Đang tải... (xem toàn văn)
công việc trợ lý giám đốc tại công ty tnhh thương mại quốc tế unicoh
Trường Đại Học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI Báo cáo thực tập nhận thức CÔNG VIỆC TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh Giảng viên hƣớng dẫn: Tô Thị Tú Trang Họ và tên sinh viên : Thái Bá Thành MSSV : 091879 Lớp : KN0911 Thời gian thực tập : 07/01/2013 - 11/03/2013 Ngày nộp báo cáo: 06/03/2013 Ngƣời nhận báo cáo: ……………………………… Tp. Hồ Chí Minh, Tháng 3/2013 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức ii Nhận xét của cơ quan thực tập Họ tên nguời nhận xét Ký tên Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức iii Nhận xét của giảng viên hƣớng dẫn thực tập Họ tên GVHD Ký tên Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức iv Trích yếu Trong bối cảnh nền kinh tế toàn cầu đang đối mặt với nhiều khó khăn nhƣ hiện nay, vấn đề cạnh tranh trong quá trình tuyển dụng càng trở nên gay gắt, đòi hỏi đối với một ứng viên không còn dừng lại ở các kiến thức chuyên môn hoặc kỹ năng mềm, mà bên cạnh đó là những trải nghiệm, kinh nghiệm mà họ đúc kết đƣợc qua quá trình làm việc, tiếp cận thực tế. Và đối với một sinh viên thì những yếu tố đó thƣờng chỉ có thể đúc kết đƣợc qua quá trình thực tập. Hiểu đƣợc tầm quan trọng của việc tiếp cận thực tế, trƣờng Đại học Hoa Sen, ngoài kì thực tập tốt nghiệp, còn tổ chức một kì thực tập nhận thức, nhằm giúp sinh viên bƣớc đầu định hình đƣợc môi trƣờng làm việc thực tế ngoài xã hội, thấy đƣợc sự khó khăn cũng nhƣ thuận lợi và quan trọng hơn cả là xác định đƣợc “mình đang đứng ở đâu!”, để từ đó có thể lập ra các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn nhằm hoàn thiện bản thân và trên hết là đạt mục tiêu thành công trong sự nghiệp tƣơng lai. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức v Mục lục Nhận xét của cơ quan thực tập II Nhận xét của giảng viên hƣớng dẫn thực tập III Trích yếu IV Mục lục V Lời cảm ơn 1 Dẫn nhập 3 Danh mục hình ảnh 5 1. Tổng quan về công ty tnhh thƣơng mại quốc tế unicoh 6 1.1 SƠ LƢỢC VỀ CÔNG TY 6 1.1.1 tổng quan 6 1.1.2 sơ nét về công ty và các sản phẩm, dịch vụ 7 1.2 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 8 1.3 CHỨC NĂNG CÁC PHÕNG BAN 10 1.3.1 phòng kinh doanh 10 1.3.2 phòng marketing 10 1.3.3 phòng kỹ thuật 10 1.3.4 phòng chăm sóc khách hàng 10 1.3.5 phòng kế toán 11 1.3.6 trợ lý 11 2. Các công việc đã làm và đƣợc hƣớng dẫn trong quá trình thực tập nhận thức 13 2.1 LÀM QUEN, TÌM HIỂU VỀ CÔNG TY VÀ CÁC SẢN PHẨM, DỊCH VỤ KINH DOANH. 13 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức vi 2.2 NHÂN SỰ 15 2.2.1 soạn thảo tin tuyển dụng 15 2.2.2 tìm kiếm nhân sự 16 2.2.3 xem xét hồ sơ ứng tuyển, sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn 17 2.2.4 đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới 18 2.2.5 soạn thảo hợp đồng lao động 18 2.2.6 soạn thảo các form phục vụ cho bộ phận nhân sự 19 2.3 HÀNH CHÍNH – VĂN PHÕNG 20 2.3.1 sắp xếp, thay mới và lưu trữ hồ sơ khách hàng. 20 2.3.2 đóng dấu tài liệu, hợp đồng 20 2.3.3 mua văn phòng phẩm, thiết bị cần thiết. 