Module Five 20 Rules of Plain English 55 MODULE 5 MODULE 5MODULE 5 MODULE 5 20 Rules of Plain English NΟΩ τηατ ψουϖε µαστερεδ τηε βασιχσ οφ πλαιν Ενγλιση, ψουλλ ωαντ το λεαρν µορε οφ τηε ρυλεσ. Τηισ µοδυλε χοϖερσ 20 οφ τηε µοστ ιµπορταντ ρυλεσ το ρεµεµβερ ασ ψου ωριτε. Τηεσε αρε τηε ρυλεσ τηατ µοστ ωριτινγ στψλεγυιδεσ αγρεε ον. Οφ χουρσε, ρυλεσ αρε µεαντ το βε βροκεν, ανδ τηεσε αρε νο εξχεπτιον. Τηε ρυλεσ αρε µεαντ το προϖιδε ψου ωιτη υσεφυλ γυιδελινεσ το ηελπ ψου µακε ωριτινγ δεχισιονσνοτ το βε φολλοωεδ σλαϖισηλψ. 20 key rules: • ωριτε ιν παραλλελ ωαψσ • κεεπ ρελατεδ ωορδσ τογετηερ • υσε πρεποσιτιονσ ωιτη χαρε • διστινγυιση ωηιχη φροµ τηατ • αϖοιδ συρπλυσ νουνσ • αϖοιδ νουν ανδ µοδιφιερ στρινγσ • υσε προνουνσ ωιτη χαρε • αϖοιδ σλανγ • βε γενδερ νευτραλ • βε σπεχιφιχ • αϖοιδ χλιχησ • πλαχε µοδιφιερσ χαρεφυλλψ • αϖοιδ υννεχεσσαρψ θυαλιφιχατιον • υσε χοντραχτιονσ • βε χονχισε • αϖοιδ φορειγν ωορδσ • χαπιταλιζε προπερλψ • αββρεϖιατε ωιτη χαρε • ωριτε νυµβερσ χονσιστεντλψ • ιγνορε σοµε ολδ ρυλεσ 56 Sharpening Your Writing Skills Write in parallel ways Parallelism µεανσ βεινγ χονσιστεντ ιν ηοω ψου στρυχτυρε ψουρ ωριτινγ. Ονχε ψου εσταβλιση α παττερν, υσε ιτ. Παραλλελισµ µακεσ ρεαδινγ φαστερ ανδ εασιερ. Examples: Parallel sentences Οριγιναλλψ, ωριτινγ ωασ ταυγητ βψ αναλψσισ, ωηιλε νοω α σψντηεσισ αππροαχη ισ υσεδ. (Not parallel) Οριγιναλλψ, ωριτινγ ωασ ταυγητ βψ αναλψσισ; νοω ιτ ισ ταυγητ βψ σψντηεσισ. (Parallel) Τηε εϖαλυατιον ρεπορτ ωασ ωριττεν ουτλινινγ τηε χασε στυδψ ανδ ωιτη α λιστ οφ χοντριβυτορσ. (Not parallel) Τηε εϖαλυατιον ρεπορτ ωασ ωριττεν ουτλινινγ τηε χασε στυδψ ανδ λιστινγ τηε χοντριβυτορσ. (Parallel) Κεεπ ιτεµσ ιν α λιστ παραλλελ. Εαχη ιτεµ σηουλδ βε χονστρυχτεδ ιν α σιµιλαρ ωαψ ανδ σταρτ ωιτη τηε σαµε κινδ οφ ωορδ, συχη ασ α νουν ορ ϖερβ. Ιφ ονε ιτεµ ισ α ωηολε σεντενχε, τηεψ αλλ σηουλδ βε. Example: Not parallel list Στυδεντσ µυστ βρινγ τηε φολλοωινγ ιτεµσ: • στψλεγυιδε • βρινγ πενχιλσ ανδ πενσ • Ψου σηουλδ βρινγ α ωορδ προχεσσορ. Example: Parallel list Στυδεντσ µυστ βρινγ τηε φολλοωινγ ιτεµσ: • στψλεγυιδε • πενχιλσ ανδ πενσ • ωορδ προχεσσορ Exercise 17: Make the last three items parallel to the first Τηε πλαν ισ δεφιχιεντ βεχαυσε: • τηε βυδγετ ωασ νοτ πρεπαρεδ • Τωο µαϕορ χοστ ιτεµσ ωερε νοτ ιδεντιφιεδ. • σταφφινγ νοτ αππροϖεδ • οτηερ ερρορσ Module Five 20 Rules of Plain English 57 Keep related words together Κεεπ ρελατεδ ωορδσ τογετηεροτηερωισε χονφυσιον ανδ αµβιγυιτψ µαψ ρεσυλτ. Examples Σηε νοτιχεδ α χιγαρεττε βυρν ον τηε δεσκ τηατ ωασ ριγητ ιν τηε χεντρε. (No, right in the centre of what?) Σηε νοτιχεδ α χιγαρεττε βυρν ον τηε χεντρε οφ τηε δεσκ. (Yes) Ηε ωροτε τηρεε παγεσ ον ηοω το υσε τηε χοµπυτερ φορ τηε υσερ µανυαλ. (No, not just for the computer manual) Ηε ωροτε τηρεε παγεσ φορ τηε υσερ µανυαλ ον ηοω το υσε τηε χοµπυτερ. (Yes) Try one Τηε πρεσιδεντ σαιδ σηε ηοπεδ αλλ εµπλοψεεσ ωουλδ γιϖε γενερουσλψ το τηε χηαριτψ ατ α σταφφ µεετινγ τοδαψ. 58 Sharpening Your Writing Skills Use prepositions with care Πρεποσιτιονσ αρε ωορδσ τηατ χοννεχτ ορ ρελατε νουνσ ανδ προνουνσ το οτηερ ωορδσ. Τηεψ χαν ρελατε τηινγσ σπατιαλλψ, ιν τιµε, ορ φιγυρατιϖελψ. Σοµε χοµµον πρεποσιτιονσ: • αβουτ • αχχορδινγ το • ατ • αχροσσ • βενεατη • δοων • βψ • φορ • οφ • ιντο • ον • νεξτ το • τηρουγη • ον τοπ οφ • το • οϖερ • ωιτη • υπ Φορ ψεαρσ, µανψ στυδεντσ ωερε τολδ νοτ το ενδ σεντενχεσ ωιτη πρεποσιτιονσ (α dangling πρεποσιτιον). Τηισ ισ α ρυλε τηατ ψου σηουλδ ιγνορε. Ενγλιση ηασ αλωαψσ ηαδ σεντενχεσ τηατ ενδ ωιτη πρεποσιτιονσ. Examples Τηατσ α βεηαϖιουρ ωε χαντ πυτ υπ ωιτη. Τηατσ αν αρεα ωε δοντ ωαντ το γετ ιντο. Ηεσ τηε χονσυλταντ ψου σποκε αβουτ. Τηισ ισ τηε στψλεγυιδε τηεψ ρεφερρεδ το. Ωινστον Χηυρχηιλλ ωασ ονχε χορρεχτεδ βψ α σενιορ αρµψ οφφιχερ φορ ενδινγ α σεντενχε ωιτη α πρεποσιτιον. Ηισ ρεπλψ ωασ, Τηατ ισ τηε σορτ οφ Ενγλιση υπ ωιτη ωηιχη Ι ωιλλ νοτ πυτ. Ηισ ρεπλψ ποκεσ φυν ατ τηε αωκωαρδ σεντενχεσ τηατ οφτεν ρεσυλτ ιφ ψου τρψ το αϖοιδ ενδινγ α σεντενχε ωιτη α πρεποσιτιον. Examples of bad fixes Τηατσ αν αρεα ιντο ωηιχη ωε δοντ ωαντ το γετ. Ηεσ τηε χονσυλταντ αβουτ ωηοµ ψου σποκε. Τηισ ισ τηε στψλεγυιδε αβουτ ωηιχη τηεψ ρεφερρεδ. Ιφ ψουρ σεντενχεσ σοµετιµεσ σουνδ λικε τηεσε, αρε ψου αϖοιδινγ πλαχινγ α πρεποσιτιον ατ τηε ενδ? Μανψ ωριτερσ δο, βυτ δοντ ρεαλιζε τηατσ ωηατ τηεψρε δοινγ. Οµιτ πρεποσιτιονσ ιφ ψου χαν ωιτηουτ χηανγινγ τηε µεανινγ. Ιν τηε φολλοωινγ εξαµπλεσ, τηε υνδερλινεδ πρεποσιτιονσ αρε υννεχεσσαρψ ανδ χαν βε οµιττεδ. Examples Αλλ οφ τηε µαναγερσ ωεντ το τηε µεετινγ. Ωε µοϖεδ τηε φιλεσ οφφ οφ τηε σερϖερ. Τηε στυδψ αρεα ισ τοο νεαρ το τηε χαφετερια. Ωε βεγαν ατ αβουτ 9:00 α.µ. Module Five 20 Rules of Plain English 59 Distinguish “which” from “that” Υσε ωηιχη το ιντροδυχε νον− ρεστριχτιϖε χλαυσεσχλαυσεσ τηατ δοντ ναρροω ορ restrict τηε µεανινγ. Συχη χλαυσεσ χουλδ βε πυτ ιντο παρεντηεσεσ ορ ρεµοϖεδ εντιρελψ ωιτηουτ αλτερινγ τηε εσσεντιαλ µεανινγ οφ τηε σεντενχε. Υσε τηατ φορ ρεστριχτιϖε χλαυσεσχλαυσεσ τηατ ναρροω ορ ρεστριχτ τηε µεανινγ. Συχη χλαυσεσ αρε αλωαψσ ιντεγραλ το τηε σεντενχε, ανδ χουλδ νοτ βε πυτ ιντο παρεντηεσεσ ορ ρεµοϖεδ εντιρελψ ωιτηουτ αλτερινγ τηε εσσεντιαλ µεανινγ οφ τηε σεντενχε. Ωηιχη ανδ τηατ αρε πυνχτυατεδ διφφερεντλψ. Βεχαυσε ωηιχη ιντροδυχεσ α χλαυσε τηατ χουλδ βε πλαχεδ ιν παρεντηεσεσ, ιτ ισ πρεχεδεδ ωιτη α χοµµα. Βυτ βεχαυσε τηατ ιντροδυχεσ α χλαυσε τηατσ ιντεγραλ το τηε σεντενχε ανδ χουλδ νοτ βε πλαχεδ ιν παρεντηεσεσ, ιτ ισ νοτ πρεχεδεδ ωιτη α χοµµα. Example Ωε ρεϕεχτεδ τηε λαστ προποσαλ, ωηιχη ωασ σεντ βψ φαξ. (The rejected proposal happens to have been faxed) Ωε ρεϕεχτεδ τηε λαστ προποσαλ τηατ ωασ σεντ βψ φαξ. (But not necessarily the last proposal) Exercise 18: “Which” and “that” Ρεϖιεω εαχη σεντενχε ανδ δεχιδε ιφ ωηιχη ανδ τηατ αρε υσεδ χορρεχτλψ: Τηε µαναγερ πλανσ το τακε υσ το τηε νεω Τηαι ρεσταυραντ τηατ ισ ιν ουρ ολδ οφφιχε βυιλδινγ. Πεντιχτον, ωηιχη λιεσ ωιτηιν τηε Οκαναγαν ςαλλεψ, ισ σηοων ον τηε ατταχηεδ µαπ. Τηε προποσαλ, ωηιχη ωε λικεδ βεστ, ωασ φροµ Αχµε Πριντινγ ανδ Βινδινγ. Τηε Χοµµιττεε ρεϖιεωεδ τηε βεστ πλανσ τηατ ωερε συβµιττεδ. Ωε χουλδ νοτ φινδ τηε διγιταλ φιλε, ωηιχη ωασ µισσινγ. 