Tài liệu Bộ 9 kỹ năng mềm chương trình hợp tác Việt Nam – Thụy Sỹ– P. 4 Viết báo cáo pptx

14 591 1
Tài liệu Bộ 9 kỹ năng mềm chương trình hợp tác Việt Nam – Thụy Sỹ– P. 4 Viết báo cáo pptx

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT D ÁN PHÁT TRI N Ô TH NG H I COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM H P TÁC VI T NAM-TH Y S TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C D ÁN PT T H Vi t báo cáo Tháng 11, 2003 D a theo tài li u c a Tr ng i h c Qu n lý Henley Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo VI T BÁO CÁO Khi m t ng i có n ng u b m sinh v vi t, ng i ó có th tr thành nhà v n Nh ng vi t m t cơng vi c ph i làm, k n ng vi t c n ph i th không c trau d i b ng cách t p vi t, vi t vi t nhi u M i n m t cách d dàng Khi vi t, c n suy ngh k v lý do, n i dung, ph ng pháp it c l i vi t nhi u l n, s a b n s tr thành m t ng ng s c vi t c a Ph i i, hồn thi n r i m t ngày ó i vi t gi i Trong tài li u này, b n s h c c cách t v m t báo cáo, vi t báo cáo nh th cho hi u qu cách trình bày ho c "bán" s n ph m c a Báo cáo Báo cáo Truy n Báo cáo truy n hai ph d n ng i ng pháp di n t thông tin khác n nh ng cách ti p nh n khác t phía c: Báo cáo trình bày nh ng d t i thơng tin d chuy n i d ng ki n th c Công vi c vi t báo cáo bao g m thu th p d li u, phân tích lu n lơ-gíc; thơng th a quy t ki n phân tích ng nh hành ây b c c a nh ng suy b n cho vi c ng Vi t ti u thuy t l i khác n sau câu chuy n m i liên h v i nh ng kinh nghi m c a th gi i th c Truy n ch quan tâm D án Phát tri n ô th n nh ng ng ng H i i c kh c ho thông qua m t Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo s hoàn c nh c th ; m c ích c a truy n ch miêu t s c thái tình c m nh s s hãi hay lịng m n m M c ích m c tiêu Hãy t h i lý báo cáo th ng liên quan b n vi t báo báo M c ích vi t nm tv n th c ti n ch ng h n nh : Chúng ta c n gi i thi u áp d ng m t s ho t cho Trung tâm giao d ch "m t c a" B ta c n bi t rõ nh ng thay ho t ng c c i có th c u nhân s ng m i u tiên, chúng x y i v i c a Trung tâm giao d ch "m t c a" Công tác qu n lý t g p khó kh n thi u c p nh t thông tin Vi t báo cáo Trong m i tr b v n Khi m c ng h p, báo cáo s khơng góp ph n gi i quy t v n n toàn xu t rõ ràng óng góp nh m c ích c a báo cáo ích c a báo cáo ã rõ ràng, b n có th c m c tiêu M c tiêu s tiêu xác c p Trái l i, báo cáo ph i có nh ng kh thi xác gi i thích nh xác v xác nh c nêu rõ báo cáo M c nh ng mà c n ph i t c báo cáo Sau ây m t s m c tiêu c a báo cáo gi i quy t v n mà v a "M c tiêu c a báo cáo xác c p trên: nh rõ nh ng thay i có th th c hi n t i Trung tâm giao d ch "m t c a" t o tính b n v ng cho vi c D án Phát tri n ô th ng H i a thêm ho t ng m i.” Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo “M c tiêu c a báo cáo xác nh rõ nh ng lý k thu t qu n lý gây ch m tr vi c c p nh t b n a chính.” M c tiêu c a báo cáo nên c c p rõ ràng ph n m u c a báo cáo, ch ng h n nh ph n gi i thi u Ph m vi báo cáo Ph m vi c a báo cáo có th Cung c p d : li u (các s ki n), khơng phân tích hay bình lu n Cung c p thông tin (d v n li u phân tích) liên quan n c n gi i quy t Cung c p ki n th c liên quan c thu th p t m t l nh v c r ng h n ho c l nh v c liên quan xu t quy t nh d a thông tin hay ki n th c Trình bày cách th c kh i x s ng ng hành ng liên quan i th c hi n D li u/ S ki n Hành Thông tin/ Ki n th c ng Quy t nh Tu theo ph m vi báo cáo, b n có th a d li u th c t , phân tích ho c l i khuyên M c tiêu nên nêu rõ ph m vi c a báo cáo D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Tính hi u qu Xem