Đang tải... (xem toàn văn)
Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 cuốn sách trình bày các kỹ năng thuyết trình; kỹ năng nghe và phản hồi; kỹ năng viết báo cáo; kỹ năng lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp; kỹ năng quản lý văn bản; kỹ năng thu thập và xử lý thông tin quản lý. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Chuyên đề Kỹ NĂNG THUYếT TRìNH I NHữNG VấN Đề CHUNG Về THUYếT TRìNH Khái niệm thuyết trình Thuyết trình hay gọi nói trước đám đông hình thức quan trọng mà đại biểu Hội đồng nhân dân muốn thực giao tiếp có hiệu cần phải rèn luyện cho kỹ Đây hoạt động phổ biến giao tiếp, đặc biệt lĩnh vực hoạt động quan hệ công chúng (PR), giáo dục hoạt động quản lý Một số tài liệu phân biệt hai khái niệm thuyết trình nói trước đám đông, theo đó: - Về phương diện nội dung: nói trước đám đông thường mang tính chất thông báo, trao đổi thông tin nhiều hơn, thuyết trình mang tính chuyên sâu hơn, cấp độ cao - Về không gian khoảng thời gian: nói trước đám đông diễn nhiều địa điểm khác nhau, 150 phòng làm việc địa điểm công cộng Với thuyết trình không gian thời gian người nói xác định cụ thể Tuy vậy, nói trước đám đông thuyết trình nhiều ngăn cách mà có giao thoa lớn Vì vậy, đây, không đặt phân biệt Thuyết trình, hay gọi diễn thuyết, nói chuyện trước nhiều người vấn đề cách có hệ thống Thuyết trình thường thực trường hợp: - Phát biểu trước họp, - Thuyết trình hội thảo, - ChÊt vÊn, - Thut phơc, - Gi¶i thÝch Vai trò thuyết trình Trong thực thi công vụ, thuyết trình đóng vai trò quan trọng, việc, vấn đề, chủ trương, sách nhà quản lý cán bộ, công chức thuyết trình trước nhân dân, quan, đơn vị hay thuyết trình cho lÃnh đạo cách có hiệu quả, điều tác động tích cực đến chất lượng, hiệu công việc mà thể lực, trí thông minh uy tín cán bộ, công chức xà hội 151 Ngoài ra, thuyết trình có số ưu điểm sau: - Về dung lượng thời gian: truyền đạt lượng thông tin lớn cho nhiều đối tượng lúc, khoảng thời gian ngắn - Về lợi ích kinh tế: so với nhiều hình thức giao tiếp khác, thuyết trình tiết kiệm chi phí thời gian - Về mặt tâm lý: người thuyết trình chủ động nội dung thời gian Một số lỗi thường gặp thuyết trình Khi thuyết trình, người thuyết trình mắc phải số lỗi có ảnh hưởng đến chất lượng thuyết trình, người thuyết trình chuẩn bị không chu đáo kiểm soát không tốt trình Dưới số lỗi thường gặp thuyết trình: - Không xác định rõ nội dung định nói, hay nói cách khác, phải nói Trong thực tế, nhiều người trao đổi ý niệm rõ ràng họ truyền đạt đến người nghe - Không tự tin vào mình, không nhận thức méo mó có thông tin nên trình thuyết trình không điều chỉnh kịp thời - Xây dựng cấu trúc thuyết trình không phù hợp, thông điệp đưa không gắn với mối quan tâm người nhận 152 - Không biết cách kết hợp hành vi không lời trình truyền đạt không hỏi ý kiến phản hồi người nhận để kiểm tra lại người nghe xem cã thùc sù th«ng hiĨu kh«ng - Kh«ng biết cách tận dụng phương tiện hỗ trợ khác dẫn đến thuyết trình tẻ nhạt, không thuyết phục người nghe - Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp; thông tin thiếu xác, sai số liệu; kết hợp cách linh hoạt với phương tiện hỗ trợ khác - Độc thoại chiều - Trình bày qua loa - Quay lưng phía ngêi nghe - Kh«ng rót kinh nghiƯm sau thut trình Các yếu tố cản trở thuyết trình - Cản trở tâm lý: Người