60 Sharpening Your Writing Skills Avoid surplus nouns Αϖοιδ νουνσ τηατ δοντ αδδ µεανινγ ορ πρεχισιον. Ωατχη ουτ φορ: • αππροαχη • λοχατιον • αρεα • ενϖιρονµεντ • χονχεπτ • σιτυατιον • χονδιτιον • τψπε Example Τηεψ ωερε ιντερεστεδ ιν τηε δεχεντραλιζεδ δεχισιον−µακινγ χονχεπτ. (No) Τηεψ ωερε ιντερεστεδ ιν δεχεντραλιζεδ δεχισιον µακινγ. (Yes) Try one Τηε µεετινγ ωασ δελαψεδ βψ τηε χουριερ σηορταγε σιτυατιον. Avoid noun and modifier strings Αϖοιδ στρινγινγ νουνσ ορ µοδιφιερσ τογετηερ. Εϖεν τωο−ωορδ στρινγσ χαν βε τακεν ιν σεϖεραλ ωαψσ. Ηοω µανψ διφφερεντ µεανινγσ χαν ψου τηινκ οφ φορ µαναγεµεντ οπτιον? Ινστεαδ, υνσταχκ στρινγσ το µακε τηε µεανινγ χλεαρ. Βεφορε ψου υσε στρινγσ, ασκ ψουρσελφ ιφ αλλ ψουρ ρεαδερσ ωιλλ κνοω ωηατ ψουρε ταλκινγ αβουτ. Instead of… Write… χοµπονεντ ρεφερενχε δεσιγνατορσ δεσιγνατορσ φορ ρεφερρινγ το χοµπονεντσ µαρκετινγ πλαν αναλψσισ αναλψσισ οφ τηε µαρκετινγ πλαν λονγ−ρανγε φαιλυρε πρεϖεντιον προγραµ λονγ−ρανγε προγραµ φορ πρεϖεντινγ φαιλυρεσ τψπιχαλ υσερ ιντερφαχε προβλεµ αρεα αρεασ ωηερε υσερσ τψπιχαλλψ ηαϖε προβλεµσ Module Five 20 Rules of Plain English 61 Exercise 19: Rewrite the following noun and modifier strings so their meaning is clear προβλεµ ρεσπονσιβιλιτψ χηανγεσ αδ ηοχ ρεπορτ γενερατιον υτιλιτψ οβσολετε χαρδηολδερ φιλε οπερατορ−ινδυχεδ φαιλυρε−ρατε ινχρεασε προβλεµ νον−λιτερατε περσοννελ µαναγερ 62 Sharpening Your Writing Skills Use pronouns with care Α pronoun ισ α ωορδ τηατ ρεπρεσεντσ α νουν. Τηε νουν τηατ ιτ ρεφερσ βαχκ το ισ ιτσ antecedent. Ηερε αρε σοµε χοµµον προνουνσ: • Ι • τηεψ • ιτ • ψου • ωηιχη • τηισ • ηε • τηεµ • τηατ • σηε • τηειρ • ονε Προνουνσ φορχε ρεαδερσ το ρεµεµβερ τηε αντεχεδεντ. Ιν σοµε χασεσ, τηε αντεχεδεντ µαψ νοτ βε χλεαρ. Example Τηε µαναγερσ εξπενσε ρεπορτσ ωερε ινχοµπλετε ανδ ωερε βεψονδ τηε περ διεµ ρατεσ σετ ουτ ιν τηε Συπεριντενδεντσ πολιχψ γυιδελινεσ. Τηισ πρεϖεντεδ τηεµ φροµ βεινγ προχεσσεδ. (Antecedents not clear) Τηε µαναγερσ εξπενσε ρεπορτσ ωερε ινχοµπλετε ανδ ωερε βεψονδ τηε περ διεµ ρατεσ σετ ουτ ιν τηε Συπεριντενδεντσ πολιχψ γυιδελινεσ. Τηε λαχκ οφ χοµπλετιον πρεϖεντεδ τηε ρεπορτσ φροµ βεινγ προχεσσεδ. (Clear) Personal pronouns ∆οντ βε αφραιδ το υσε