Bảo vệ tài liệu để chống những tổn thất do nước, hoả hoạn, các tác nhân sinh học, trộm cấp và việc phá hoại gây ra Sherelyn Ogden - Trưởng ban bảo tồn, Hội sử học Minnesota Nghiên cứu để bảo vệ một cách tốt nhất cho nguồn tài liệu, chống lại những nguyên nhân gây tổn thất phổ biến là nguyên tắc cơ bản trong công tác bảo quản. Những hướng dẫn dưới đây sẽ giúp đỡ một cách đáng kể cho việc bảo đảm an toàn vốn tài liệu. Nếu cần thêm thông tin chi tiết hơn nữa về những chủ đề được thảo luận dưới đây, xin hãy tham khảo danh sách những tài liệu kỹ thuật của NEDCC ở cuối phần này. Những Tổn thất do nước và hoả hoạn gây ra: Cách tốt nhất để đối mặt với những tổn thất này là phải chuẩn bị sẵn sàng đối phó. Những biện pháp sẵn sàng ứng phó với trường hợp khẩn cấp là phần quan trọng trong toàn bộ công tác bảo tồn. Một kế hoạch đối phó với trường hợp khẩn cấp như vậy cần phải tính đến tất cả các mối đe doạ, bao gồm cả những đe doạ đáng kể mà nước và lửa gây ra cho vốn tài liệu. Vì vậy, một kế hoạch được hoạch định chi tiết và có hệ thống bằng văn bản sẽ giúp bạn phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với các trường hợp khẩn cấp xảy ra, giảm tối thiểu những nguy cơ đe doạ đến những nhân viên cũng như vốn tài liệu và toà nhà. Kế hoạch này phải bao gồm cả những biện pháp phòng ngừa lẫn những biện pháp khắc phục, đồng thời phải có cả phần đào tạo và hướng dẫn. Ví dụ như phải hướng dẫn và chỉ cho tất cả các nhân viên biết được vị trí và cách thức điều khiển các van đóng mở của hệ thống ống nước trong toà nhà lưu giữ vốn tài liệu. Phần này phải được triển khai thường xuyên, ít nhất là một lần/năm. Bản kế hoạch phải đưa ra được danh sách các bước cần thiết trong trường hợp đó. Bởi vì trong trường hợp khẩn cấp, do lúng túng và bối rối nên nhân viên rất dễ quên những bước phải làm và những nguồn lực có thể trợ giúp. Và hậu quả là những thời gian quý báu sẽ bị mất đi. Bản kế hoạch phải được sao ra và phát cho mỗi người có trách nhiệm trong những trường hợp khẩn cấp, được để bên ngoài và bên trong khu lưu giữ tài liệu. Chống những tổn thất do nước gây ra là thiết yếu đối với công tác bảo tồn của thư viện và cơ quan lưu trữ. Ngay cả một tai nạn nhỏ về nước như ống nước bị dò rỉ cũng có khả năng gây thiệt hại nặng nề và không thể sửa chữa được đối với vốn tài liệu. Một số biện pháp phòng ngừa phải được áp dụng kịp thời. Các mái che và máng nước phải được kiểm tra thường xuyên và được sửa chữa hoặc thay thế nếu cần. Các máy nước và ống thoát phải được thường xuyên làm sạch. Không nên đặt các hiện vật ở dưới các ống nước, ống hơi, bồn cầu, thiết bị điều hoà không khí hoặc các nguồn nước khác. Các hiện vật phải được đặt cách sàn nhà ít nhất 10 cm, không bao giờ được đặt tiếp xúc với sàn. Cần tránh lưu trữ dưới tầng hầm hoặc ở nhiều nơi có nguy cơ ngập nước cao. Nếu như bắt buộc phải lưu trữ ở những nơi này thì phải lắp đặt chuông báo động để nhanh chóng phát hiện nước. Thiệt hại do lửa gây ra còn nghiêm trọng hơn nước nhiều. Nếu như sau đám cháy mà các hiện vật vẫn còn tồn tại thì chúng cũng bị cháy đen, bị muội khói bao phủ, dễ vỡ do tiếp xúc với nhiệt độ cao, bị ướt do nước phun để dập đám cháy, ẩm mốc và có mùi khói. Hiện có một số biện