21 2.3.4 soạn thảo tài liệu, hợp đồng, biên bản cuộc họp 22 2.4 CÁC CÔNG VIỆC KHÁC 22 2.4.1 gửi đơn trình lên cơ quan bảo hiểm xã hội quận 1 về vấn đề biến động nhân sự 22 2.4.2 kiểm tra sổ phụ, chuyển tiền xuống kho và cho các đối tượng được yêu cầu 23 2.4.3 kiểm tra lịch sử giao dịch tài khoản của công ty 25 2.4.4 theo dõi công nợ của khách hàng, soạn thảo bản đối chiếu công nợ và yêu cầu thanh toán đối với các khoản nợ đến hạn. 25 2.4.5 hoàn thành bảng tổng hợp chi tiết chi tiêu 27 2.4.6 được hướng dẫn xem xét và theo dõi báo cáo xuất nhập tồn kho 28 2.4.7 công việc tiếp đón ban lãnh đạo, các kỹ sư từ tổng công ty sang xem xét và làm việc. 29 3. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực 31 3.1 THUẬN LỢI 31 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức vii 3.2 KHÓ KHĂN 32 4. Tự đánh giá bản thân 33 5. Nhận thức môi trƣờng làm việc trong công ty và bài học kinh nghiệm đúc kết cho bản thân 35 6. Kế hoạch 36 7. Kết luận 37 Tài liệu tham khảo 39 Phụ lục 40 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 1 Lời cảm ơn Trong suốt quá trình từ lúc trƣớc, trong khi thực tập tại công ty cho đến lúc hoàn thành báo cáo, tôi nhận đƣợc sự trợ giúp của rất nhiều ngƣời. Sau đây tôi xin lần lƣợt gửi lời cảm ơn đến những ai đã giúp đỡ tôi trong suốt quá trình vừa qua: Về phía nhà trƣờng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo trƣờng Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi tham gia đợt thực tập nhận thức đầy bổ ích này, tôi biết rằng nếu không có đợt thực tập tôi sẽ không có những cơ hội tiếp cận tốt nhƣ thế, tôi thực sự cảm thấy mình trƣởng thành và vững tin hơn vào bản thân sau đợt thực tập. Lời cảm ơn thứ hai tôi chân thành gửi đến Cô Tô Thị Tú Trang – Giảng viên hƣớng dẫn của tôi, tôi thực sự cảm nhận đƣợc sự tận tâm của cô đối với sinh viên chúng tôi, cô không chỉ làm rất tốt vai trò hƣớng dẫn mà bên cạnh đó cô còn kiên nhẫn chỉnh sửa từng lỗi nhỏ để chúng tôi có thể hoàn thành một cách tốt nhất. Tôi luôn ghi nhớ điều cô dạy cùng những kinh nghiệm cô chia sẻ, đó sẽ là những yếu tố không chỉ giúp tôi thành công trong kỳ thực tập nhận thức, mà còn giúp tôi định hình “con đƣờng” mà mình phải đi sau này. Một lần nữa “em” xin cảm ơn Cô! Tiếp theo tôi xin gửi lời cảm ơn đến bạn Quốc cùng các anh chị công tác tại trƣờng đã cung cấp thông tin cần thiết, hƣớng dẫn tôi trong việc chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu, cũng nhƣ cách thức chuẩn bị và thực hiện quá trình thực tập. Về phía công ty, tôi xin gửi lời cảm ơn đến chị Hạnh, Giám đốc công ty Unicoh đã chấp nhận cho tôi vào thực tập tại công ty và tạo mọi điều kiện cho tôi tiếp xúc công việc. Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn đến chị Dung và anh Hùng, hai ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn tôi trong quá trình thực tập, đã tận tình chỉ bảo, cung cấp tài liệu cho tôi, góp phần giúp tôi hoàn thành tốt kỳ thực tập. Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 2 Lời cảm ơn cuối cùng dành cho Giảng viên đang đọc báo cáo này của tôi, đã dành thời gian xem xét và góp ý, đánh giá “nỗ lực” của tôi. Dù kết quả có là những lởi phê bình thì đó cũng sẽ là những gì tôi mong đợi, vì tôi biết cho dù có nỗ lực đến đâu nhƣng là một sinh viên thì sai sót là điều mà tôi không thể tránh khỏi, tôi mong đợi những góp ý thẳng thắn từ Giảng viên, để tôi lấy đó mà phấn đấu nhằm hoàn thiện hơn ở những lần sau. Xin chân thành cảm ơn! Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 3 Dẫn nhập Hiểu đƣợc tầm quan trọng của kỳ thực tập nhận thức, tôi đã “bƣớc từng bƣớc” thật cẩn thận trong quá trình thực tập – Ngay từ bƣớc đầu chọn nơi thực tập, dù là một sinh viên chuyên ngành ngân hàng, nhƣng với suy nghĩ “biết ngƣời biết ta trăm trận trăm thắng”, tôi xác định rõ công ty, doanh nghiệp mới là đối tƣợng tôi hƣớng tới, họ sẽ là khách hàng của tôi trong tƣơng lai, và để phục vụ khách hàng của mình tốt hơn thì phải hiểu họ. Bên cạnh đó, tôi tự hiểu rằng nếu vào ngân hàng, tôi sẽ khó có cơ hội tiếp cận với cấp lãnh đạo – trong khi họ là những con ngƣời mà mình có thể học hỏi đƣợc rất nhiều điều hay, là những hình mẫu mà tôi luôn phấn đấu để có thể đạt đƣợc trong tƣơng lai. Các yếu tố trên đã thôi thúc tôi xác định vị trí mà tôi muốn thực tập đó là trợ lý của một cấp lãnh đạo tại một công ty. Với suy nghĩ rằng vị trí của tôi mong muốn sẽ khó có thể đƣợc chấp nhận tại các công ty lớn, vì thế tôi hƣớng sang các công ty vừa và nhỏ. May mắn thay, cuối cùng tôi cũng đƣợc chấp nhận vào vị trí trợ lý Giám đốc tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh, đây là công ty trực thuộc một công ty tại Hàn Quốc. Tôi thầm nghĩ đây sẽ là cơ hội cho mình trải nghiệm trong một môi trƣờng làm việc vừa có ngƣời Việt và ngƣời nƣớc ngoài, chắc chắn sẽ có nhiều điều để tôi học hỏi. Ngay từ khi đƣợc thông báo chấp nhận, với thời gian chỉ 7 tuần nên tôi đã đặt ra cho mình các mục tiêu cụ thể nhằm có thể “thu hoạch” đƣợc thật nhiều kiến thức cũng nhƣ những gì bổ ích cho tôi, các mục tiêu cụ thể nhƣ sau: Mục tiêu đầu tiên mà tôi xác định là phải hoàn thành thật tốt các công việc mà mình đƣợc giao trong quá trình thực tập, điều này không ngoài mục đích nhận đƣợc tin tƣởng và tín [...]... của công ty Hình 6 – Ngân hàng CommonwealthBank Hình 7 – Một phần bảng theo dõi công nợ Hình 8 – Một phần báo cáo chi tiết chi tiêu của công ty 2012 5 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 1 Tổng quan về công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh Hình 1 – Logo Tổng công ty UNICOH (nguồn: tài liệu công ty cung cấp) 1.1 Sơ lƣợc về công ty 1.1.1 Tổng quan Tên công ty : CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC... học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 2 Các công việc đã làm và đƣợc hƣớng dẫn trong quá trình thực tập nhận thức Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh là một công ty trực thuộc nƣớc ngoài, nên môi trƣờng làm việc nơi đây rất năng động và đặc biệt công ty rất chú trọng trong việc đào tạo “ngƣời mới” Ngay từ ngày đầu vào thực tập, tôi đã có cảm giác họ không xem tôi là một sinh viên thực tập mà nhƣ... xuyên súc tẩy theo định kỳ (Nguồn: tài liệu giới thiệu do công ty cung cấp) 1.2 Sơ đồ tổ chức 8 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức GIÁM ĐỐC Trợ lý Kinh doanh Marketing Kỹ Thuật Chăm sóc Khách Hàng Kế toán Hình 3 - Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh (Nguồn: tác giả) 9 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 1.3 Chức năng các phòng ban 1.3.1 Phòng Kinh doanh Tìm... làm việc thực tế, nhẳm bổ sung và hoàn thiện mình hơn – không