Luận văn Hồn thiện cơng tác kế tốn vật liệu cơng ty TNHH khố Bảo An Trang Lời nói đầu Trong năm gần đây, Việt Nam tiến hành kinh tế thị trường cạnh tranh doanh nhiệp ngày trở nên gay gắt khốc liệt Chính vậy, để nâng cao khả cạnh tranh, doanh nghiệp phải áp dụng đồng thời nhiều biện pháp, nhiều công cụ quản lý khác hạch tốn kế tốn coi cơng cụ quản lý hữu hiệu tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, nguyên tắc hạch toán phải tự trang trải có lãi Qua việc hạch tốn đầy đủ xác, doanh nghiệp tìm cách hạ thấp chi phí nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, làm ăn có lãi, nâng cao khả cạnh tranh doanh nghiệp Hơn nữa, xét riêng doanh nghiệp sản xuất có yếu tố định đến giá thành chất lượng sản phẩm, từ ảnh hưởng gián tiếp đến việc cạnh tranh doanh nghiêp với doanh nghiệp khác, vật liệu đầu váo Có xác định đúng, có ổn định nguồn vật liệu, tính đúng, tính đủ vật liệu, tránh lãng phí vật liệu q trình sản xuất góp phần giảm bớt chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Vì vậy, thấy tổ chức tốt cơng tác kế tốn vật liệu điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng sức cạnh tranh thị trường Với ý nghĩa , kết hợp với việc tìm hiểu thực tế cơng tác kế tốn vật liệu Cơng ty TNHH Khố Bảo AN, em chọn đề tài: "Hồn thiện cơng tác kế tốn vật liệu cơng ty TNHH khố Bảo An” Ngồi phần mở đầu phần kết luận, chuyên đề gồm chương: Phần Tình hình thực tế cơng tác tổ chức kế tốn vật liệu cơng ty TNHH khố Bảo An Phần Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn vật liệu cơng ty TNHH khố Bảo An PHần Trang Tình hình thực tế tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu Cơng ty TNHH KHố Bảo An I đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh tổ chức công tác kế tốn Q trình hình thành phát triển Cơng ty TNHH khố Bảo An Cơng ty TNHH khố Bảo An cơng ty hạch tốn kinh tế độc lập, tự chủ tài chính, có tư cách pháp nhân Công ty thành lập từ năm 2000 với số vốn điều lệ: 1.000.0000.000 đ Trụ sở giao dịch Công ty 195D Phố Đại La - Hai Bà Trưng- Hà Nội Ngành nghề kinh doanh Công ty là:  Sản xuất chi tiết khoá, chốt khoá, khoá loại,  Bn bán khố loại Tiền thân cơng ty Tổ hợp tác - Khoá Việt Trung với số lượng nhân viên có 10 người thành lập thành lập từ năm 1997 với mặt hàng sản xuất kinh doanh : khố cầu treo, khoá tủ, khoá ke mon, số chi tiết loại khoá Đến năm 2000 từ tổ hợp tác Khố Việt Trung phát triển lên cơng ty TNHH khố Bảo An nên cơng ty tận dụng quan hệ với đối tác cũ đồng thời tạo thêm nhiều khách hàng Các chủng loại khố cơng ty sản xuất bn bán với mẫu mã sản phẩm đa dạng giá phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng nên nhiều khách hàng chấp nhận, Khách hàng công ty tập trung chủ yếu miền Bắc miền Trung Với khách hàng quan trọng công ty công ty thương mại, cửa hàng bán buôn tỉnh như: công ty TNHH Thành Đô, Cửa hàng Hùng Cường, Cửa hàng Chị Loan Tới nay, trải qua gần năm phấn đấu xây dựng trưởng thành, Với nỗ lực cố gắng giám đốc toàn thể nhân viên cơng ty, cơng ty TNHH khố Bảo An đạt thành tích đáng khích lệ Điều thể qua bảng kết kinh doanh số năm sau: Trang Bảng : Một số kết kinh doanh năm 2000-2001-2002 Đơn vị: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Doanh thu bán hàng 1146580 1436200 1620120 Giá vốn hàng bán 1013530 1265700 1412600 Chi phí bán hàng 17800 24600 27320 Chi phí quản lý doanh nghiệp 38650 54000 61350 Lợi nhuận trước thuế 76600 91900 118850 Thuế TNDN 24512 29408 38032 Lợi nhuận sau thuế 52088 62492 80818 650 750 800 Thu nhập bình quân Lao động Như doanh thu lợi nhuận công ty tăng năm 2000, 2001, 2002 Đây nỗ lực lớn công ty Tuy nhiên chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhanh sở dỹ chủ yếu tăng lương nhân viên phòng ban lên chủ yếu để kích thích người lao động tăng cường cống hiến cho công ty Đặc điểm tổ chức máy quản lý máy sản xuất Công ty 2.1 Đặc điểm tổ chức máy quản lý Công ty Đứng đầu công ty giám đốc, trực tiếp điều hành quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, chịu trách nhiệm chung mặt hoạt động sản xuất kinh doanh Giúp việc cho giám đốc có trợ lý giám đốc với phòng chức Các phòng chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh chịu lãnh đạo