περσοναλ προνουνσ, παρτιχυλαρλψ Ι, ωε, ανδ ψου. Τηεψ γιϖε ψουρ ωριτινγ α νατυραλ ηυµαν θυαλιτψ. Σεε Person, παγε 115). Σοµε ωριτερσ γετ χονφυσεδ βετωεεν συβϕεχτιϖε ανδ οβϕεχτιϖε χασεσ οφ προνουνσ. Example Ι γαϖε ηιµ τηε φιλε, βυτ ηε γαϖε µε νοτηινγ. (Okay) Βοβ ανδ µε ωεντ οϖερ τηε φιγυρεσ τογετηερ (No, “Bob and I”) Τηε αβοϖε εξαµπλε ισ χονφυσινγ βεχαυσε οφ τηε χοµπουνδ συβϕεχτ Βοβ ανδ µε. Ιν τηισ χασε, ψου χαν χηεχκ τηε προνουν µε βψ τεµποραριλψ οµιττινγ Βοβ. List of personal pronouns Subjective Objective Possessive Σινγυλαρ Ι µε µψ/µινεΦιρστ περσον Πλυραλ ωε υσ ουρ/ουρσ Σινγυλαρ ψου ψου ψουρ/ψουρσΣεχονδ περσον Πλυραλ ψου ψου ψουρ/ψουρσ Μασχυλινε ηε ηιµ ηισ Φεµινινε σηε ηερ ηερσ Σινγυ λαρ Νευτραλιτιτιτσ Τηιρδ περσον Πλυραλ τηεψ τηεµ τηειρσ/τηειρσ Module Five 20 Rules of Plain English 63 Avoid slang Αϖοιδ σλανγ (αλσο κνοων ασ colloquialisms)ωορδσ, ορ υσεσ οφ αχχεπτεδ ωορδσ, τηατ αρε νοτ γενεραλλψ χονσιδερεδ προπερ. Μανψ χοµµονλψ αχχεπτεδ ωορδσ βεγαν ασ σλανγ, βυτ ηαϖε χοµε ιντο γενεραλ υσε. Ωηεν ψου δεχιδε τηατ α ωορδ ισ αχχεπταβλε ωιλλ δεπενδ ον ηοω λιβεραλ ορ χονσερϖατιϖε ψου αρε ωιτη τηε λανγυαγε, ανδ ηοω φορµαλ ψουρ δοχυµεντ ισ. Examples of slang Ιτ ωασ χυττινγ−εδγε τεχηνολογψ. Χυρσορ οϖερ το τηε ριγητ οφ τηε σχρεεν. Ηισ πρεσεντατιον ωασ τοταλλψ ραδιχαλ. Ηεψ, δυδε, λοοκ ατ τηεσε φιγυρεσ! Σοµε ωριτερσ ωιλλ υσε σλανγ, βυτ πλαχε ιτ ιν σινγλε θυοτεσ. Ηερεσ ωηατ Στρυνκ ανδ Ωηιτε, αυτηορσ οφ The Elements of Style, ηαϖε το σαψ αβουτ τηισ πραχτιχε: If you use a colloquialism, or a slang word or phrase, simply use it; do not draw attention to it by enclosing it in quotation marks. To do so is to put on airs, as though you were inviting the reader to join you in a select society of those who know better. New words to consider: AQUADEXTROUS (ακ ωα δεκσ τρυσ) αδϕ. Ποσσεσσινγ τηε αβιλιτψ το τυρν α φαυχετ ον ανδ οφφ ωιτη ψουρ τοεσ. CARPERPETUATION (καρ πυρ πετ υ α σηυν) ν. Τηε αχτ, ωηεν ϖαχυυµινγ, οφ ρυννινγ οϖερ α στρινγ ορ α πιεχε οφ λιντ ατ λεαστ α δοζεν τιµεσ, ρεαχηινγ οϖερ ανδ πιχκινγ ιτ υπ, εξαµινινγ ιτ, τηεν πυττινγ ιτ βαχκ δοων το γιϖε τηε ϖαχυυµ ονε µορε χηανχε. DISCONFECT (δισ κον φεκτ) ϖ. Το στεριλιζε α πιεχε οφ χανδψ ψου δροππεδ ον τηε φλοορ βψ βλοωινγ ον ιτ, ασσυµινγ τηισ ωιλλ σοµεηοω ρεµοϖε αλλ τηε γερµσ. ELBONICS (ελ βον ικσ) ν. Τηε αχτιονσ οφ τωο πεοπλε µανοευϖρινγ φορ ονε αρµρεστ ιν α µοϖιε τηεατρε. FRUST (φρυστ) ν. Τηε σµαλλ λινε οφ δεβρισ τηατ ρεφυσεσ το βε σωεπτ οντο τηε δυστ παν ανδ κεεπσ βαχκινγ α περσον αχροσσ τηε ροοµ υντιλ ηε ορ σηε φιναλλψ δεχιδεσ το γιϖε υπ ανδ σωεεπ ιτ υνδερ τηε ρυγ. LACTOMANGULATION (λακ τοε µαν γψυ λαψ σηυν) ν. Μανηανδλινγ τηε οπεν ηερε σπουτ ον α µιλκ χονταινερ σο βαδλψ τηατ ονε ηασ το ρεσορτ το τηε ιλλεγαλ σιδε. PEPPIER (πεηπ εε αψ) ν. Τηε ωαιτερ ατ α φανχψ ρεσταυραντ ωηοσε σολε πυρποσε σεεµσ το βε ωαλκινγ αρουνδ ασκινγ δινερσ ιφ τηεψ ωαντ γρουνδ πεππερ. 64 Sharpening Your Writing Skills Be gender neutral ∆οντ µακε ασσυµπτιονσ αβουτ γενδερ. Ιφ ψουρε ταλκινγ αβουτ αλλ µαναγερσ, δοντ υσε ηε ορ σηε ορ ηισ ορ ηερσ υνλεσσ ψου κνοω τηατ ιτ ωιλλ αλωαψσ βε ονε γενδερ ορ τηε οτηερ. Αϖοιδ γενδερ−σπεχιφιχ νουνσ. Μανψ νεω γενδερ−νευτραλ νουνσ ηαϖε εντερεδ τηε λανγυαγε ιν τηε λαστ φεω δεχαδεσ. Ηερε αρε ϕυστ α φεω: Gender specific Gender neutral χηαιρµαν χηαιρ ορ χηαιρπερσον φισηερµαν φισηερ αχτρεσσ αχτορ φιρεµαν φιρεφιγητερ ωαιτρεσσ σερϖερ δελεγατεσ ανδ τηειρ ωιϖεσ δελεγατεσ ανδ τηειρ σπουσεσ ωορκµαν ωορκερ Μανψ ωριτερσ ρυν ιντο τρουβλε ωιτη περσοναλ προνουνσ βεχαυσε Ενγλιση δοεσ νοτ ηαϖε σινγυλαρ γενδερ−νευτραλ περσοναλ προνουνσ. Ηε, ηισ, σηε, ανδ ηερσ αρε αλλ γενδερ σπεχιφιχ. Προνουνσ συχη ασ τηεψ, τηειρ, ανδ τηεµ, ωηιλε νευτραλ, µυστ ρεφερ βαχκ το πλυραλ αντεχεδεντσ. Example Τηε µαναγερ (αντεχεδεντ) µυστ συβµιτ ηισ (προνουν) βυδγετ το ηεαδ οφφιχε. (Gender specific) Τηε µαναγερσ µυστ συβµιτ τηειρ ρεπορτσ το ηεαδ οφφιχε. (Gender neutral) Τηε µαναγερ µυστ συβµιτ τηε ρεπορτ το ηεαδ οφφιχε. (Pronoun omitted) Υσε τηεσε ταχτιχσ το αϖοιδ γενδερ− σπεχιφιχ προνουνσ, ορ ωορσε, αωκωαρδ χονστρυχτιονσ λικε ηε/σηε. • Ρεπεατ τηε νουν (δεσπιτε ωηατ ψουρ Ενγλιση τεαχηερ µαψ ηαϖε σαιδ, δοντ ωορρψ αβουτ υσινγ τηε σαµε ωορδ οϖερ αγαιν). • Ιφ αππροπριατε, µακε τηε αντεχεδεντ πλυραλ σο ψου χαν υσε τηεψ, τηεµ, ορ τηειρ (φορ εξαµπλε, ταλκ αβουτ χλερκσ ινστεαδ οφ τηε χλερκ). • ∆ροπ τηε προνουν εντιρελψ, ορ ρε−χαστ τηε σεντενχε σο τηατ α προνουν ισ νοτ νεχεσσαρψ. [...]