thuyết trình thường có cảm giác bất an khi: + Truyền đạt chủ trương, sách mà biết người nghe không hưởng ứng + Lần thuyết trình vấn đề quan trọng trước đông người + Người nghe dửng dưng với người nói với vấn đề người nói đưa + Hoặc tự ti vị địa vị nói, truyền đạt cho cấp lÃnh đạo cho chuyên gia nghe, nhiều người nói bị ảnh 153 hưởng yếu tố tâm lý người nghe - Cản trở ngôn ngữ, đặc biệt cách dùng từ ngữ không phù hợp, không xác mặt ngữ nghĩa gây hiểu lầm khó hiểu - Cản trở sở vật chất, hệ thống âm tồi, thiếu ánh sáng, nóng lạnh quá, tài liệu có khó đọc - Cản trở môi trường, cản trở bên có tác động tiêu cực tới kết trình truyền đạt thông tin Ví dụ: nhiễu, có nhiều thứ diễn lúc, phân tán tư tưởng, v.v - Cản trở không tương đồng người tham gia trình truyền đạt dẫn tới hiểu sai Sự không tương đồng về: kiến thức chuyên môn, tuổi, giới tính, cá tính, tiêu chuẩn giá trị, giáo dục/học vấn, phong cách sống, văn hoá, v.v II Kỹ NĂNG THUYếT TRìNH Việc rèn luyện kỹ thuyết trình cần tiến hành theo quy trình ba giai đoạn, gồm: chuẩn bị thuyết trình, tiến hành thuyết trình, đánh giá rút kinh nghiệm Chuẩn bị thuyết trình Trong giai đoạn chuẩn bị thuyết trình, người thuyết trình cần phải thực tốt 154 công việc đây: - Xác định đối tượng người nghe Xác định đối tượng người nghe việc cần thể trước thuyết trình Đối tượng người nghe hoạt ®éng thùc thi c«ng vơ cã thĨ bao gåm: + Công dân đại diện tổ chức; + Cá nhân nhóm đến làm việc đề nghị phối hợp, cộng tác; + Cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp Mỗi đối tượng có nét đặc thù khác nhau, thuộc mối quan hệ định cán bộ, công chức Vì vậy, để buổi thuyết trình thành công, trước thuyết trình, người thuyết trình chuẩn bị cho buổi thuyết trình cần trả lời ba câu hỏi hai vấn đề sau: + Người nghe ai? Quy mô thành phần người nghe? + Người nghe muốn biết thông tin vấn ®Ị g×? + Ngêi nghe ®· biÕt g× vỊ chđ đề trình bày? + Quan hệ người nghe người thuyết trình + Phản ứng có từ phía người nghe Việc trả lời tốt câu hỏi trước thuyết trình điều tuyệt vời Tuy nhiên, nhiều trường hợp, người thuyết trình tìm hiểu người nghe trình truyền đạt thông tin cách quan sát thái độ 155 người nghe, nắm bắt phản hồi họ để điều chỉnh cách truyền đạt cho phù hợp với bối cảnh lúc nói - Xác định mục đích thuyết trình Mục đích thuyết trình liên quan chặt chẽ với đối tượng người nghe Tuy nhiên, thực tế đối tượng người nghe mục đích thuyết trình trùng khít với nhau, tức đối tượng mục đích Sẽ có nhiều vấn đề mà người cán bộ, công chức trình bày vượt mong đợi đề nghị người nghe Ngược lại, có nội dung ngêi nghe muèn nghe nhng ngêi thuyÕt tr×nh sÏ định truyền đạt cho họ vào dịp khác hình thức khác Mục đích thuyết trình cán bộ, công chức thực thi công vụ đa dạng Đó để thông báo cho dân biện pháp mà quyền thực thêi gian tíi nh chun ®ỉi mơc ®Ých sư dơng ®Êt, thu håi ®Êt; cịng cã thĨ ®Ĩ chia sẻ, truyền đạt thông tin chủ trương mới, sách cho cán bộ, nhân viên quan tạo diễn đàn trao đổi lắng nghe ý kiến nhân dân Như vậy, việc thuyết trình, đối tượng mục đích thuyết trình phong phú đa dạng, suy cho mục đích thuyết trình người nghe là: kiến thức, kỹ 156 thái độ - Thu thập xử lý thông tin Để thuyết trình có hiệu yếu tố mà người thuyết trình cần phải trọng khâu thu thập xử lý thông tin liên quan đến vấn đề trình bày Không thể thuyết trình tốt