trực tiếp ban giám đốc giúp đỡ giám đốc đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ chức cụ thể phòng ban sau:  Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ: - Trên sở vào định mức tiêu hao, giá thành sản phẩm giá bán sản phẩm Xây dựng kế hoạch sản xuất tiêu thụ ngắn hạn dài hạn Xây dựng kế hoạch cho năm sau, kỳ sau, Xây dựng thực kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu, Trang - Ngoài ra, phịng cịn có nhiệm vụ tìm hiểu, nghiên cứu thị trường nhằm nắm bắt nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng, giới thiệu quảng bá sản phẩm để mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm công ty  Phịng kế tốn tài : Có nhiệm vụ là: Cập nhật chứng từ kế toán , theo dõi thực cơng tác kế tốn, xử lý cung cấp thơng tin tài Từ giúp cho việc quản lý giám sát cách thường xuyên liên tục, có hệ thống hoạt động sản xuất kinh doanh công ty  Phịng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ: Tuyển dụng bố trí xếp lao động cho phù hợp với trình độ cung cơng việc giao cơng ty Thực công tác văn thư, đánh máy, lưu trữ, tạp vụ, cơng tác quản trị hành  Phịng kỹ thuật: Có nhiệm vụ  Xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm Thiết kế khuôn mẫu sản phẩm, cung cấp vẽ kỹ thuật  Triển khai tiến khoa học kỹ thuật nước để đưa vào sản xuất, chế tạo sản phẩm, Sửa chữa máy móc thiết bị cơng ty Điều thể qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Tổ chức máy quản lý cơng ty TNHH khố Bảo An Giám Tr lý giám Phịng k tốn tài Phịng k ho ch kinh doanh Phòng k thu t Phòng t ch c hành Phân x ng s n xu t Trang 2.2 Đặc điểm máy sản xuất quy trình cơng nghệ Cơng ty a / Bộ máy sản xuất  Đội khí bao gồm tổ : tổ dập, tổ khoan Nhiệm vụ chủ yếu làm cơng việc khoan lỗ khố, dập chìa khoan cắt chi tiết Ngồi đội khí cịn thực làm chi tiết sản phẩm lề, chốt cửa  Đội sơn mạ gồm có tổ đánh bóng, tổ mạ, tổ sơn Nhiệm vụ chủ yếu đội sơn mạ quai khoá, lề, chốt cửa, Crêmôn  Đội lắp ráp gồm tổ: tổ lắp 1, tổ lắp 2, tổ bao gói đội lắp ráp có nhiệm vụ lắp ráp chi tiết rời khác để tạo sản phẩm hoàn chỉnh Đồng thời thực việc đóng gói, dán nhãn hiệu sản phẩm, xếp sản phẩm vào kho b / Quy trình cơng nghệ Cơng ty TNHH khố Bảo An cơng ty chun sản xuất mặt hàng khoá phục vụ tiêu dùng, phụ tùng phụ kiện khoá kim loại Máy móc sử dụng cơng ty chủ yếu máy móc năm 80 năm 90, bên cạnh cịn có máy móc đơn giản đại Nhật Trung Quốc Loại hình sản xuất Công ty liên tục khâu sau nối tiếp khâu trước, qui mô sản xuất thuộc loại nhỏ Các sản phẩm tạo qui trình sản xuất theo phương pháp cơng nghệ, song loại, sản phẩm có đặc tính khác kích cỡ, mặt kỹ thuật Tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty TNHH khố Bảo An 3.1 Tổ chức máy kế tốn Bộ máy kế tốn cơng ty tổ chức theo kiểu tập trung Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thức phòng kế tốn tài cơng ty từ khâu vào sổ kế toán chi tiết, tổng hợp đến lập báo cáo kiểm tra kế tốn Phịng kế tốn tài cơng ty gồm có người Đứng đầu kế toán trưởng trực tiếp điều hành nhân viên kế tốn phần hành, đồng thời có tính chất tham mưu kế toán trưởng với kế toán phần hành Ngồi có kế tốn phần hành là:  Kế toán vật tư  Kế toán tiền lương kiêm toán  Kế toán tiêu thụ  Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ Trang Kế toán trưởng người chịu trách nhiệm chung tồn cơng tác kế tốn cơng ty Kế tốn trưởng giúp giám đốc mặt cân đối tài chính, sử dụng vốn kinh doanh có hiệu Đồng thời người tập hợp chi phí sản xuất phát sinh làm sở tính giá thành cho loại thành phẩm, đồng thời theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, theo dõi tình hình tiêu thụ, hàng quý lập báo cáo kế toán theo định kỳ theo yêu cầu cấp Kế tốn vật tư có trách nhiệm theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho loại vật tư sử dụng cho sản suất sản phẩm Kế toán tiền lương kiêm tốn: có nhiệm vụ tính lương, khoản phụ cấp khoản trích theo lương cho cán cơng nhân viên cơng ty Ngồi cịn có nhiệm vụ lập theo dõi phiếu thu, phiếu chi, mở sổ theo dõi tình hình tốn với ngân hàng, toán với ngân sách nhà nước, theo dõi khoản phải thu phải trả Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu, chi tiền mặt phát sinh ngày, Ngồi cịn phải theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình tính trích nộp khấu hao TSCĐ 3.2 Chính sách kế tốn áp dụng công ty Hiện công ty TNHH khố Bảo An áp dụng sách kế tốn sau: - Niên độ kế toán : từ 1/1/N đến 31/12/N - Đơn vị tiền tệ : Việt Nam đồng - Phương pháp nộp VAT : phương pháp khấu trừ - Phương pháp định giá hàng tồn kho : theo giá nhập trước xuất trước - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp khấu hao tuyến tính - Hình thức kế tốn : Hiện cơng ty TNHH khố Bảo An áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung II kế tốn ngun vật liệu cơng ty TNHH khoá Bảo An Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu công ty Là công ty có qui mơ vừa, chun sản xuất loại mặt hàng khố phục vụ nhu cầu tiêu dùng nên cơng ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác sử dụng cho trình sản xuất thép loại (thép lá, thép inox, thép góc, thép vng ), nhơm, đồng, bi, loại hố chất, Tuy nhiên với trình độ nghiệp vụ Trang tinh thần trách nhiệm cao, cán quản lý kế tốn ngun vật liệu cơng ty có nhiều biện pháp để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu Từ đảm bảo cung cấp cách đầy đủ chất lượng vật liệu cho qui trình sản xuất, tạo điều kiện cho cơng ty hoạt động sản xuất liên tục Trong công tác quản lý ngun vật liệu cơng ty TNHH khố Bảo An, để quản lý có hiệu khối lượng lớn ngun vật liệu vậy, trước tiên cơng ty tiến hành phân loại vật liệu sở đặc điểm, vai trị, cơng dụng thứ, loại vật liệu trình sản xuất sản phẩm, cụ thể là: - Nguyên vật liệu bao gồm loại thép, nhôm, đồng, ổ bi, thân khố, lõi khố, bi, phơi chìa khố - Vật liệu phụ gồm có dầu AC10, dầu pha sơn, dây mai so, - Phụ tùng thay dây cua-roa, đá cắt thép, đá mài, vòng bi, - Nhiên liệu gồm có xăng A83, dầu mazút, củi đốt, - Vật liệu khác hộp giấy crêmôn, hòm gỗ Nhờ cách phân loại hợp lý mà kế tốn ngun vật liệu theo dõi tình hình biến động thứ, loại vật liệu, từ cung cấp thơng tin xác, kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua dự trữ , sử dụng vật liệu cách hợp lý Ngoài ra, để quản lý ngun vật liệu cách có hiệu việc tính giá ngun vật liệu đóng vai trị quan trọng Vì cơng ty TNHH khố Bảo An việc tính giá vật liệu tính theo phương pháp nhập trước xuất trước Bằng việc sử dụng phương pháp để tính giá nguyên vật liệu giúp cơng ty ghi sổ đơn giản có khả phát sai sót việc ghi chép kế toán Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu cơng ty TNHH khố Bảo An 2.1 Kế tốn chi tiết nguyên vật liệu công ty Để tổ chức cơng tác kế tốn ngun vật liệu, cơng ty TNHH khoá Bảo An sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) - Biên kiểm nghiệm vật tư 2.1.1.Thủ tục nhập kho vật liệu Trang Theo chế độ kế toán qui định tất loại vật liệu đến công ty phải làm thủ tục kiểm nhận nhập kho công ty Thực tế cơng ty TNHH khố Bảo An, vật liệu giao đến công ty , nhân viên phòng kỹ thuật nhân viên phòng kế hoạch kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, qui cách vật tư viết biên kiểm nghiệm vật tư Cơ sở để kiểm nghiệm hoá đơn GTGT bên bán Trường hợp chưa có hố đơn vào hợp đồng mua bán hai bên để kiểm nghiệm.Các vật liệu không đạt tiêu chuẩn quy cách cơng ty khơng cho nhập kho mà u cầu bên bán chuyển cho công ty vật liệu ký theo hợp đồng Ví dụ : Biểu số 1- Biên kiểm nghiệm vật tư Biên kiểm nghiệm vật tư (Số lượng, chất lượng, giá cả) Hôm nay, ngày 07 tháng 03 năm 2003 Ban kiểm nghiệm vật tư gồm có: Bà Nguyễn Văn Tú KHKD - Trưởng ban Bà Nguyễn Thị An Kỹ thuật - Uỷ viên Bà Phạm Anh Vân Thủ kho - Uỷ viên Căn vào hoá đơn số 08597 ngày 01 tháng 03 năm 2003 công ty TNHH Vân An theo hợp đồng số ngày / / kiểm nghiệm loại vật tư sau Phương thức kiểm nghiệm : Cân thực tế Số lượng tt Tên nhãn Đơn vị Theo hiệu, qui cách tính chứng vật tư từ A B Vòng long đen Kg Thực tế kiểm nghiệm Đúng qui Không cách phẩm qui cách chất phẩm chất 100 100 Kết luận ý kiến giải ban kiểm nghiệm : Nhập kho công ty Thủ kho Kỹ thuật Chủ hàng KHKD Trang Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban Sau nhân viên phòng kế hoạch kinh doanh vào biên kiểm nghiệm vật tư làm thủ tục nhập kho viết phiếu nhập kho vào số lượng vật liệu thực nhập Phiếu nhập kho có chữ ký nhân viên phòng kế hoạch kinh doanh, thủ kho, bên giao