Đang tải... (xem toàn văn)
Phương pháp luận phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA.
- 1 - Luận văn Phương pháp luận phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA - 2 - LỜI MỞ ĐẦU Sự ra đời của công nghệ thông tin là một trong những thành quả vĩ đại nhất của con người. Nhịp độ phát triển của công nghệ thông tin đang là một vấn đề rất được các ngành khoa học, giáo dục, kinh tế, … quan tâm. Nó hiện hữu với một tầm vóc hết sức mạnh mẽ, to lớn và ngày càng lớn mạnh thêm. Tin học giữ vai trò đặc biệt trong hoạt động của con người, trong đời sống xã hội, trong khoa học kĩ thuật, trong sản xuất kinh doanh, trong quản lý khách hàng, trong các hoạt động mua bán hàng hoá, …. Ứng dụng tin học trong việc quản lý dường như không còn xa lạ với các doanh nghiệp, công ty hiện nay. Lợi ích mà các chương trình phần mềm quản lý đem lại khiến ta không thể phủ nhận tính hiệu quả của nó. Ngày nay những thành tựu, những đổi mới trong công nghệ, trong quản lý kinh doanh, trong lĩnh vực giáo dục, … đều có sự góp phần quan trọng của tin học. Vai trò của tin học rất to lớn, đa dạng, vô tận … Bởi vậy, khi loài người đang bước vào thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá, tin học đã thực sự trở thành một ngành khoa học công nghệ mũi nhọn Trong nền sản xuất hiện đại cùng với các công nghệ khoa học khác, tin học đã trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp, công cụ khám phá, khai thác và phục vụ rất hiệu quả trong các lĩnh vực sản xuất, đời sống xã hội … Trên thực tế đã có rất nhiều tổ chức kinh tế sử dụng các phần mềm để quản lý việc kinh doanh của mình với nhiều mô hình ứng dụng khác nhau như: quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, quản lý lương, quản lý kho hàng, … và nó đã đem lại những hiệu quả kinh tế, xã hội to lớn cho tổ chức đó Với xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học trong hoạt động bán hàng tại các cơ sở kinh doanh là rất cần thiết. Ngoài mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, nó còn đảm bảo sự tồn tại vững chắc trong môi trường kinh doanh hiện nay đồng thời đáp ứng được những mong muốn và đòi hỏi khắt khe nhất của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. - 3 - Từ những lý do trên, trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu thực tế của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA. Với sự giúp đỡ của cán bộ nhân viên trong công ty, em đã nắm bắt được những thông tin về công ty, đánh giá sơ bộ được thực trạng tin học hóa tại công ty. Cùng với những kiến thức em đã được học trong suốt 7 học kì tại trường Đại học Kinh tế quốc dân, em muốn xây dựng một phần mềm để hỗ trợ cho công tác quản lý của công ty Chuyên đề thực tập bao gồm các phần: 1. Tổng quan về Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA 2. Phương pháp luận phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA 3. Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA - 4 - CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HAVINA 1. Tổng quan về Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA 1.1. Quá trình thành lập và phát triển Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA là doanh nghiệp được thành lập bởi các cổ đông sáng lập viên là những người được đào tạo chính quy trong nước và ngoài nước, am hiểu ngành nghề kinh doanh và có khả năng tổ chức quản lý lãnh đạo tốt. Hoạt động của Công ty được Nhà nước đảm bảo bởi sự cấp phép của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội- giấy phép số 1013009326. 1.2. Ngành nghề được phép hoạt động và đăng ký kinh doanh - Chuyên đấu thầu dự án, sản xuất, buôn bán thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, thiết bị đo lường điều khiển, thiết bị y tế, các sản phẩm tự động hoá, thiết bị báo cháy, báo trộm, sản phẩm cơ kim khí, thiết bị viễn thông, thiết bị trường học, máy tính và các thiết bị văn phòng. - Dịch vụ tư vấn, đào tạo, dạy nghề và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện tử, viễn thông, công nghệ thông tin - Sản xuất và buôn bán các sản phẩm phần mềm ứng dụng - Dịch vụ lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng và hỗ trợ vận hành các sản phẩm công ty