ngoài mục đích tạo cho bản thân lợi thế trong việc thực hiện các “kế hoạch” sau này 4 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức Danh mục hình ảnh Hình 1 – Logo tổng công ty UNICOH Hình 2 – Các dịch vụ chính Unicoh cung cấp Hình 3 – Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh Hình 4 – Một góc phòng thí nghiệm của công ty Hình... toán sổ sách và thực hiện các nghiệp vụ kế toán Quyết toán thuế và quản lý các khoản thu chi Lập báo cáo thống kê tài chính và hạch toán kế toán hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng quy định 1.3.6 Trợ lý Thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc Tiếp nhận các cuộc gọi, thƣ tín,… từ trong và ngoài công ty của Giám Đốc, sắp xếp, phân loại và báo cáo lại Lên lịch làm việc, chuẩn... liệu, hồ sơ cần thiết cho Giám đốc thƣờng ngày và trong thời gian đi công tác hay tham gia các cuộc họp, hội nghị,… Hỗ trợ Giám đốc trong việc xem xét hoạt động của các phòng ban Xem xét các báo cáo kết quả từ các phòng ban và báo cáo Giám đốc Làm nhiệm vụ thu – mua các thiết bị cần thiết cho công ty Soạn thảo các hợp đồng kinh doanh cho công ty với từng khách hàng cụ thể Quản lý công nợ Soạn thảo hợp... sản phẩm 13 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức Đọc quy định và nguyên tắc lảm việc tại công ty, đƣợc hƣớng dẫn sử dụng các loại thiết bị cơ bản của văn phòng, cách tra cứu tài liệu, cách sử dụng, đăng nhập vào máy tại công ty, … Hình 4 – một góc phòng thí nghiệm của công ty (Nguồn: tác giả) Kết quả: Bƣớc đầu làm quen với môi trƣờng làm việc tại công ty, hiểu biết về các phòng ban, biết... trong máy tính Báo cáo chỉ làm một bản và chỉ trình lên cho Giám đốc 2.4.4 Theo dõi công nợ của khách hàng, soạn thảo bản đối chiếu công nợ và yêu cầu thanh toán đối với các khoản nợ đến hạn Cách thực hiện: Dựa vào “Bảng theo dõi công nợ” đƣợc cung cấp, xem xét và lọc ra các khoản nợ đến hạn Báo cáo lên cho Giám đốc 25 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức Soạn thảo bản đối chiếu công nợ cho... Bảo quản con dấu công ty và các con dấu khác đúng nơi quy định và bảo mật 20 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức Kết quả: Đóng dấu công ty, con dấu tên Giám đốc trong các hồ sơ, hợp đồng Kinh nghiệm: Học đƣợc cách đóng dấu các văn bản, hợp đồng Biết vị trí đóng dấu công ty và con dấu tên Giám đốc trong Hợp đồng 2.3.3 Mua văn phòng phẩm, thiết bị cần thiết Cách thực hiện: Nhận yêu cầu về... tiếp theo Trình lên Giám đốc xem xét và báo cáo về Tổng công ty Hình 8 – một phần báo cáo chi tiết chi tiêu của công ty 2012 (Nguồn: tác giả) 27 Trƣờng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức Kết quả: Do chƣa có kinh nghiệm nên đã phải chỉnh sửa khá nhiều và mất nhiều thời gian Mắc phải một số sai sót nhƣng đã đƣợc bổ sung và chỉnh sửa Hoàn thành bảng chi tiết chi tiêu công ty 2012 bằng tiếng Anh . thức CÔNG VIỆC TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC TẠI CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ UNICOH Tên cơ quan thực tập : Công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh Giảng viên. Báo cáo thực tập nhận thức 6 1. Tổng quan về công ty TNHH Thƣơng Mại Quốc Tế Unicoh Hình 1 – Logo Tổng công ty UNICOH. (nguồn: tài liệu công ty