hàng, kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị Ví dụ : Biểu số - Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty khoá Bảo An phiếu nhập kho Ngày 07 tháng 03 năm 2003 Mẫu số 01-VT QĐ số 1141 TC/CĐKT ngày 1-11-1995 BTC Số : 97 Nợ : 1521 Có : 331 Họ, tên người giao hàng : Công ty TNHH Vân An Theo biên kiểm nghiệm vật tư ngày 07 tháng 03 năm 2003 Nhập kho công ty TT Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật tư Mã số A B C Vịng long đen Đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ Thực nhập Đơn Thành giá tiền D Kg 100 100 50000 5.000.000 Cộng : 5.000.000 đ (Viết chữ) : Năm triệu đồng chẵn Nhân viên Người giao hàng Phòng KH& KD Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Phần định khoản kế toán vật tư thực ) Phiếu nhập kho vật tư lập thành liên, có đầy đủ chữ ký đó: Liên 1: Lưu phòng kế hoạch kinh doanh Liên2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán vật tư Liên 3: Giao cho kế toán toán kèm theo hoá đơn GTGT, biên kiểm nghiệm vật tư (nếu có) chứng từ liên quan trường hợp trường hợp mua vật tư toán Trang 10 Bằng việc ghi sổ giúp công ty đơn giản ghi sổ, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu có khả phát sai sót việc ghi chép từ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu 2.2 Kế tốn tổng hợp vật liệu cơng ty TNHH khoá Bảo An  Kế toán tổng hợp nhập vật liệu cơng ty TNHH khố Bảo An, vật liệu sử dụng để sản xuất sản phẩm, hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên kế tốn tổng hợp nhập vật liệu cơng ty sử dụng số tài khoản : TK 1331, TK 152 (chi tiết), TK 331, TK 1111, TK1121,  Nhập vật liệu mua ngồi: cơng ty, hàng nhập kho, vào phiếu nhập kho, hố đơn GTGT hố đơn cước phí vận chuyển (nếu có) , tuỳ trường hợp kế tốn tiến hành hạch toán sau:  Khi mua hàng toán ngay, vào phiếu nhập kho hoá đơn GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) - Giá mua chưa thuế GTGT Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào khấu trừ Có TK 111, 1121 - Tổng giá tốn Ví dụ: Khi mua phơi chìa khố theo phiếu nhập kho số 90 ngày 04/03/2003 hố đơn GTGT số 08278 cơng ty TNHH Thành Đơ, phiếu chi số 125, kế tốn ghi: Nợ TK 1521: 3.620.000 Nợ TK 1331 : 181.000 Có TK 1111 : 3.801.000  Khi mua hàng toán chậm, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 1331 Có TK 331 Đến kế tốn toán cắt séc viết phiếu chi toán tiền mua hàng, kế tốn ghi: Nợ TK 331 Có TK 1111, 1121 Ví dụ : Khi mua vịng long đen công ty TNHH Vân An, vào phiếu nhập kho số 97 ngày 07/03/2003 hoá đơn GTGT số 08597 , kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 5.000.000 Nợ TK 1331 : 250.000 Có TK 331 : 5.250.000 Sau kế tốn tốn cắt séc chi trả tiền mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331 : 5.250.000 Trang 16 Có TK 1121: 5.250.000  Nếu q trình mua hàng có phát sinh chi phí vận chuyển tốn tiền mặt, vào hố đơn cước phí vận chuyển, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 1331 (nếu có) Có TK 1111 Ví dụ: Khi mua thép dẹt dùng lắp khố clemon xưởng khí Hùng Phát ngày 28/03, chi phí thuê vận chuyển 88.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 80.000 Nợ TK 1331 : 8.000 Có TK 1111 : 88.000  Trường hợp công ty ứng trước tiền mua vật liệu vật liệu chưa nhập kho, vào số tiền chi, kế toán ghi sổ chi tiết toán với người bán theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1111, 112 Khi vật liệu nhập kho, vào phiếu nhập kho hoá đơn GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 1331 Có TK 331  Nhập vật liệu từ nguồn tạm ứng Khi có nhu cầu tạm ứng, cán kế hoạch kinh doanh viết đơn xin tạm ứng Căn vào giấy đề nghị tạm ứng, sau giám đốc xét duyệt, kế toán viết phiếu chi ghi sổ chi tiết TK 141 – “Tạm ứng” : Nợ TK 141 Có TK 1111 Khi vật tư nhập kho, phiếu nhập kho hoá đơn GTGT, kế toán vật tư ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 1331 Có TK 141 Sau vào giấy tốn tạm ứng cịn thừa tiền nộp quĩ ghi: Nợ TK 1111 Có TK 141  Nhập vật liệu tự chế Căn vào phiếu nhập kho, kế toán ghi trị giá thực tế vật liệu nhập kho: Nợ TK 152 (chi tiết) Trang 17 Có TK 154 Kế toán theo dõi sổ TK 152 theo giá thực tế phát sinh Sở dĩ mặt hàng tự chế cơng ty khơng nhiều, việc theo dõi đơn giản Ví dụ: Theo phiếu nhập kho 145 ngày 13/03/2003, trị giá thực tế vật liệu nhập kho 2.250.000 đ, kế toán ghi: Nợ TK 1521 : 2.250.000 Có TK 154 : 2.250.00  Nhập vật liệu thừa sản xuất Ví dụ : Căn phiếu nhập kho số 159 ngày 20/03/2003, trị giá vật liệu thu hồi nhập kho 698.500đ, kế tốn ghi: Nợ TK 1521 : 698.500 Có TK 621 : 698.500  Kế toán tổng hợp xuất vật liệu cơng ty TNHH khố Bảo An, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm chủ yếu, có định mức tiêu hao vật liệu cho đơn vị sản phẩm Vật liệu công ty xuất kho chủ yếu sử dụng cho sản xuất, quản lý phục vụ trình sản xuất Khi vật liệu xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất phiếu xuất kho, kế toán phân loại phiếu xuất kho theo đối tượng sử dụng vào số thực xuất đơn giá để tính giá trị thực tế vật liệu xuất kho Để phản ánh tình hình xuất vật liệu cơng ty sử dụng số tài khoản TK 152 (chi tiết ), TK 621, TK 627, TK 154, Việc hạch toán vật liệu tùy theo mục đích sử dụng, kế tốn phản ánh sau:  Nếu xuất kho dùng cho sản xuất sản xuất loại khoá, kế toán ghi : Nợ TK 621 giá thực tế vật Có TK 152 (chi tiết) liệu xuất kho Ví dụ : Phiếu xuất kho 196 ngày 09/03/2003, trị giá vật liệu xuất dùng 1.194.500 đ , Kế toán ghi: Nợ TK 621 : 1.194.500 Có TK 1521 : 1.194.500 Trường hợp vật liệu xuất dùng cho sản xuất chung, kế toán ghi Nợ TK 627 Có TK 152 (chi tiết) Ví dụ: Phiếu xuất kho 185 ngày 05/03/2003 xuất dầu máy để bôi trơn máy phân xưởng, trị giá xuất dùng 250.000 đ, kế toán ghi Nợ TK 627 :250.000 đ Có TK 1522 : 250.000 đ  Nếu xuất kho vật liệu tự gia cơng, kế tốn ghi Trang 18 Nợ TK 154 Có TK 152 (chi tiết) Chi phí chi gia cơng (nếu có), kế tốn ghi: Nợ TK 154 Có TK 1111 Ví dụ: Phiếu xuất kho 183 ngày 04/03/2003 , xuất đồng  12 cho tổ khí để tự gia cơng, trị giá phiếu xuất kho 1.300.000, kế toán ghi: Nợ TK 154 : 1.300.000 Có TK 1521 : 1.300.000  Kế toán tổng hợp vật liệu Hàng tháng để phục vụ cho kế toán tổng hợp, kế toán vật liệu vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian phát sinh, từ ghi vào sổ liên quan : sổ TK 1521, 1522, 331, Ví dụ : Biểu số - Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký chung Chứng từ Ngày Số 183 90 185 139 97 04/03 04/03 05/03 07/03 07/03 195 08/03 196 09/03 Diễn giải Số hiệu tài khoản Mang sang Xuất đồng  12 cho tổ 154 1522 khí tự gia cơng Mua phơi chìa khố NK 1521 1331 1111 Xuất dầu máy để bôi trơn 627 máy 1522 1521 Mua bi thân  2,5 x 1331 nhập kho cơng ty 1111 Mua vịng long đen nhập 1521 kho 1331 331 621 Xuất bi thân  2,5 x 1521 cho tổ lắp Xuất bi thân  2,5 x 621 1521  2,5 x cho tổ lắp Số phát sinh Nợ Có 318.350.500 1.300.000 318.350.500 1.300.000 3620.000 181.000 3.801.000 250.000 250.000 972.000 48.600 1020.600 5.000.000 250.000 526.500 5.250.000 526.500 1.194.500 1.194.500 Trang 19 Cộng dồn trang Sổ Năm 2003 Tên tài khoản : Nguyên vật liệu Số hiệu : 1521 TK Diễn giải đối ứng Chứng từ Số 389.735.600 Ngày Số trang trước chuyển sang 90 04/03 Mua phơi chìa khố nhập kho 389.735.600 Số phát sinh Nợ Có 82.562.000 1111 3620.000 1111 972.000 07/03 Mua vòng long đen nhập kho 331 5.000.000 195 08/03 Xuất bi thân  2,5 x cho tổ lắp 621 526.500 196 09/03 Xuất bi thân  2,5 x  2,5 x cho tổ lắp 621 1.194.500 139 07/03 Mua bi thân  2,5 x nhập kho công ty 97 Cộng dồn trang 78.945.000 III đánh giá cơng tác kế tốn vật liệu củA cơng ty TNHH khố Bảo An Cơng ty TNHH khoá Bảo An doanh nghiệp chuyên sản xuất mặt hàng khoá phục vụ nhu cầu tiêu dùng Trải qua năm hoạt động, công ty đạt nhiều thành tích, hoạt động sản xuất có lãi đặc biệt sản phẩm công ty chiếm lòng tin đa số người tiêu dùng Để góp phần vào thành cơng đó, cơng tác kế tốn ngun vật liệu cơng ty có nhiều cố gắng đáng kể Điều thể qua nét sau:  Việc tổ chức máy kế tốn cơng ty : Cơ cấu máy kế tốn tổ chức theo hình thức tập trung hợp lý, phù hợp với qui mô sản xuất vừa cơng ty Bộ máy kế tốn hoạt động có nguyên tắc, tuân theo quy định nhà nước quy định khác công ty, cán kế tốn vật tư nói riêng tồn cán kế tốn khác có trình độ chun mơn nhiệt tình, có tác phong làm việc khoa học, có tinh thần đồn kết tương trợ giúp đỡ cơng việc  Cơng tác kế tốn ngun vật liệu Trang 20 Công tác tiến hành đặn, có nề nếp bám sát tình hình sản xuất cơng ty, nhân