pháp dập lửa và mỗi tổ chức cần phải trang bị ít nhất cho mình một phương pháp. Mặc dù hiện nay các hệ thống dập lửa bằng nước phun dưới dạng sương đang được bán rộng rãi và có nhiều triển vọng như các loại vòi phun tự động vẫn được các chuyên gia, người quản thủ thư viện, người lưu trữ và bảo tồn coi là biện pháp phòng chống hoả hoạn tối ưu nhất cho các thư viện và cơ quan lưu trữ. Lựa chọn loại vòi phun nào là tuỳ thuộc vào mục tiêu bảo quản của tổ chức đó. Trước khi lựa chọn, cần phải tham vấn những kỹ sư có kinh nghiệm về phòng chống hoả hoạn ở các thư viện và cơ quan lưu trữ, cũng như hiểu biết về những biện pháp mới trên thị trường. Ngoài ra, cũng nên tham khảo các ấn phẩm của Tổ chức phòng chống hoả hoạn quốc gia National Fire Protection Agency (NFPA), đóng tại Quincy, Massachusetts. Đối với các bộ sưu tập đặc biệt có giá trị, dễ bị hư hại do nước từ hệ thống vòi phun, thì trước đây thường được bảo vệ bởi hệ thống khí nén Halon tự động. Tuy nhiên, Halon chứa khí chloroflurocarbons, nên hiện nay nó bị cấm sử dụng, do gây ảnh hưởng tiêu cực tới môi trường. Các phương pháp dập lửa dành riêng cho các bộ sưu tập có giá trị đặc biệt vẫn đang được nghiên cứu phát triển. Nhưng tóm lại, mỗi khu vực lưu trữ cần phải có một vài bình dập lửa cầm tay chứa hoá chất khô ABC và những nhân viên cần phải được hướng dẫn cách sử dụng. Mọi hệ thống dập lửa cần được kiểm tra thường xuyên và bảo dưỡng đúng cách, tuân thủ mọi yêu cầu kỹ thuật của nhà sản xuất. Tất cả các kho chứa tài liệu giấy cần được trang bị hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy. Hệ thống này được nối trực tiếp với sở cứu hoả địa phương hoặc bộ phận giám sát 24/24h. Hiện có nhiều loại hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy. Việc lựa chọn một hệ thống phù hợp với một tổ chức cụ thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố riêng của tổ chức đó như kiến trúc và chức năng của toà nhà, và giá trị lưu trữ của nó. Cần tham vấn thêm một kỹ sư có kinh nghiệm về an toàn cứu hoả cũng như hiểu rõ về các loại hệ thống phát hiện và cảnh báo hoả hoạn hiện có. Tất cả các thiết bị phát hiện và chuông báo cần được kiểm tra thường xuyên và bảo dưỡng theo đúng yêu cầu kỹ thuật của nhà sản xuất. Các nhân viên của tổ chức cần làm việc với sở cứu hoả địa phương để xây dựng chương trình phòng chống hoả hoạn để bảo đảm loại trừ mọi nguy cơ hoả hoạn hiện có. Các khoá huấn luyện và kiểm tra về hoả hoạn cần phải được tổ chức thường xuyên. Các nhân viên cần được hướng dẫn cách thức thoát hiểm khi xảy ra hoả hoạn. Các tác nhân sinh học: Mặc dù chó, mèo, chim và con người cũng có khả năng gây hư hại cho các bộ sưu tập tư liệu nhưng các tác nhân sinh học chủ yếu lại là nấm mốc, các loài gặm nhấm và côn trùng. Nấm mốc là nguy cơ đặc biệt nghiêm trọng, nhất là đối với các tổ chức ở các khu vực khí hậu nóng, ẩm hay gần khu vực chứa nước, độ ẩm không khí cao. Các bào tử nấm luôn thường trực trong môi trường. Sức phá hoại của nấm mốc là rất lớn nên cần thực hiện những biện pháp nhằm ngăn chặn chúng. Biện pháp hiệu quả nhất là duy trì độ ẩm và nhiệt độ hợp lý, thông khí tốt, bảo đảm khu vực lưu trữ thông thoáng, sạch sẽ. Nhiệt độ lý tưởng không qúa 70 độ F và