xét m c V sau ây m t báo cáo: THU T: Báo cáo ph i M T K h c; n i dung ch ph i V c trình bày khoa vi t ph i rõ ràng d c; báo cáo c giao n p úng th i h n NGH A: Báo cáo ph i chuy n t i M T NG thơng tin mu n nói m t cách rõ ràng n c gi c i u có ngh a báo cáo ph i có m c ích, m c tiêu ph m vi rõ ràng Ngoài ra, t ng s d ng báo cáo c n sáng rõ ngh a t t TÍNH HI U QU : Báo cáo ph i gây phía ng i c th y r ng b n ã cung c p cho h nh ng h mong i Và ó nh ng i u r t h u ích i c ng c c m h ng t i v i h , th h hi n b c chu n b t t h n c ti p theo trình gi i quy t v n th c ó Nguyên t c vi t báo cáo Nguyên t c th nh t: Xem ng Nguyên t c th nh t l b tc nh ng ng c khách hàng c d a khái ni m Qu n Lý Ch t ng toàn di n: t t c m i ng hàng có th i i u có khách hàng Khách ng nghi p, c p ho c c p d i hay i liên quan ho c t ch c c a b n Khách hàng ng B n nên ch i quan tr ng nh t ng tìm hi u m i quan tâm quan i m c a khách hàng cách t t nh t D án Phát tri n ô th ng H i b n có th giúp h Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Khách hàng không ph i lúc c ng bi t nh ng i u h c n ho c mong mu n V i vai trò ng b n s giúp h xác nh nh ng v n Ý ki n s n có c a ng nh ng i i vi t báo cáo, c? B n nên xem xét li u có nh ki n ho c ý thích cá nhân v ki u cách nh d ng v n b n N i dung v n b n mà b n mu n chia s v i ng Li u b n ng i c chung c a ch ng i c iv iv n nh s l Lý ng i c c? u quen thu c nh ng thu t ng c quy t i c p? M c b n hi u bi t c a c p báo cáo? ng chi ti t b n c n i u a vào báo cáo c báo cáo c a b n? H c n tìm ki m gì? H mu n tìm ki m gì? Và sau c báo cáo c a b n h s làm gì? Các y u t nh h ng n cách th c b n vi t báo cáo nh th nào? Và c n quan tâm ng i s ch u trách nhi m hành c bi t n nhu c u c a ng sau c báo cáo c a b n Nguyên t c th hai: M c a d ng c a chi ti t báo cáo M c a d ng c a chi ti t: Nh ng c gi khác yêu c u m c tr ng h p khác này, báo cáo c a b n ph i chi ti t ng i áp a nhi u c p chi ti t khác ng c yêu c u khác c a c có th d dàng ch n l a m c ti t h c n gi m thi u t i a khó kh n s d ng D án Phát tri n ô th ng H i chi Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Các t báo s d ng k thu t vi t d ng hình chóp Bài báo s tồn b v n c m s cs ôi b n không c n u tiên này, u d ng v i m c ích này, c n i dung khác c mu n quan tâm chi ti t h n s i câu ti p theo B n có th S c câu c n i dung c a vi t c a báo cáo c ng có th N u ng u v i câu bao quát c vi t Ch b n c ng có th n m th n gi n g i vi t theo u c nh ng c thêm tu theo ý mu n ki n, phân tích ý ki n: M t yêu c u quan tr ng c a m t báo cáo nên tách s ki n, phân tích ý ki n thành t ng ph n riêng Hãy b t cáo v i s ki n (d li u) Sau nh ng thông tin liên quan nv n u báo ó phân tích trình bày Ti p n (n u có yêu c u) s ti n hành ánh giá ki n ngh quy t nh hành ng C u trúc giúp b n trình bày s p x p báo cáo c a lơ-gic h n Nên có s th ng nh t d li u Các d li u s ki n b n a ph i xác th c c ki m tra c n th n N u có i u khơng ch c ch n v d ki n b n không th xác minh, b n c n nêu rõ báo cáo Nh ng phân tích d a d tr Và li u sai s khơng có giá i v i báo cáo c a b n c ng v y Các k t lu n ki n ngh c a b n c nh ng nh n xu t ý ki n ng hình thành ý ki n riêng c a nh b n v n có giá tr th ng H i i c có ng N u báo cáo c a b n tách riêng ph n ki n, phân tích D án Phát tri n ng d a nh có th mang tính ch quan Ng th khơng tán d b n th iv ih i c có th t v y báo cáo c a Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Nguyên t c th ba: C u trúc báo cáo h p lý Báo cáo c a b n nên có m c chi ti t l a ch n a d ng tách riêng ph n d ki n, phân