HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (Kèm theo Công văn số 45 /BTTTT-ƯDCNTT ngày 04/01/2013 Bộ Thông tin Truyền thông) Phần I QUY ĐỊNH CHUNG I PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Phạm vi áp dụng Tài liệu hướng dẫn việc áp dụng tiêu chí đánh giá hệ thống thơng tin quản lý văn điều hành (sau viết tắt HTQLVBĐH) Đối tượng áp dụng Đối tượng áp dụng bao gồm quan nhà nước triển khai HTQLVBĐH Các quan, tổ chức khác tham khảo việc áp dụng tiêu chí đánh giá II HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG Nguyên tắc tính tốn đánh giá a) Trong tiêu chí này, tiêu chí đánh giá chất lượng HTQLVBĐH chia thành nhóm: Chất lượng sử dụng, chất lượng việc sử dụng văn điện tử - Chất lượng sử dụng bao gồm hiệu sử dụng thực tế mà HTQLVBĐH mang lại, tập trung vào mong muốn chất lượng người dùng - Chất lượng chất lượng mặt kỹ thuật HTQLVBĐH, bao gồm chức cần có yêu cầu chức yêu cầu khả hoạt động hệ thống - Việc sử dụng văn điện tử mục tiêu cần đặt ra, công việc cần thực nhằm thúc đẩy việc sử dụng văn điện tử quan nhà nước b) Mơ hình chất lượng, phương pháp quy trình đánh giá dựa tiêu chuẩn quốc tế ISO-9126 ISO-14598 Tuy nhiên, mơ hình chất lượng tiêu chí đánh giá điều chỉnh cho phù hợp với HTQLVBĐH - Các tiêu chí đánh giá chất lượng sử dụng: + Hiệu sử dụng; + An toàn, bảo mật; + Thỏa mãn người dùng - Các tiêu chí đánh giá chất lượng ngoài: + Chức năng; + Hiệu hoạt động; + Tính khả dụng; + Tính tin cậy; + Khả bảo trì, chuyển đổi - Các tiêu chí đánh giá việc sử dụng văn điện tử quan nhà nước: + Tỷ lệ sử dụng văn điện tử hoạt động nội quan nhà nước; + Tỷ lệ trao đổi văn điện tử quan nhà nước với với quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác; + Bảo đảm điều kiện sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước c) Để đánh giá tiêu chí, tài liệu đưa số phép đánh giá tương ứng Mục đích, phương pháp áp dụng, cơng thức tính điểm đối tượng áp dụng phép đánh giá mô tả chi tiết Phần II Do số lượng tiêu chí phép đánh giá mơ tả tiêu chí nhiều, số phép đánh giá cần có nhiều thời gian công sức thực được, tài liệu khuyến nghị đơn vị thực đánh giá cần nghiên cứu lựa chọn phép đánh giá phù hợp với mục tiêu đơn vị để áp dụng, khơng thiết phải sử dụng tồn tiêu chí phép đánh giá tiêu chí Sau thực đánh giá hệ thống xác định điểm số cho phép đánh giá, điểm số tiêu chí trung bình cộng điểm số phép đánh giá cho tiêu chí đó, cụ thể: Trong đó: - Pi điểm tiêu chí đánh giá thứ i tiêu chí; - mi số lượng phép đánh giá tiêu chí thứ i; - Xj điểm đạt phép đánh giá thứ j tiêu chí thứ i Tiếp theo, tính điểm đạt cho nhóm tiêu chí, sử dụng cơng thức tính trung bình cộng có trọng số điểm đạt tiêu chí nhóm đó, cụ thể cơng thức tính điểm cho nhóm tiêu chí sau: Trong đó: - Pi điểm đạt tiêu chí thứ i; - wi trọng số tiêu chí thứ i; - n tổng số tiêu chí đánh giá nhóm tiêu chí Các trọng số wi tra từ bảng trọng số tương ứng bên dưới: + Bảng trọng số tiêu chí đánh giá chất lượng sử dụng Tên tiêu chí Hiệu sử dụng Trọng số 2,5 An toàn, bảo mật Thỏa mãn người dùng 