viên kế tốn vật tư nhân viên phân xưởng, nhân viên phòng ban phối hợp nhịp nhàng giúp cho số liệu hạch tốn ghi chép xác, đầy đủ, kịp thời sở cho việc báo cáo kế tốn vào cuối q rõ ràng cụ thể Điều thể qua số nét sau:  Công ty xây dựng thực tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, vât liệu đựơc cung cấp đầy đủ số lượng lẫn chất lượng đảm bảo cho trình sản xuất liên tục đồng thời tổ chức bảo quản vật liệu kho hợp lý tạo điều kiện để công tác quản lý vật liệu công ty có hiệu  Việc kiểm tra vật liệu chặt chẽ từ đầu bên có liên quan tạo điều kiện cho kế tốn vật tư theo dõi chặt chẽ vật liệu từ vật liệu đem đến nhập kho công ty  Các thủ kho nhân viên kế toán ln cập nhật đầy đủ số liệu kế tốn tình hình xuất nhập vật tư lên sổ sách cần thiết , từ đảm bảo việc vận hành tốt khâu kế toán  Phương pháp kế tốn chi tiết cơng ty áp dụng phương pháp thẻ song song sử dụng giá nhập trước xuất trước nói chung phù hợp với đặc điểm vật liệu trình độ kế tốn cơng ty  Ngoài ra, việc quản lý tồn kho nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với tình hình thực tế cơng ty, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động ngun vật liệu  Kế tốn vật tư cơng ty sử dụng hình thức nhật ký chung để hạch toán tổng hợp vật liệu cơng ty theo quy trình kế tốn quy định Từ đáp ứng yêu cầu theo dõi kiểm tra kịp thời rõ ràng tình hình biến động vật tư  Về số công tác khác Trước tiên, trang thiết bị phục vụ kế tốn, ngồi sổ sách đầy đủ , tủ đựng giấy tờ hợp lý, Cơng ty trang bị máy tính cho phịng kế tốn ( số lượng cịn có 02 ) giúp cho công tác kế tốn nói chung kế tốn vật tư đẩy nhanh tốc độ độ xác phép tính, báo cáo đảm bảo Cơng tác đào tạo bồi dưỡng nhân viên kế tốn công ty trọng Thỉnh thoảng, theo thơng tin quan hệ có được, cơng ty cử nhân viên kế tốn tham dự khoá bồi dưỡng ngày ngắn đơn vị Trang 21 có uy tín tổ chức để nâng cao trình độ cho nhân viên kế tốn Chế độ lương thưởng, phạt trừ công ty rõ ràng chặt chẽ tình hình kinh doanh công ty đà phát triển động lực để người có nhân viên kế tốn vật tư ln cố gắng làm tốt cơng việc (trong khả ) Tuy vậy, bên cạnh số ưu điểm trên, cơng tác kế tốn ngun vật liệu cơng ty cịn có số hạn chế, :  Hệ thống sổ danh điểm vật liệu Vật liệu sử dụng cơng ty có nhiều loại khác nhau, song cơng ty lại chưa có sổ danh điểm vật liệu làm cho nhiều lúc việc đối chiếu số liệu kho phịng kế tốn đơi lúc gặp khó khăn ( có nhiều loại vật tư phục vụ cho sản xuất ).Đây nói trở ngại cần phải khắc phục tiến hành tin học hố cơng ty đáp ứng yêu cầu mục tiêu mà công ty đề năm 2004 Bởi việc áp dụng máy vi tính hạch tốn ngun vật liệu gặp khó khăn khơng xây dựng hệ thống sổ danh điểm vật liệu  Việc hạch tốn chi tiết vật liệu Cơng ty áp dụng phương pháp thẻ song song cuối tháng công ty khơng có đối chiếu mà đến cuối q tổng kiểm kê gây khó khăn cho việc phát lỗi có hạn chế chức kiểm tra kịp thời kế toán Và với việc áp dụng phương pháp việc ghi chép kho phịng kế tốn cịn trùng lặp tiêu số lượng, làm thời gian kế toán vật tư thủ kho Nhiều lúc nhiều loại vật tư khác xuất nhập nhiều thời gian ngắn làm công việc thủ kho kế toán phải làm vất vả  Về việc cập nhật thông tin kế toán Việc cập nhật chế độ kế tốn cơng ty nhiều lúc cịn chưa kịp thời Hiện nay, nhân viên kế tốn nói chung có kế tốn vật tư cơng việc bận nên khơng có thời gian rảnh rỗi để cập nhật thêm thông tin thay đổi Chủ yếu dựa vào mối quan hệ kế toán trưởng với Cục Thuế, với bên tài để có thơng tin, hướng dẫn thực theo thời kỳ, từ vận dụng vào cơng ty cho quy định Tóm lại, việc cập nhật thơng tin kế tốn cơng ty bị động  Trang thiết bị phục vụ kế tốn Cơng ty trang bị 02 máy tính cho phịng kế tốn kế tốn làm việc Chính vậy, nhân viên kế tốn phải sử dụng chung máy tính hạn chế Trang 22 chức tính làm việc kịp thời kế tốn.Và máy tính giúp cho nhân viên kế tốn nói chung có kế toán vật tư giải chủ yếu khâu soạn thảo văn bản, vài cơng đoạn tính tốn qua EXCEL sử dụng cho việc trình bày báo cáo mà chưa giúp giảm bớt thủ tục , khâu tính tốn đầy phức tạp kế tốn Và có máy tính cơng ty chưa có phần mềm kế tốn để phục vụ cho cơng việc kết ốn cơng ty, nhằm giảm bớt khối lượng công việc sai lệch kế toán Trên nhận xét chung em cơng tác kế tốn