tích ý ki n Chúng xu t sau ây c u trúc chi ti t mô ph ng khái ni m này: M c x x chi ti t x x x x x x x x x Tiêu Tóm l c Gi i thi u / M c tiêu N i dung D ki n / D li u Phân tích / Thơng tin / Ki n ngh K t lu n Ph l c B ng cách ch n nh ng ph n thích h p, ng c4m c Tiêu i Thân c có th có c a chi ti t báo cáo: tóm l c (ho c trích d n) Gi i thi u + K t lu n Gi i thi u + Thân + K t lu n Gi i thi u + Thân + K t lu n + Ph l c Ph n tiêu Tiêu : ph n tóm t t khái quát n i dung báo cáo! Và tiêu c n nh t quán v i m c tiêu Nó s t t o cho ng ng t c v n i dung c a báo cáo Không nên dài, nh ng c n thi t, b n có th dùng ph rõ tiêu D án Phát tri n th ng H i i c n t tiêu làm Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Ph n tóm t t: Nên có m t b n tóm t t ph n u c a m t báo cáo dài Ph n tóm t t nên bao quát nh ng n i dung quan tr ng mà b n c p báo cáo Nh l c nh t ho c nh ng ng th i gian th , nh ng ng i quy t c h t b n báo cáo s nh th i có quy n ng khơng có c ph n tóm t t Chính i u ó làm t ng thêm ý ngh a quan tr ng c a ph n tóm t t Ph n gi i thi u: Gi i thi u ph n b n báo cáo c a b n Ph n s a b i c nh c p lý vi t báo cáo Ph n ph n ánh m c ích r ng h n c a b n báo cáo, t v n c n c gi i quy t nêu rõ nh ng óng góp c a báo cáo vào vi c gi i quy t nh ng v n m c tiêu c a báo cáo ó Ph n gi i thi u c n bao g m i v i báo cáo dài, ph n gi i thi u nên gi i thích rõ ph n c a báo cáo Ph n thân bài: Ph n thân bao g m m t s th ng m i ch o n ho c ch ng Thông ng s tuân theo ph m vi c a báo cáo: d li u, phân tích ý ki n a ho c ki n ngh Các d li u ph n thân nên theo m t trình t b n có th c n lơ-gíc n thơng tin b sung c a b n Các ph l c c s m ts i m, c ng c l p lu n d ng v i m c ích M i liên quan gi a ph n thân ph l c r t quan tr ng v i ng ph l c D án Phát tri n ô th i i c Vì th , nêu rõ nh ng thông tin ng ng H i i c quy t nh c hay b qua Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Ph n k t lu n: Ph n k t lu n tóm t t n i dung ph n thân không nên a thông tin m i vào ph n Vì v y, n i dung ph n k t thúc v n ph i liên k t m ch l c v i ph n gi i thi u Ph n ph l c: Ph l c ph n có m c ích i v i ng chi ti t cao nh t ch h u i có nhu c u th t c n thi t ho c chuyên gia Nên ánh s theo trình t mà chúng c trích t ph n c a báo cáo Ngun t c th t : Trình bày hồn h o Khi b n thuy t trình n u có m khuy t có th khơng ý ho c m i ng b qua Nh ng b s i s nhanh chóng quên hay i v i m t tài li u vi t s khơng có lý qua cho b t kì l i s su t b i ây m t tài li u c cân nh c, vi t ki m tra c n th n N u m t vi t có sai sót nh ng sai sót s t n t i th i gian v i tài li u chúng Ph n m c c vi t ó m c: c xem nh cáo giúp ng i c t m c trình vi t báo c nhanh chóng tìm th y thơng tin c th C n ph i th ng nh t cách trình bày ph n tuân theo c u trúc c a báo cáo Trang m c l c: Ngo i tr báo cáo ch có vài trang mà có th g i "tài li u làm vi c", nên có b ng m c l c báo cáo D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo c a Trang m c l c li t kê ph l c v i tiêu y Hình th c trình bày: Trong tr ng h p ánh báo cáo máy vi tính, nên s d ng ph n m m phông ch ch n phông ch c ch thông d ng nh phông Unicode L a úng t o i u ki n d dàng h n cho ng không ph i ng Arial ho c h ch i vi t Chúng g i ý h khác v i ng nét rõ ràng S h ch gi ng cho toàn b v n b n In dùng cho tiêu , m c ho c t i ch d ng m g ch chân c th ho c câu quan tr ng c n nh n m nh In nghiêng dùng cho câu trích d n Ch dùng màu en cho tồn b ch Cịn bi u tranh minh ho vi t báo cáo c phép s d ng màu s c khác nh d ng v n b n: Cách trình bày nh d ng s làm cho báo cáo c a b