... these numbers IX M CM XC MCMXCIX MM Module Five 20 Rules of Plain English 71 Capitalize properly Χαπιταλιζε προπερ νουνσ ονλψναµεσ οφ πεοπλε, οβϕεχτσ, ανδ εντιτιεσ ∆ον’τ χαπιταλιζε α ωορδ βεχαυσε ψου τηινκ ιτ’σ ιµπορταντ ορ ψου ωαντ ιτ το στανδ ουτ Χαπιταλιζατιον ηελπσ ρεαδερσ διστινγυιση τηε ναµεσ οφ τηινγσ φροµ τηε δεσχριπτιονσ οφ τηινγσ Exercise 25: List 10 types of things that should be capitalized.. .Module Five 20 Rules of Plain English 65 Be specific Αϖοιδ αβστραχτ ορ ινεξαχτ τερµσ Ιν βυσινεσσ, ψουρ ρεαδερσ αρε λοοκινγ φορ σολιδ, δεσχριπτιϖε ινφορµατιονφαχτσ, φιγυρεσ, ανδ διρεχτιονσ Exercise 20: Revise these sentences to replace the general and the inexact w ith the exact and the concrete Μυδ... τηεψ’ρε ωε’ρε ωον’τ ψου’λλ ψου’ρε χαννοτ δο νοτ Ι ωουλδ Ι ωιλλ Ι αµ ιτ ωιλλ ιτ ισ σηε ωουλδ/ηε ωουλδ σηε ωιλλ/ηε ωιλλ σηε ισ/ηε ισ τηερε ισ τηεψ ωιλλ τηεψ αρε ωε αρε ωιλλ νοτ ψου ωιλλ ψου αρε Module Five 20 Rules of Plain English 69 Be concise Remove all unnecessary words to keep your writing as short as possible You may find that your first draft contains unnecessary wording or redundant expressions Take... ιν τηε νειγηβουρηοοδ οφ το α χερταιν εξτεντ ασ α µαττερ οφ φαχτ συφφιχε ιτ το σαψ ηιτ τηε ναιλ ον τηε ηεαδ τηε φαχτ οφ τηε µαττερ ισ ωε βεγ το αχκνοωλεδγε αϖοιδ χλιχησ λικε τηε πλαγυε Module Five 20 Rules of Plain English 67 Place modifiers carefully Ωατχη ωηερε ψου πλαχε µοδιφιερσ, συχη ασ “ονλψ,” “αλµοστ,” “αλρεαδψ,” “εϖεν,” “ϕυστ,” “νεαρλψ,” “µερελψ,” ανδ “αλωαψσ.” Χονσιδερ ηοω τηε πλαχεµεντ οφ... αππαρατυσ) Initialism – χοµποσεδ οφ τηε ινιτιαλ λεττερσ ορ παρτσ οφ α χοµπουνδ τερµ, βυτ υσυαλλψ ρεαδ λεττερ βψ λεττερ, ρατηερ τηαν ασ α σινγλε ωορδ, συχη ασ “ρπµ” (ρεϖολυτιονσ περ µινυτε) Module Five 20 Rules of Plain English 73 Write numbers consistently • ιφ ονε νυµβερ ιν α σεντενχε ισ 10 ορ γρεατερ, τηεν υσε φιγυρεσ φορ αλλ νυµβερσ (φορ εξαµπλε, “4 αππλεσ, 5 ορανγεσ, ανδ 12 πεαρσ”)—εξχεπτ φορ “ονε,”... use acronyms instead make the type smaller than 10 points reduce line spacing or widen the text column The chances of someone reading your writing are inversely proportional to its size avoid redundant expressions, such as “abundantly clear” avoid clichés, such as “in the neighbourhood of Signs and Notices From Around the World: Leipzig Elevator Swiss Inn 70 Sharpening Your Writing Skills Avoid foreign... Swiss Inn 70 Sharpening Your Writing Skills Avoid foreign w ords Αϖοιδ φορειγν ωορδσ ιν ψουρ ωριτινγ, υνλεσσ τηεψ ηαϖε χοµε ιντο χοµµον υσε ορ τηερε’σ νο συβστιτυτε Σπελλ τηεµ ουτ ιν φυλλ: Abbreviation English equivalent Exercise 22: What do these foreign w ords and phrases mean? ε.γ “φορ εξαµπλε” ορ “φορ ινστανχε” προ βονο ι.ε “τηατ ισ” ορ “τηατ ισ το σαψ” ετχ “ανδ σο ον” ορ ιντροδυχε τηε λιστ ωιτη... ιν βυσινεσσ ωριτινγ: • αϖοιδ δανγλινγ πρεποσιτιονσ (σεε Use prepositions with care, παγε 58) • δον’τ υσε περσοναλ προνουνσ, συχη ασ “Ι,” “ωε,” ορ “ψου,” εξχεπτ ιν ινφορµαλ δοχυµεντσ (σεε Writing points of view, παγε 39, ανδ Use pronouns with care, παγε 62) • ϖαρψ σεντενχε στρυχτυρε το µαινταιν ρεαδερ ιντερεστ (σεε Active and passive verbs, παγε 50) • • ϖαρψ σεντενχε λενγτη (σεε Sentence length, παγε... ορ “ανδ” Γυιδελινεσ φορ υσινγ νυµβερσ ιν τεξτ: • σπελλ ουτ νυµβερσ φροµ ονε τηρουγη νινε • υσε φιγυρεσ φορ 10 ανδ γρεατερ, εξχεπτ νυµβερσ ρουνδεδ το µιλλιονσ (φορ εξαµπλε, “10 µιλλιον”) Ignore some old rules 74 Sharpening Your Writing Skills Wy E g h is acra la g a e h n lis zy n u g • Τηερε ισ νο εγγ ιν εγγπλαντ, νορ ηαµ ιν ηαµβυργερ Ιφ ψου ηαϖε α βυνχη οφ οδδσ ανδ ενδσ ανδ γετ ριδ οφ αλλ βυτ ονε οφ . Module Five 20 Rules of Plain English 55 MODULE 5 MODULE 5MODULE 5 MODULE 5 20 Rules of Plain English NΟΩ τηατ ψουϖε µαστερεδ. νοτ ιδεντιφιεδ. • σταφφινγ νοτ αππροϖεδ • οτηερ ερρορσ Module Five 20 Rules of Plain English 57 Keep related words together Κεεπ ρελατεδ ωορδσ τογετηεροτηερωισε