ngun vật liệu cơng ty TNHH khố Bảo An Qua nghiên cứu lý luận thực tiễn cơng tác kế tốn nguyên vật liệu công ty, em xin mạnh dạn đề xuất số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu cơng ty Trang 23 PHần 2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn vật liệu cơng ty TNHH khoá Bảo An Về hạch toán chi tiết vật liệu Công ty cần phải tiến hành việc kiểm kê hàng tháng có kịp thời phát lỗi có xác định lỗi gây ra, để quy rõ trách nhiệm người sai phạm tránh quy chung cho người có sai phạm có thực chức kiểm tra kịp thời kế tốn Để tiến hành cơng việc này, thủ kho lẫn kế tốn cần phải có lịch định kỳ hàng tháng Yêu cầu thủ kho gần đến ngày phải chuẩn bị đầy đủ, xếp lại gọn gàng kho để thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm kê Và thời gian tới cần có phần mềm đẻ cho việc áp dụng phương pháp thẻ song song giảm bớt thời gian ghi sổ, đối chiếu, giảm bớt nặng nhọc cho thu kho lẫn kế toán vật tư Đồng thời trình hạch tốn vật liệu Cơng ty, mắc dù công ty đưa số chứng từ ban đầu phù hợp với đặc điểm Công ty Tuy nhiên muốn phản ánh, thu thập cách đầy đủ kịp thời thông tin kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh có có hệ thống phần mềm, Cơng ty cần phải tổ chức cải tiến hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu tổ chức luân chuyển chứng từ cách khoa học, qua số liệu kế tốn đảm bảo tính xác, trung thực pháp lý + Theo quy định ban hành Bộ tài chính, hệ thống kế tốn bao gồm :Hệ thống chứng từ kế toán thống bắt buộc hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn - Với hệ thống chứng từ kế tốn bắt buộc Nhà nước tiêu chuẩn hoá quy cách mẫu biểu tiêu phản ánh, phương pháp lập áp dụng thống cho tất lĩnh vực thành phần kinh tế - Còn hệ thống chứng từ hướng dẫn chứng từ sử dụng nội Công ty thay đổi mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép yêu cầu nội dung phản ánh phải đảm bảo tính pháp lý chứng từ Trên sở Cơng ty vận dụng mẫu chứng từ ban đầu phù hợp với loại nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh hoạt động sản xuất kinh Trang 24 doanh Cơng ty Có thể giảm bớt số lượng chứng từ theo hướng sử dụng chứng từ liên hợp sử dụng chứng từ cần thiết hoạt động kinh doanh Công ty, đặc biệt cắt giảm thủ tục xét duyệt chứng từ + Nội dung nghiệp vụ ghi chứng từ cần diễn đạt rõ ràng gọn gàng đảm bảo dễ hiểu cho người tiếp nhận Sự vận động từ giai đoạn sang giai đoạn khác chứng từ gọi ln chuyển chứng từ Mỗi chứng từ có vị chí khác quản lý có đặc tính hoạt động khác nên kế toán phải xác định khâu lưu chuyển chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức cung cấp thơng tin + Tuỳ theo quy mơ tổ chức quản lý sản xuất, tình hình tổ chức hệ thống thơng tin mà xác định nội dung công việc, thời gian cho khâu trình vận động, rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua khâu Cải tiến xây dựng phương pháp phân loại, tổng hợp chứng từ cung cấp số liệu cho phận cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi rõ ràng cho việc ghi sổ kế tốn cung cấp thơng tin Kết hợp với trang bị phương tiện đại cho việc xử lý thơng tin, ghi chép chứng từ, sổ kế tốn để giảm đến mức thấp chi phí, lao động Xây dựng cải tiến hệ thống sổ sổ danh điểm vật liệu thêm hoàn chỉnh thống Đối với công ty sử dụng nhiều loại vật liệu khác việc lập sổ danh điểm vật liệu thống nhất, hợp lý kho phịng kế tốn phịng liên quan việc làm vơ cầ nthiết cần thiết Có sổ danh điểm vật liệu giúp cho việc quản lý vật liệu tốt hơn, hạch toán kế toán xác, tạo điều kiện cho việc áp dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn ngun vật liệu, nhờ giảm bớt khối lượng cơng việc hạch tốn kế tốn, cung cấp thơng tin kịp thời cho yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh Đồng thời việc lập sổ danh điểm vật liệu phải có kết hợp chặt chẽ phịng chức có liên quan để đảm bảo tính khoa học, hợp lý, thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính Trang 25 Việc lập sổ danh điểm thực cách gán cho thư vật liệu mã số (ký hiệu riêng ) chữ số để thay cho tên, quy cách, kích cỡ chúng Ví dụ : Có thể xây dựng sổ danh điểm vật liệu sau: Sổ danh điểm vật liệu TK 1521 - Nguyên vật liệu Tên vật liệu Ký hiệu Qui cách ĐV tính Nhóm Danh điểm 