n d c h n mang tính ch t chuyên nghi p N i dung c a v n b n không nên s p x p chen chúc trang gi y mà nên c trình bày có th m m t l kho ng cách cm chu n Trong tr báo cáo v i ch ph i l ng h p ph i óng t p in hai m t, nên s d ng ch ph i trái khác cho thu n ti n tồn khác ph i có tiêu trái v i c nl i v i trang hoàn Ngoài tiêu , c n ph i ánh s trang H ng d n nh d ng trình bày m t tài li u Ch s d ng màu en cho tiêu D án Phát tri n ô th ng H i 10 n i dung v n b n, Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Tránh dùng h ch r S m rà, nên dùng h ch ph thông, d ng ph n m m phông ch theo tiêu chu n Qu c t nh phông Unicode, Nên kho ng cách h p lý gi a ch vi t, nh ng dịng ch dài th ng khó Khơng nên c a c h n, m c ph n b t m c ó u n i dung chi ti t hai trang khác nhau, Trong tr ng h p b ng m c l c dài m t trang, nên l p l i tiêu trang ti p theo không c tách d li u m t ô sang trang ti p theo, N u b ng m c l c gói g n m t trang, gi nguyên b ng trang ó, Khơng c chia tách ho ho c hình nh, Trong tr ng h p b n mu n chèn hình nh hay ho vào v n b n, ph i c n th ng l trái ho c l ph i, S d ng nh ng, th th c cách trình bày gi ng cho toàn b v n b n Th c hành vi t báo cáo Ph ng pháp lô-gic u tiên ph i xác cáo Ti p nh m c ích, m c tiêu ph m vi c a báo n xác nh c u trúc c a báo cáo Ph thích h p v gi i quy t v n c i n trình t sau ây: Phân tích v n Li t kê Xác , nh ngh a gi thi t, nh tiêu chí cho gi i pháp, ánh giá gi i pháp có th , D án Phát tri n ô th ng H i 11 ng pháp c th c hi n theo Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4.Vi t báo cáo Ch n gi i pháp t i u có thêm thơng tin chi ti t h n, ng i c nên tham kh o n i dung tài s v K n ng gi i quy t v n Ngay c b n ch n ph ng pháp lơ gic, b n c ng có th s g p khó kh n vi c trình bày l p lu n c a b n: S d ng ngôn ng d n rõ ràng, tránh t ng m pm có th n hi u nh m gi i thích hai l n Báo cáo ph i mang tính chun nghi p khách quan, khơng mang tính áp t b i ý mu n c a b n, B qua s c thái tình c m ch dành cho truy n; nên i th ng vào d ki n lu n ch ng, a l p lu n lô gic b t c b n có th ; n u khơng th tìm cách thuy t ph c Vi t báo cáo S không t t n u b n ng i m t ch cho n k t thúc cho r ng vi t báo cáo t ó b n báo cáo hồn thi n T t h n h t b n nên vi t b n d t lô gic t c m c u th o theo m t trình chi ti t a d ng mà ng i c yêu c u Sau ây trình t g i ý: Th o ph n gi i thi u, Th o ph n thân (m t s ch ng v i ph l c h tr ), S a l i ph n gi i thi u; th o ph n k t lu n, Th o ph n tóm t t ho c trích d n, Gác b n th o qua m t bên; nh m t ng b n th o này, S a ch a b n th o, s a i m chi ti t D án Phát tri n ô th ng H i 12 i ó c Mu n bi t thêm thông tin tài li u: ELECTROWATT-INFRA VIETNAM D án Phát tri n ô th ông H i 19 Quang Trung – ng H i, Qu ng Bình T: 052 821 378; Fax: 052 821 374 Email: ewedh@dng.vnn.vn D án Phát Tri n ô th ng H i C quan H p tác Phát tri n Thu S tài tr ... ngày ó i vi t gi i Trong tài li u này, b n s h c c cách t v m t báo cáo, vi t báo cáo nh th cho hi u qu cách trình bày ho c "bán" s n ph m c a Báo cáo Báo cáo Truy n Báo cáo truy n hai ph d n ng... c p báo cáo? ng chi ti t b n c n i u a vào báo cáo c báo cáo c a b n? H c n tìm ki m gì? H mu n tìm ki m gì? Và sau c báo cáo c a b n h s làm gì? Các y u t nh h ng n cách th c b n vi t báo cáo. .. nêu rõ ph m vi c a báo cáo D án Phát tri n ô th ng H i Trung tâm ph bi n ki n th c - d án PT T H: 4. Vi t báo cáo Tính hi u qu Xem xét m c V sau ây m t báo cáo: THU T: Báo cáo ph i M T K h c;

Ngày đăng: 27/02/2014, 02:20

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan