sơ UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN VĨNH TƯỜNG Độc lập - Tự - Hạnh phúc Danh mục hồ sơ của: ……………………… Năm: ………………… Số ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi Bản danh mục hồ sơ có…………… hồ sơ gồm: …… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn …… hồ sơ có thời gian bảo quản lâu dài …… hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Vĩnh Tường, ngày …… tháng … năm …… Ký duyệt 45 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục Phương án phân loại tài liệu UBND huyện Vĩnh Tường - Căn luật tổ chức HĐND- UBND ban hành ngày 26/11/2003 - Căn lịch sứ đơn vị hình phơng lịch sử phơng - Căn tình hình thực tế phơng lưu trữ UBND huyệnVĩnh Tường - Tôi chọn phương án phân loại Tời gian - mặt hoạt động chia tài liệu làm nhóm : Cơ – nhóm lớn – nhóm nhỏ - Nhóm gồm : A Năm 2004 B Năm 2005 C Năm 2006 I/ TÀI LIỆU TỔNG HỢP: Những vấn đề chung 1.1Chương trình, Kế hoạch Báo cáo cơng tác UBND huyện 1.2 Chương trình, Kế hoạch báo cáo cơng tác phòng ban Tài liệu kế hoạch 1.1 Kế hoạch báo tổng hợp tình hình thực chủ trương,chính sách Đảng, Nhà nước huyện Tài liệu phòng thống kê 3.1 Thống kê tình hình kinh tế- xã hội, đời sống nhân dân toàn huyện 3.2 Thống kê tiêu phát triển kinh tế - xã hội Tài liệu thi đua - khen thưởng 4.1 Tổ phòng trào thi đua – khen thưởng 4.2.Quyết định khen thưởng cán cơng chức có nhiều thành tích 4.3 Khen thuởng đơn vị giỏi địa bàn II/ TÀI LIỆU NỘI CHÍNH: 1- Tổ chức quyền 46 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.2 Tài liệu quyền 1.1.0 Bầu cử HĐND huyện 1.1.1 Tài liệu xây dựng, củng cố máy phịng ban chun mơn 1.1.2 Tài liệu đào tạo bồi dưỡng cán hành 1.2 Tài liệu tổ chức máy 1.2.0 Tài liệu quy định chức năng, nhiệm vụ phòng ban UBND huyện 1.2.1.Tài liệu bổ nhiệm cán phòng ban 1.3 Tài liệu sách cán 1.3.0 Tài liệu thi tuyển nâng gạch công chức 1.3.1 Tài liệu đào tạo bồi dưỡng cán công chức Nhà nước 1.3.2 Tài liệu sách phụ cấp trách nhiệm III/ TÀI LIỆU KHỐÍ KINH TẾ Tài liệu tài 1.1.Tài liệu quản lí tài – ngân sách 1.2 Tài liệu kiểm tra tài chính, kế toán – ngân sách 1.3 Tài liệu vay vốn Tài liệu kế hoạch phát triển kinh tế 2.1 Tài liệu kế hoạch phát triển kinh tế Nông Nghiệp 2.2 Tài liệu chuyển đổi cấu trông 2.3 Tài liệu xây dựng kênh mương 2.4 Tài liệu đầu tư phát triển chăn nuôi 2.5 Tài liệu đầu tư phát triển làng nghề Tài liệu đầu tư 3.1 Tài liệu dự án đầu tư 3.2 Tài liệu đầu tư phát tiển sớ tầng nông thôn 3.3 Tài liệu thu thuế IV/ TÀI LIỆU KHỐI VĂN XÃ 1- Tài liệu văn hoá 47 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.1 Kế hoạch xoá nạn mù chữ 1.2 Tài liệu xây dựng trường chuẩn Quốc gia 1.3 Tài liệu xây dựng đời sống nhân dân Tài liệu y tế - chăm sóc sức khoẻ 2.1.Chủ trương nhà nước chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân 2.2 Tài liệu khám chữa bệnh 2.3.Tài liệu chăm sóc sức khoẻ bà mẹ- Trẻ em Tài liệu dân số kế hoạch hố gia đình 3.1 Điều tra dân số KHHGĐ 3.2 Công tác dân số KHHGĐ 4- Tài liệu dân số - Kế hoạch hố gia đình 4.1 tài liệu phòng trao thi đua thể dục thể- thể thao 4.2 Tài liệu thi TD- TT V/ TÀI LIỆU KHỐI ĐỊA CHÍNH: Tài liệu quản lí đất đai 1.1 Bàn giao đất nơng nghiệp cho dân 1.2 sách phát triển phục hồi đất đai 1.3 Tập Quyết định thu hồi đất Tài liệu GTVT 2.1 Xây dựng đường giao thông nông thôn 2.2 Quản lý cầu cống VI/ TÀI LIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG: 1- Tài liệu xử lý giác thải 2- Tài liệu công tác bảo vệ môi trường 48 Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC A LỜI MỞ ĐẦU B - NỘI DUNG CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CÂU TỔ CHƯC CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG II - CHỨC NĂNG, NHIÊM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG Chức .4 Nhiệm vụ, quyền hạn Cơ cấu tổ chức III - CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG Chức Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường Nhiệm vụ a Tham mưu tổ hợp b Cơng tác hành tổ chức .7 c Công tác quản trị tài vụ Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG II CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRŨ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG I CÔNG TÁC VĂN THƯ .8 Quản lý đạo công tác Văn thư a Quy trình soạn thảo .9 b Thể thức văn bản: .10 3.Quản lí văn .13 3.1 Quản lý văn 13 3.2 Quản lý văn đến : 17 Quản lý sử dụng dấu 21 Lập hồ sơ hành 22 II.QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .23 Mơ hình văn phịng: .23 Tổ chức lao động khoa học Văn phòng trang thiết bị Văn phòng 24 III CÔNG TÁC LƯU TRỮ 25 1.Sự đạo công tác Lưu trữ: 25 Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu Lưu trữ: .26 CHƯƠNG III : THU HOẠCH BẢN THÂN 32 I.THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN : 32 II NHẬN XÉT , KIẾN NGHỊ .33 1.Nhận xét : .33 Một số đề xuất kiến nghị: 37 C KẾT LUẬN 39 49 Báo cáo thực tập tốt nghiệp D PHỤ LỤC 41 50 ... điểm công tác Văn thư – Lưu trữ quản trị Văn phòng UBND huyện Vĩnh Tường : Trong công tác văn thư , số hạn chế phổ biến tất quan nói chung UBND huyện Vĩnh Tường nói riêng tồn văn – Tài liệu q trình. .. công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Vĩnh Tường sau: Công tác văn thư UBND huyện Vĩnh Tường có ưu nhược điểm sau: a) Công tác soạn thảo văn UBND Huyện thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, ... THƯ – LƯU TRŨ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN VĨNH TƯỜNG I CÔNG TÁC VĂN THƯ Cơng tác văn thư tồn q trình xác định Văn tổ chức quản lý, sử dụng loại Văn hệ thống quan Nha f nước kết tác Văn