người thuyết trình đầy đủ, xác thông tin vấn đề trình bày Thực tiễn cho thấy, lý làm cho việc truyền đạt hiệu thông tin thiếu xác, sai số liệu số liệu đưa không sát với thực tế Trong thực thi công vụ, nhóm thông tin liên quan đến nội dung truyền đạt, là: thông tin chủ trương, sách cấp quan, đơn vị; thông tin liên quan đến hoạt động thực tế lĩnh vực cần truyền đạt - Xây dựng cấu trúc nội dung Cấu trúc nội dung thuyết trình thùc thi c«ng vơ cịng gièng nh cÊu tróc nội dung thuyết trình khác thực tế, thông thường cấu trúc có ba phần: phần mở đầu (đặt vấn đề); nội dung (giải qut vÊn ®Ị); kÕt ln (kÕt thóc vÊn ®Ị) Khi xây dựng thuyết trình cần thực công việc sau: xây dựng dàn ý, tổ chức, bố cục thuyết trình, chuẩn bị dàn ý, ước tính độ dài, định kiểu trình bày 157 - Lựa chọn phương tiện thuyết trình + Lựa chọn cách thức nói ngắn gọn, rõ ràng, phù hợp với nội dung đối tượng Không nói lắp, dùng từ địa phương từ mang tính hàn lâm không phù hợp với đối tượng; âm lượng, tốc độ lời nói cần phải điều chỉnh: không nhanh không chậm, không nói giọng đều + Sử dụng phương tiện hỗ trợ lời nói trang phục người thuyết trình, điệu thể mắt, tay, cử điệu phương tiện kỹ thuật khác như: máy tính, máy chiếu hắt; bảng viết; giấy A0, giấy màu ; thiết bị âm thanh, hình ảnh máy quay, đầu video, - Lựa chọn thời điểm Thời điểm thuyết trình cần xem xét cách cẩn thận có ảnh hưởng đến hiệu thuyết trình Vì vậy, người thuyết trình nên chọn thời điểm thích hợp, đặc biệt nên xem xét đến tâm lý người nghe lẫn tâm lý thân - Luyện tập trước thuyết trình Thuyết trình nghệ thuật người thuyết trình người nghệ sĩ Để trở thành người thuyết trình tốt trước diễn đòi hỏi người phải chuẩn bị luyện tập trước NÕu cã c¬ héi, cã thĨ lun tËp nãi tríc nhóm nhỏ nhờ người đóng góp ý kiến 158 tự luyện tập Chính trải nghiệm nhỏ chuẩn bị giúp cho cán bộ, công chức thành công bước vào buổi thuyết trình Thực thuyết trình Thông thường, thuyết trình gồm phần: phần mở đầu hay phần giới thiệu; phần thân hay phần trình bày nội dung; phần kết thúc Các phần có vai trò quan trọng khác có mèi quan hƯ mËt thiÕt víi - PhÇn giíi thiệu Trong phần này, người thuyết trình phải khơi gợi sù quan t©m chó ý cđa ngêi nghe; x©y dùng sù tin tëng cđa ngêi nghe; giíi thiƯu tỉng quan trình bày theo quy tắc: Trình bày khái quát trình bày Mở đầu thuyết trình cần phải làm rõ số điểm sau: mục đích thuyết trình, kết cấu nội dung thuyết trình, phương thức thuyết trình, thời lượng cho toàn phần thuyết trình, trách nhiệm người nghe - Phần thân Trong phần này, người thuyết trình phải trình bày tất nội dung thông tin cần truyền tải đến người nghe theo quy tắc: Trình bày chi tiết cần trình bày, liên kết ý với để bảo đảm tính l«gÝch Khi thuyÕt 159 ... tập Chính trải nghiệm nhỏ chuẩn bị giúp cho cán bộ, công chức thành công bước vào buổi thuyết trình Thực thuyết trình Thông thường, thuyết trình gồm phần: phần mở đầu hay phần giới thiệu; phần. .. tin gửi cho họ Nếu người nghe tỏ không hiểu thông điệp, cần làm rõ ý Đặt câu hỏi Nhắc lại cần thiết, sử dụng cấu trúc câu từ khác 1 62 III HOàN THIệN Kỹ NĂNG THUYếT TRìNH Để hoàn thiện kỹ thuyết... thêi gian cho viƯc nghe, 58% cho việc đọc, nói viết Như vậy, gần nửa thời gian giao tiếp dành cho việc nghe Nhưng người ta lại dành thời gian cho việc rèn luyện kỹ nghe Các nhà nghiên cứu cho mức