độ ẩm tương đối không quá 50%. Nhiệt độ và độ ẩm càng cao thì nguy cơ nấm mốc càng lớn. Nếu xảy ra sự cố khẩn cấp có liên quan đến nước như ngập lụt hay hoả hoạn thì cần xử lý ngay những tài liệu bị ướt trước khi nấm mốc phát triển. Khi nấm mốc đã xuất hiện cần cách ly những hiện vật bị nhiễm nấm khỏi bộ sưu tập. Khi di chuyển chúng cần đeo găng tay và khẩu trang. Sau đó, những vật này sẽ được làm khô một cách kỹ lưỡng vì khi chúng hoàn toàn khô thì nấm sẽ bị loại bỏ. Nên tham khảo ý kiến của chuyên gia bảo quản để biết cách xử lý tốt nhất trong những trường hợp cụ thể. Các tư liệu lưu trữ trong thư viện và phòng lưu trữ là đồ ăn ngon miệng đối với các loài gặm nhấm và côn trùng. Cần thực hiện những bước thích hợp để kiểm soát chúng. Những loài này thường bị những nơi bừa bộn và thức ăn thừa lôi cuốn cho nên ta không được phép để rác rưởi, bụi bẩn tích tụ, khu vực lưu trữ phải luôn sạch sẽ gọn gàng. Không được phép ăn uống trong các toà nhà, đặc biệt là những khu vực lưu trữ các bộ sưu tập. Các nhân viên chỉ được phép ăn ở phòng nhân viên được đặt càng xa nơi lưu trữ càng tốt. Tất cả các đồ đựng thức ăn thừa phải được đưa ra khỏi toà nhà mỗi ngày. Nhiệt độ cao và nhất là độ ẩm cao là điều kiện thuận lợi cho loài gặm nhấm và côn trùng hoạt động, do vậy phải kiểm soát hai yếu tố này một cách chặt chẽ. Các cửa sổ, cửa ra vào, lỗ thông hơi cần được đóng kín vì chúng là nơi côn trùng dễ xâm nhập. Các toà nhà cần được bảo dưỡng chu đáo vì những kẽ hở hay vết nứt của chúng cũng là lối vào của chuột bọ. Cỏ, cành cây cần được cắt tỉa cách toà nhà ít nhất 50 cm. Nếu có thể, cần kiểm tra mọi vật được mang vào toà nhà lưu trữ xem có loài gặm nhấm, và nhất là côn trùng không. Những vật này bao gồm cả những hiện vật mới trong bộ sưu tập, những hiện vật cho mượn hoặc cho thuê nay được trả lại, và mọi thiết bị, bao gói khác. Cần tiến hành một chương trình quản lý phòng chống côn trùng. Khi phát hiện có loài gặm nhấm trong khu vực lưu trữ cần hành động ngay. Hiện nay trên thị trường có bán một số loại bẫy nhưng tốt nhất là hãy thuê một tổ chức chuyên nghiệp tiêu diệt loài gặm nhấm để bảo đảm an toàn cho nhân viên của cơ quan. Nếu như phát hiện thấy côn trùng gây hại thì cần cách ly ngay các hiện vật bị nhiễm ra khỏi bộ sưu tập. Các hiện vật ở cạnh vật bị nhiễm bệnh cũng cần được cách ly. Cần xác định được loài gây hại vì điều này giúp ích rất nhiều cho việc tiêu diệt và xác định được nguồn lây nhiễm. Không nên phun thuốc diệt côn trùng trực tiếp vào bộ sưu tập vì những hoá chất của chúng có thể gây hại cho bộ sưu tập đó. Ngoài ra, làm đông lạnh cũng là một biện pháp được ưa chuộng vì nó tránh được các hoá chất độc hại. Ngoài ra, còn có các biện pháp hun khói, làm thay đổi không khí cũng được sử dụng. Nếu như phát hiện ra sâu bọ xâm nhập vào nguồn tài liệu, cần liên hệ với một tổ chức bảo quản chuyên nghiệp để được tư vấn về những thông tin cập nhật. Trộm cắp và phá hoại: Do các hiện vật lưu trữ trong thư viện và các cơ quan lưu trữ có giá trị cao nên chúng cần phải được bảo vệ cẩn thận để tránh nạn trộm cắp và phá hoại. Các biện pháp bảo vệ rất đa dạng từ những ổ khoá đơn giản đến hệ thống an ninh tinh vi. Nói chung, các bộ sưu tập có giá trị