1521-01 1521-01-01 Phơi chìa khố tủ kg 1521-01-02 Phơi chìa khố cửa - 1521-01-03 Phồi chìa khố dây Đơn giá - 1521-02 Thép góc 1521-02-02 Thép góc - Thép góc - 1521-03-01 Thanh móc khố ngang kg 1521-03-02 1521-03 1521-02-01 Thanh móc khố cong - 1521-10 1521-10-01 kg Bi thân  2,5 x 1521-10-02 - Bi thân 2,5 x Bi thân - Và để thuận tiện cho công tác kiểm tra đối chiếu số liệu để thuận lợi cho việc áp dụng tin học vào cơng tác kế tốn vật liệu, cơng ty nên lập bảng tổng hợp chi tiết nhập-xuất-tồn cho tháng cần tiết thứ, loại vật liệu.Ví dụ ta lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn sau: Ký hiệu Tên NVL SDĐK Nhập Xuất SDCK Trang 26 1521-10-01 Bi thân  2,5 x 1521-10-02 Bi thân  2,5 x Đồng thời nghiên cứu cải tiến mẫu sổ ghi theo mã hoá máy tính có phần mềm để thuận tiện việc đối chiếu từ máy sổ ghi chép nghiệp vụ áp dụng tin học công tác kế tốn ngun vật liệu Theo xu hướng cơng nghiệp hố-hiện đại hố đất nước, hồ với tiến khoa học kỹ thuật, máy vi tính áp dụng phổ biến cơng tác kế tốn doanh nghiệp sản xuất nói riêng doanh nghiệp nói chung giảm bớt khối lượng cơng việc tính tốn, ghi chép kết thu xác, nhanh chóng Chính vậy, cơng ty khả có thể tăng thêm số lượng máy tính cho phịng kế tốn thêm máy (trong khả có thể) Đồng thời phần mềm liên hồn kế tốn thích hợp với đặc điểm cơng ty để áp dụng vào cơng ty, để kế tốn cơng ty theo dõi cập nhật tồn diễn biến phát sinh nghiệp vụ công ty, có nghiệp vụ vật liệu Trong đó, Cần phải xây dựng đựoc hệ thống vật liệu chi tiết rõ ràng để giúp cho việc cập nhật theo dõi đựoc xác đầy đủ cần ý đến vấn đề bảo mật, quyền làm chủ phần kế toán riêng rẽ nhân viên kế toán, quyền kiểm rra kế toán trưởng phần mềm thực thi Về người Cần tiếp tục tăng cường bồi dưỡng, đạo tạo, giáo dục tinh thần thái độ làm việc lẫn trình độ cho đội ngũ nhân viên kế tốn, có kế tốn vật tư Từ tạo nên tập thể đồn kết tương trợ lẫn nhau, giúp tiến hồnthành tốt cơng việc giao Về số công tác khác Trang 27 Tiếp tục sử dụng công cụ thưởng phạt phân minh, quy định rõ quyền lợi trach nhiệm thành viên cơng ty, tóng có kế tốn vật tư, để từ khuyến khích người lao động gắn bó với cơngty ty, cống hiến cho cơng ty Tích cực khuyến khích thu thập thơng tin kế tốn tình hình kế tốn Việt Nam giai đoạn hồn thiện cập nhật nên có thay đôi thường xuyên nhiều cách: đặt số đặc san, tạo điều kiện cho anh chị em phòng kế tốn sử dụng hệ thống mạng Lan cơng ty để lên mạng vào trang Web để tìm hiêu, Vd: Trang WEB : ketoan com Trang 28 Kết luận Đối với doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu mối quan tâm hàng đầu nhà quản lý doanh nghiệp, đóng vai trị quan trọng việc đảm bảo chất lượng cho sản phẩm doanh nghiệp, góp phần đẩy nhanh vịng quay vốn mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Chính vậy, cơng tác kế tốn ngun vật liệu doanh nghiệp sản xuất quan tâm Công ty TNHH khoá Bảo An vậy, doanh nghiệp sản xuất khố có loại vật liệu khác nên công ty thiết lập công tác kế tốn ngun vật liệu khoa học để quản lý có hiệu nguồn nguyên liệu phong phú , đa dạng Và qua giúp cho đội ngũ quản lý công ty đưa định kinh doanh đắn Trang 29 Tài liệu tham khảo  Kế toán doanh nghiệp sản xuất – NXB Tài  Tổ chức hạch tốn cơng tác kế toán  Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp – NXB Thống kê  Lý thuyết kế toán - Đại học KTQD  Hướng dẫn thực hành chứng từ sổ sách, báo cáo kế toán  Kế toán thương mại dịch vụ  Báo cáo kết kinh doanh cảu côngty năm 2000-2001-2002  Các giấp phép thành lập điều lệ công ty  Các tài liệu công nghệ công ty  Các sổ sách kế tốn liên quan cơng ty Trang 30 ... chức kế tốn vật liệu cơng ty TNHH khoá Bảo An Phần Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn vật liệu cơng ty TNHH khố Bảo An PHần Trang Tình hình thực tế tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu. .. Hình thức kế tốn : Hiện cơng ty TNHH khố Bảo An áp dụng hình thức kế tốn nhật ký chung II kế toán nguyên vật liệu cơng ty TNHH khố Bảo An Đặc điểm kế tốn ngun vật liệu cơng ty Là cơng ty có qui... nhập kho vật liệu Trang Theo chế độ kế toán qui định tất loại vật liệu đến công ty phải làm thủ tục kiểm nhận nhập kho công ty Thực tế cơng ty TNHH khố Bảo An, vật liệu giao đến công ty , nhân