GV Nguyễn Quốc Tú ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH BÁO CÁO : QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHÚNG TỪ CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ QUỐC NGHĨA Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1 GV Nguyễn Quốc Tú Nhóm 16: Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Tố Uyên Nguyễn Quốc Tú Nguyễn Thị Nguyên Hồ Đình Hiệp MỤC LỤC Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2 GV Nguyễn Quốc Tú DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Hình 2: Phiếu đề nghị xuất hàng Hình 3 : Phiếu đề nghị xuất hàng sau khi thu tiền Hình 4: Tem bảo hành 6 tháng Hình 5: Tem bảo hành 12 tháng Hình 6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền Hình 7: Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát Hình8: Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 3 GV Nguyễn Quốc Tú I. ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lựa chọn đề tài Kể từ khi Việt Nam hội nhập sâu vào nền kinh tế khu vực và thế giới, các doanh nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ về số lượng và chất lượng, điều đó dẫn đến cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, gay gắt. Việc làm thế nào để có thể quản lý hiệu quả nhất nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, thông qua việc tối ưu hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự… tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất, hiệu quả… luôn là vấn đề mà các nhà quản trị hết sức quan tâm. Do đó hệ thống thông tin kế toán ngày càng đóng vai trò vô cùng quan trọng và được thể hiện rõ trong doanh nghiệp. Các nhà quản trị cần nắm bắt được tình hình bên trong và bên ngoài đơn vị để đưa ra quyết định đúng đắn. Tuy nhiên để có được những thông tin kịp thời và chính xác thì đòi hỏi công tác kế toán phải được thiết kế một các khoa học, phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Cũng như các doanh nghiệp khác thì công ty TNHH công nghệ Quốc Nghĩa cũng đã xây dựng một hệ thống thông tin kế toán nhằm quản lý và kiểm soát hoạt động của công ty. Căn cứ từ các thông tin thu thập được từ thực tế và internet, nhóm em đã quyết định tìm hiểu về đề tài “Quy trình luân chuyển chứng từ của chu trình bán hàng- thu tiền công ty TNHH Công nghệ Quốc Nghĩa” . 2. Mục đích nghiên cứu Tiến hành nghiên cứu đề tài này, nhóm đã hướng tới những mục đích sau: - Khái quát và tổng hợp một cách có hệ thống về quy trình luân chuyển chứng từ. - Nhận xét một số ưu điểm, nhược điểm của quy trình từ đó đề xuất một số kiến nghị. 3. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của nhóm đó là xoay quanh các vấn đề trong quy trình luân chuyển chứng từ của chu trình bán hàng - thu tiền của công ty TNHH Công Nghệ Quốc Nghĩa (tên thường gọi là Bách Khoa Computer Hà Tĩnh). Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 4 GV Nguyễn Quốc Tú 4. Kết cấu đề tài Phần 1: Cơ sở lý luận. Phần 2: Tổng quan về doanh nghiệp. Phần 3: Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Phần 4: Quy trình luân chuyển chứng từ. Phần 5: Nhận xét một số ưu điểm, nhược điểm và kiến nghị. Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 5 GV Nguyễn Quốc Tú II. NỘI DUNG 1. Cơ sở lý luận. 1.1 Chức năng bán hàng-thu tiền “Bán hàng –thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sỡ hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng-tiền.” (1) Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng,…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. (trích Giáo trình kiểm toán tài chính-trường Đại học kinh tế quốc dân) 1.2 Những hoạt động chính của hoạt động bán hàng thu tiền - Nhận đơn đặt hàng của khách hàng - Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng - Yêu cầu khách hàng thanh toán - Nhận tiền thanh toán 1.3 Các chứng từ của hoạt động bán hàng thu tiền - Chứng từ: Đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu đống gói hàng, phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng, giấy báo thanh toán, phiếu thu, phiếu xuất kho,… - Sổ: Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ kho,… - Báo cáo: Báo cáo doanh thu, Bảng kê nghiệp vụ, báo cáo kiểm soát, báo cáo đặc biệt,… 2. Tổng quan về doanh nghiệp 2.1 Thông tin chung về công ty Công ty TNHH Công nghệ Quốc Nghĩa (tên thường gọi là Bách Khoa Computer Hà Tĩnh) là 1 trong 42 chi nhánh, cửa hàng bán lẻ trên khắp 3 miền cả nước của tổng công ty Bách Khoa Computer. Thành lập tháng 7 năm 2011 với tổng số vốn ban đầu 2,8 tỷ. Họat động kinh doanh thiết bị điện tử tại thị trường Việt Nam: máy tính bảng, máy tính xách tay, điện thoại, máy nghe nhạc, network, máy bộ PC và linh phụ kiện khác Với các hình thức giao dịch: giao dịch trực tiếp với khách hàng hoặc theo dạng hợp đồng, và một số hình thức khác như đơn đặt hàng. Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 6 GV Nguyễn Quốc Tú Bách Khoa Computer Hà Tĩnh không chỉ cung cấp kịp thời cho khách hàng các sản phẩm công nghệ thông tin có chất lượng cao với giá hợp lý, mà còn cung cấp cho khách hàng những dịch vụ hậu mãi tin cậy nhất. Cùng với sự lãnh đạo sáng suốt, linh hoạt và đội ngũ kỹ sư và kỹ thuật viên trẻ năng động có năng lực chuyên môn cao, tận tâm với công việc, chi nhánh đã tạo thương hiệu sự tin cậy trong lòng tiêu dùng. Địa chỉ: Số 02 – Đường Phan Đình Phùng –Thành phố Hà TĨnh – Hà Tĩnh. Website: www.bkc.vn Điện thoại: 0393.777.080 2.2 Cơ cấu tổ chức Giám Đốc Bộ phận Kế toán Bộ phận kho Bộ phận Bảo Hành Bộ phận kinh doanh Nhóm kinh doanh Notbook-taplet Nhóm kinh doanh Điện thoại Nhóm kinh doanh PC-Nework Nhóm kinh doanh Phụ Kiện (Acess) Nhóm kinh doanh Multimedia 2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 7 GV Nguyễn Quốc Tú Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức 2.2.2 Chức năng từng phòng ban Trưởng Chi nhánh Giúp việc cho Ban Giám Đốc trong công tác quản lý kinh doanh, con người của chi nhánh.Tìm hiểu nhu cầu mua hàng IT của khách, xây dựng chỉ tiêu doanh số của nhóm cho từng mặt hàng dựa theo mục tiêu doanh số công ty đề ra. Nỗ lực và thúc đẩy nhân viên trong chi nhánh hoàn thành chỉ tiêu doanh số đặt ra và chấp hành tốt nội quy,quy định công ty để góp phần xây dựng Bách Khoa Computer Hà Tĩnh vững mạnh. Bộ phận kế toán Giúp việc cho công ty trong việc thu ngân, nhập dữ liệu xuất bán vào HT soft , xuất phiếu bán hàng (xuất hóa đơn bán hàng nếu khách yêu cầu) cho khách đến mua tại công ty. Chịu trách nhiệm lưu đầy đủ chứng từ, phiếu xuất, tiền bán hàng cho công ty, thu công nợ, có thể ra kinh doanh bán hàng Kiểm tra, xác nhận phiếu trên phần mền quản lý hệ thống bán hàng của công ty “Htsoft”. Báo cáo công việc với giám đốc chi nhánh và ban giám đốc công ty khi có yêu cầu. Bộ phận kinh doanh Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 8 GV Nguyễn Quốc Tú Bộ phận kinh doanh được chi thành 5 nhóm chức nănghoạt động theo nhóm sản phẩm bán tại công ty là: notbook-taplet, điện thoại, multimedia, PC-Nework, phụ kiện (Acess). Bộ phân kinh doanh