bền vững cần được bảo đảm về an ninh nếu như toà nhà lưu trữ ở gần khu vực công cộng. Các biện pháp bảo vệ tốt nhất thường được sử dụng là các chuông báo động đột nhập vòng ngoài và máy phát hiện cử động ở bên trong, được nối trực tiếp với sở cảnh sát địa phương hay cơ quan giám sát bên ngoài suốt 24/24h. Trong thời gian làm việc, tốt nhất chỉ nên có một cửa ra vào cho nhân viên trong toà nhà và các nhà nghiên cứu. Tất cả các cửa khác cần được lắp đặt hệ thống báo động để phát hiện bất cứ sự sử dụng không được phép nào. Các cửa sổ cần được đóng và khoá kín. Các chìa khoá toà nhà và những khu vực lưu giữ những hiện vật có giá trị cao phải được quản lý chặt chẽ. Phải lên danh sách những người được giữ và yêu cầu nhân viên phải trả lại chìa khoá cho người lãnh đạo cơ quan trước khi ra về. Việc ra vào khu vực lưu trữ phải được hạn chế chặt chẽ, các nhà nghiên cứu phải đi kèm với một nhân viên của cơ quan nếu họ đi vào khu vực này. Việc sử dụng tài liệu của nhà nghiên cứu phải được quản lý và giám sát chặt chẽ. Không bao giờ được để mặc họ một mình. Tốt nhất là họ được sử dụng các tài liệu trong phòng cách biệt với khu vực lưu trữ. Họ phải để áo, túi và các đồ mang theo ở bên ngoài khu vực đọc và chỉ được phép mang theo một bút chì và giấy vào phòng đọc. Họ phải kí vào bản đăng ký, xuất trình và trao chứng minh thư cho người nhân viên củacơ quan quản lý tài liệu. Người nhân viên này là người sẽ lấy tài liệu mà người nghiên cứu yêu cầu khỏi nơi lưu trữ. Các yêu cầu sử dụng tài liệu của những bộ sưu tập đặc biệt phải được viết ra phiếu yêu cầu. Các giấy tờ đó phải được giữ lại để lập hồ sơ sử dụng. Chỉ nên trao cho người nghiên cứu một tài liệu/lần. Nếu họ cần nhiều tài liệu một lúc thì người nhân viên phải đếm cẩn thận số tài liệu trước mặt người mượn trước và sau khi sử dụng. Người nhân viên phải kiểm tra các tài liệu bằng mắt, trước và sau khi sử dụng để ngăn ngừa các hành động phá hoại. Chỉ trả lại chứng minh thư cho người nghiên cứu sau khi họ trả hết tài liệu cho nhân viên phòng đọc và người này phải đảm bảo chắc chắn sẽ không có hư hại nào xảy ra. Nếu như bạn phát hiện thấy những tài liệu quý giá bị đánh cắp khỏi bộ sưu tập của bạn, thì hãy báo cho cảnh sát, công ty bảo hiểm và các tổ chức khác có liên quan. Nếu bạn cần liên hệ với Hiệp hội những nhà bán sách cổ Hoa Kỳ (ABAA), hãy liên hệ theo số điện thoại (212)944-8291, fax: (212)944- 8293, email: abaa@panix.org. Trang web của họ (http://www.abaa.org) được nối với nhiều nguồn thông tin có liên quan như báo cáo về nhiều tài liệu bị đánh cắp, những tài liệu được tìm lại và tài liệu giả mạo. Khi vụ trộm xảy ra, bạn sẽ cần phải chứng tỏ quyền sở hữu của mình đối với những tài liệu có giá trị đó. Việc đánh dấu tài liệu đó là một việc làm khôn ngoan. Nhiều văn bản mô tả những đặc điểm nhận dạng của tài liệu, ảnh chụp hoặc các bản sao chất lượng cao cũng phải được tập hợp thành hồ sơ. . Bảo vệ tài liệu để chống những tổn thất do nước, hoả hoạn, các tác nhân sinh học, trộm cấp và việc phá hoại gây ra Sherelyn Ogden - Trưởng ban bảo. danh sách những tài liệu kỹ thuật của NEDCC ở cuối phần này. Những Tổn thất do nước và hoả hoạn gây ra: Cách tốt nhất để đối mặt với những tổn thất này