1,5 1,2 + Bảng trọng số tiêu chí đánh giá chất lượng ngồi Tên tiêu chí Chức Hiệu hoạt động Trọng số 1,5 1,2 Tính khả dụng 1,2 Tính tin cậy Khả bảo trì, chuyển đổi 0,8 + Bảng trọng số tiêu chí đánh giá việc sử dụng văn điện tử quan nhà nước Tên tiêu chí Trọng số Tỷ lệ sử dụng văn điện tử hoạt động nội 1,7 quan nhà nước Tỷ lệ trao đổi văn điện tử quan nhà nước với với quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác Bảo đảm điều kiện sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước 0,8 Điểm số chất lượng HTQLVBĐH trung bình cộng điểm số nhóm tiêu chí PHTQLVBĐH = (PChất lượng sử dụng + PChất lượng + PViệc sử dụng văn điện tử)/3 Một hệ thống coi đạt yêu cầu chất lượng hệ thống đạt từ 70 điểm trở lên khơng nhóm tiêu chí có điểm số 50 Đồng thời, điểm số mức thấp thành phần dẫn điểm yếu mà quan sử dụng HTQLVBĐH cần quan tâm để có biện pháp điều chỉnh kịp thời bảo đảm cho HTQLVBĐH hoạt động hiệu quả, ổn định Bảng đánh giá Mỗi tiêu chí xem xét, tổ chức thành bảng đánh giá gồm nhiều phép đánh giá cho tiêu chí đó, bảng phép đánh giá gồm cột sau: a) Tên phép đánh giá; b) Mục đích phép đánh giá; c) Phương pháp áp dụng (có thể áp dụng phương pháp kết hợp nhiều phương pháp để tăng độ xác phép đánh giá): - Kiểm tra: cán đánh giá trực tiếp kiểm tra hệ thống để xác định kết phép đánh giá; - Kiểm thử: + Kiểm thử thủ công: cán đánh giá lập tình kiểm thử giả định, thực tình kiểm thử đó, vào kết kiểm thử để xác định kết phép đánh giá; + Kiểm thử tự động: cán đánh giá sử dụng cơng cụ tự động hóa q trình kiểm thử, lập kịch cho tình kiểm thử tự động thực việc kiểm thử tự động, thống kê kết thu được, từ xác định kết phép đánh giá - Khảo sát: + Khảo sát phiếu: cán đánh giá gửi phiếu khảo sát đến đối tượng khảo sát để thu thập ý kiến, tổng hợp kết khảo sát để xác định kết phép đánh giá; + Khảo sát online: cán đánh giá lập trang web để khảo sát lấy ý kiến trực tuyến, yêu cầu quan chủ quản cổng đưa liên kết đến trang khảo sát lên cổng thông tin để cán bộ, công chức, viên chức làm việc quan nhà nước có sử dụng HTQLVBĐH truy cập vào đóng góp ý kiến d) Phép đo, cơng thức tính tốn thành phần liệu: cơng thức tính điểm cho phép đánh giá dựa kết đánh giá, đưa thang điểm 100 để dễ so sánh; đ) Điểm đạt (thang điểm 100); e) Đối tượng đánh giá - HTQLVBĐH; - Ban lãnh đạo; - Cán quản trị hệ thống; - Văn thư; - Cán xử lý văn bản; - Người dùng (bao gồm tất đối tượng trên) PHẦN II BỘ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH I CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG SỬ DỤNG Hiệu sử dụng Tên phép đánh giá Mục đích phép đánh giá Phương pháp áp dụng Điểm đạt Phép đo, cơng thức tính tốn thành phần liệu (Thang 100) Đối tượng đánh giá A = Thời gian trung bình xử lý văn hành qua hệ thống Đảm bảo chức xử Khảo sát cán xử lý văn B = Thời gian trung bình xử lý lý văn HTQLVBĐH hành xác định lượng văn hành thủ công giúp tiết kiệm thời gian so thời gian tiết kiệm so với thông thường với phương pháp truyền việc xử lý văn hành A/B ≤ 1/2 X = 100 thống chưa có hệ thống 1/2