là đại diện công ty tiếp thị các sản phẩm, dịch vụ, qua đó quảng bá hình ảnh, thương hiệu BKC đến gần với khách hàng hơn; là người tạo và gia tăng doanh số góp phần phát triển thị trường cho công ty. Ngoài ra là cầu nối giữa khách hàng và nhà cung cấp để ngày càng hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng. Một số công việc của bộ phận kinh doanh như kiểm tra chi tiết hàng hóa còn mới hay không khi kế toán chi nhánh bàn giao số lượng hàng thực tế, kiểm tra chất lượng sản phẩm tại gian hàng, giải đáp những thắc mắc của khách hàng khi đến mua hàng, hướng dẫn khách hàng thực hiện khi mua các sản phẩm,… Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 9 GV Nguyễn Quốc Tú Bộ phận kho Theo dõi tình hình hàng hóa trong kho của công ty, kiểm tra hàng từ kho tổng nhập về, xuất hàng ra cho khách khách hàng, Khi thấy hàng trong kho không còn đủ bán nhân viên ca 1 sẽ lập phiếu đặt hàng gửi lên giám đốc (kết hợp soi trên phần mền và kiểm tra thực tế). Bộ phận kỹ thuật và bảo hành Đại diện Công ty trực tiếp nhận sản phẩm của khách hàng cần kiểm tra, xử lý các lỗi phần mềm máy tính (PC, Laptop, ) tư vấn khách hàng khi gặp trường hợp sản phẩm không thuộc diện lỗi kỹ thuật, góp phần đem lại giá trị cho khách hàng sau hậu mãi, phục vụ tốt nhất nhu cầu mọi khách hàng, đó là chìa khóa tạo thành công cho Công ty. Bộ phận bảo hành sẽ nhập thông tin khách hàng tình trạng sản phẩm trên phần mềm quản lý “Htsoft” để tiện theo dõi. Khi sản phẩm về sẽ lấy thông tin điện thoại cho khách và báo khách tới lấy sản phẩm. Những máy quá hẹn khách thì Phải gửi maill cho ban giam đốc , ngành hàng và phòng bán hàng của tổng công ty để các bộ phận cao hơn can thiệp tới hãng làm sớm cho khách. “ Tránh mất lòng tin với khách hàng” . Quá Trình xét duyệt: Các trường hợp xét duyệt thì đã nằm trong nội quy của công ty phân cấp và quyền hạn rõ ràng. Liên quan đến chi nhánh thường là do giám đốc quyết định. Chỉ một số trường hợp đặc biệt vượt quá thì sẽ ban giám đốc tổng công ty xét duyệt. 3. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty 3.1 Khái niệm Theo COSO: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, cung cấp báo cáo tài chính tin cậy, tuân thủ các luật lệ và quy định”. Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 10 [...]... tế từ kho tổng chuyển về, xác nhận phiếu trên phần mền quản lý hệ thống bán hàng của công ty “Htsoft”, thu tiền từ kinh - doanh bán hàng, có thể ra kinh doanh bán hàng nên có thể sai sót trong quá trình ghi chép Hiện nay trên thị trường Hà Tĩnh có nhiều cửa hàng cùng kinh doanh các sản phẩm công nghệ điện tử nên nếu công ty không có các chính sách bán hàng, chăm sóc khách hàng hợp lý, các chương trình. .. ngân hàng, công nợ, chăm sóc khách hàng Với sự hữu dụng của chương trình đã giúp công ty giảm thiểu sai sót, gian lận trong công ty, đồng thời cung cấp chính xác các thông tin của sản phẩm và khách hàng,… tạo điều kiện cho công ty ngày càng phát triển và tạo sự uy tín đối với khách hàng Việc sử dụng phần mềm quản lý Htsoft đã cung cấp một hệ thống các báo cáo trong công ty Đồng thời doanh số bán hàng,... doanh số bán hàng, tình hình hoạt động của Bách Khoa Computer Hà Tĩnh được chuyển về tổng công ty nhanh chóng, giúp cho kiểm toán nội bộ của tổng công ty dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi có sai sót Hàng tháng(ngày 6/6) công ty sẽ tiến hành họp toàn bộ nhân viên trong chi nhánh dưới sự điều khiển của trưởng chi nhánh về quy chế làm việc, chính sách lương, thưởng của nhân viên,những chỉ tiêu đã đạt được,... trong tháng tới,… 4 Quy trình luân chuyển chứng từ 4.1 Hệ thống chứng từ Phiếu báo giá: Phiếu báo giá do bộ phận kinh doanh lập khi sau khách hàng tới xem sản phảm và quy t định mua hàng Phiếu báo giá sẽ được lập dựa trên thông tin bảng giá của công ty Phiếu báo giá sẽ ghi các thông tin về tên hàng, loại sản phẩm, đơn giá, số lượng, thành tiền ,… Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 14 GV Nguyễn Quốc Tú Phiếu đề... tuần, mỗi tháng, mỗi quý giám đốc chi nhánh sẽ lập báo cáo doanh thu về doanh số đã bán được và gửi về tổng công Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 17 GV Nguyễn Quốc Tú 4.3 Lưu đồ Hình 6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 18 GV Nguyễn Quốc Tú Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 19 GV Nguyễn Quốc Tú 4.4 Sơ đồ dòng dữ liệu 4.4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát 4.4.2 Hình 7: Sơ... máy tính và chuyển về cho ban giám đốc tổng công ty, để tổng công ty nắm được tình hình hoạt động kinh doanh của chi nhánh Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 16 GV Nguyễn Quốc Tú 4.2 Đoạn văn mô tả Khi khách hàng tới mua hàng, dựa trên yêu cầu của khách hàng nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu báo giá (2 liên) Liên 1 của phiếu báo giá sẽ được lưu tại phòng kinh doanh Nhân viên kinh doanh chuyển phiếu... tư cách đạo đức tốt, chuyên môn cao, nhiệt - tình đến góp sức cùng Công ty Đặc biệt đối với người khuyết tật, Công ty có chính sách ưu tiên tuyển dụng cho một số vị trí: chỉ cần tư cách đạo đức tốt, chuyên cần không cần kiến thức chuyên môn hay bằng cấp (Công ty sẽ đào tạo để phù hợp với công việc) 3.2.1.3 Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên Phong cách phục vụ và tư vấn chuyên nghiệp: Đến... hiệu quả, hiệu năng hoạt động của công ty, trong công tác thông tin và truyền thông Bách Khoa Computer Hà Tĩnh đã thực hiện: Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 13 GV Nguyễn Quốc Tú Công ty sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Htsoft vừa ứng dụng được đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp vừa đảm bảo được tính ổn định, dễ dàng sử dụng và an toàn dữ liệu như: quản lý kho, mua hàng, bán hàng, đơn hàng, khuyến mãi,... đáp thắc mắc của nhân viên và khách hàng Nhà quản lý luôn tạo cho nhân viên của mình thấy được vai trò quan trọng của mình đối với công việc, tạo một môi trường làm việc đoàn kết, công sức của một tập thể, chứ không phải một cá nhân nào, vì một mục tiêu duy nhất là làm cho cuộc sống này ngày càng tốt đẹp hơn 3.2.1.2 Sự trung thực và các giá trị đạo đức - Công ty đã xây dựng quy định về chu n mực đạo... Tĩnh đã thực hiện các công tác sau: 3.2.2.1 Thiết lập các mục tiêu của tổ chức - Mục tiêu chung: Không ngừng nâng cao doanh số bán hàng Mục tiêu cụ thể: Phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, mỗi tháng có ít nhất một chương trình khuyên mãi lớn, đặc biệt với chương trình giá shock cuối tuần Tăng cường phát tờ rơi để khách hàng biết tới công ty Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 12 GV Nguyễn Quốc Tú - 3.2.2.2 Nhận . cứu của nhóm đó là xoay quanh các vấn đề trong quy trình luân chuyển chứng từ của chu trình bán hàng - thu tiền của công ty TNHH Công Nghệ Quốc Nghĩa. của công ty. Căn cứ từ các thông tin thu thập được từ thực tế và internet, nhóm em đã quy t định tìm hiểu về đề tài Quy trình luân chuyển chứng từ của