kinh doanh 1.3. Mô hình tổ chức công ty Nhằm phục vụ khách hàng theo phương thức tối ưu nhất, Công ty cổ phần HAVINA được tổ thức theo mô hình sau: ( Xem hình 1.1) - 5 - ` Chú thích: Quan hệ chỉ đạo: Quan hệ phối hợp: ( Hình 1.1 : Mô hình tổ chức của công ty ) HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Dự án Phòng Kỹ thuật Phòng Nghiên cứu phát triển Phòng Kế toán Phòng Bảo hành Phòng Hành chính - 6 - 1.4. Khả năng cung cấp Công ty thường xuyên tham gia tư vấn, thiết kế, cung cấp, thiết bị và lắp đặt chuyển giao công nghệ các thiết bị trong lĩnh vực công nghệ thông tin, điện tử viễn thông . - Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin cho các cơ quan Đảng nhà nước, trường đại học, cao đẳng trung học chuyên nghiệp, cơ quan quân đội, ngân hàng - Cung cấp hệ thống báo trộm, báo cháy các cơ quan công an, trại giam, ngân hàng, khách sạn … - Cung cấp hệ thống thiết bị đào tạo các trường đại học, các viện, các trung tâm đào tạo - Cung cấp hệ thống thiết bị đo lường điều khiển, vật tư trang thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học kỹ thuật cho nhà máy xi măng - Cung cấp hệ thống thiết bị phòng thí nghiệm, thiết bị y tế cho bệnh viện, phòng khám đa khoa, phòng khám tư nhân - Cung cấp hệ thống điều hòa cục bộ và điều hòa trung tâm 1.5. Năng lực lắp đặt, vận hành, bảo trì và đào tạo * Nhân lực phục vụ thiết kế, thi công và đào tạo kỹ thuật Công ty cổ phần Havina là tổ chức chuyên ngành có đội ngũ chuyên gia, kỹ thuật đáp ứng được nhu cầu lắp đặt, hướng dẫn, sử dụng và bảo hành các thiết bị cho khách hàng Về nhân lực kỹ thuật: Trình độ Đại học, Cao đẳng, TH chuyên nghiệp: 28 người Ngoài các chương trình đào tạo cơ bản, mỗi năm các bộ kỹ thuật của Công ty còn được đào tạo nâng cao nghiệp vụ ở nước ngoài thông qua tài trợ của các tập đoàn và các hãng mà công ty phân phối sản phẩm. Qua các chương trình này, cán bộ của Công ty cổ phần Havina được các nhà sản xuất chứng nhận về trình độ và khả năng chuyển giao công nghệ, lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và bảo hành thiết bị công nghệ tại Việt Nam. - 7 - Bên cạnh đó, Công ty cổ phần Havina còn có nhiều cộng tác viên chuyên môn trong nhiều ngành và các Hiệp hội kỹ thuật khác nhau. Các hoạt động dịch vụ kỹ thuật của công ty được hỗ trợ kỹ thuật bởi các cộng tác viên trong nước và nhiều chuyên gia nước ngoài. Mục tiêu của Công ty trong việc đào tạo cán bộ, hợp tác với các hãng lớn trong lĩnh vực công nghệ, đo lường, thử nghiệm và thiết bị công nghệ cao. * Dịch vụ bán hàng - Đào tạo và hướng dẫn sử dụng: Thiết bị được cung cấp, lắp đặt, vận hành thử nghiệm và hướng dẫn sử dụng tại địa chỉ của khách hàng - Nhà sản xuất, chuyên gia nước ngoài của nhà sản xuất sẽ lắp đặt thiết bị tại đỉa chỉ của khách hàng tại Việt Nam hoặc khách hàng có thể được đào tạo về lắp đặt và vận hành thiết bị ở nước ngoài - Bảo hành: Công ty cổ phần Havina bảo hành, sửa chữa, hiệu chỉnh thiết bị được cung cấp tại Hãng sản xuất hoặc bảo hành tại công ty theo hướng dẫn, kiểm soát của chuyên gia do Hãng cử đến. Thay thế các phụ tùng, phụ kiện bị hư hỏng - Cung cấp phụ tùng thay thế hao mòn: Trong quá trình sử dụng (kể cả sau thời hạn bảo hành), người sử dụng có thể mua thêm các phụ tùng thay thế hao mòn của thiết bị. Những yêu cầu này cần được lên kế hoạch và gửi tới người cung cấp hàng trong thời gian 03 tháng trước khi phụ tùng cũ hết hạn sử dụng. - Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật: Hội thảo chuyên đề, đào tạo, triển lãm giới thiệu thiết bị và tích hợp hệ thống. Hàng năm, Công ty tham gia giới thiệu công nghệ và sản phẩm ở các hội thảo chuyên đề của công ty được tổ chúc với sự phối hợp của các Hãng nổi tiếng: CISCO, HP Compaq, Dell, PHILIP, Panasonic, NEC, Siemens … - Trung tâm bảo hành, bảo trì: Khi thiết bị gặp phải sự cố, khách hàng thông báo trực tiếp cho Công ty cổ phần Havina theo phiếu bảo hành hoặc liên hệ qua địa chỉ sau: Công ty cổ phần Thương mại và Dịch vụ Havina - 8 - Địa chỉ liên lạc: P202 nhà D222D Ngõ 260 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội Điện thoại: 04 5.62.62.62 Fax: 04 7 62 90 23 Email: havinajsc@vnn.vn Website: www.havina.com.vn 1.6. Năng lực tài chính của công ty Với số vốn điều lệ: 2.680.000.000 đồng ( hai tỉ sáu trăm tám mươi triệu đồng), cộng với uy tín các tổ chức tín dụng, liên doanh liên kết với Công ty Điện Tử Công Nghiệp (CDC) thuộc Bộ Công Nghiệp, Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA luôn đáp ứng nhu cầu tài chính trong tất cả các hợp đồng nhập khẩu thiết bị, cũng như thực hiện các dự án lớn tại Việt Nam 1.7. Các sản phẩm chủ yếu của công ty * Công nghệ thông tin Phân phối các sản phẩm: Máy tính nguyên bộ, linh kiện máy tính, thiết bị mạng, máy photocopy, máy Fax, máy chiếu đa năng, máy chiếu vật thể, của các hãng nổi tiếng trên thế giới như: IBM, HP Compaq, Cisco, APC, Acer, Dell, Ricoh, Xerox, … Bên cạnh đó, Công ty cổ phần Havina còn là đại lý bán hàng của các hãng máy tính thương hiệu Việt Nam như: CMS, VTB, Elead FPT, SingPC, … Sản xuất các phần mềm chuyên dụng như: Phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm điều khiển, lưu giữ các thông số của hệ thống công nghệ hoặc vận hành, quản lý. * Sản phẩm viễn thông - Tổng đài thông tin, điều độ sản xuất, tổng đài Viba - Thiết bị thu tiến hiệu vệ tinh (hệ thống mạng truyền hình cáp SMATV, CATV, TVRO), hệ thống mạng truyền thanh nội bộ (PA). - Thiết bị truyền hình số VTC * Sản phẩm điện lạnh - Cung cấp thiết bị máy điều hòa cục bộ và điều hòa trung tâm - 9 - - Bảo trì bảo dưỡng điều hòa không khí - Tư vấn thiết kế 2. Thực trạng tin học hóa tại công ty và phương án giải quyết 2.1. Thực trạng tin học hóa tại công ty 2.1.1. Hệ thống mạng sử dụng trong công ty Hiện nay hệ thống máy tính trong công ty đã được kết nối mạng Internet để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty mình. Mỗi phòng ban đều có thể liên hệ với nhau thông qua hệ thống máy tính nối mạng LAN, ngoài ra các nhân viên trong cơ quan có thể sử dụng đường truyền ADSL để truyền dữ liệu khi có yêu cầu của các cán bộ quản lý. 2.1.2. Phần mềm sử dụng Các máy tính trong công ty đều được cài đặt hệ điều hành Windows XP Professional, các ứng dụng văn phòng như Microsoft Word, Microsoft Excel… và một số tiện ích khác. 2.1.3. Phần cứng Tại công ty mỗi nhân viên đều được trang bị một máy tính có nối mạng LAN và kết nối internet ADSL. Ngoài ra còn có một máy in mạng phục vụ nhu cầu in ấn của các nhân viên trong công ty, 01 máy photocopy, 01 máy fax, 1 tổng đài điện thoại 2.1.4. Trình độ của nhân viên Hầu hết các nhân viên của công ty đều có khả năng sử dụng máy tính thành thạo và có nghiệp vụ văn phòng tốt. Các nhân viên của phòng kỹ thuật, phòng bảo hành có hiểu biết về phần cứng của máy tính và các dịch vụ mạng có liên quan 2.1.5. Thực trạng ứng dụng tin học của bộ phận quản lý bán hàng Hiện nay, Công ty đang sử dụng các phần mềm như Microsoft Excel, Microsoft word để quản lý các giấy tờ liên quan đến các quy trình nghiệp vụ kinh doanh của mình. Với tính năng xử lý tính toán cao, Excel đã đảm nhận khá tốt vai trò quản lý dữ liệu. - 10 - Tuy nhiên do khối lượng kinh doanh và đơn đặt hàng ngày càng nhiều, do đó nhầm lẫn, sai sót rất dễ xảy ra. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng đang có nhu cầu mở rộng kinh doanh, vì vậy đặt ra nhu cầu là phải có một phần mềm quản lý hiệu quả. 2.2. Lý do lựa chọn đề tài Đối với Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA, đứng trước sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, họ cũng lựa chọn công cụ tin học hóa các bộ phận quản lý nhằm mục tiêu thúc đẩy việc kinh doanh, đồng thời giảm chi phí và thời gian một cách tối ưu trong quản lý. Đặc biệt trong bộ phận quản lý bán hàng, hiện nay số lượng hóa đơn cần phải xử lý tăng lên rất nhiều và các báo cáo về doanh thu, hàng tồn kho … yêu cầu phải được lên một cách thường xuyên, liên tục nên phương pháp quản lý bằng thủ công không còn phù hợp nữa. Nắm bắt được thực tế này của công ty, là một sinh việc khoa Tin học kinh tế, có trong tay những kiến thức về kinh tế, xây dựng phần mềm và lập trình. Cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại Công ty, sự hướng dẫn và đồng ý của của giáo viên hướng dẫn TS. Trần Thị Thu Hà, em đã lựa chọn đề tài : “Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA” 2.3. Công cụ nghiên cứu và thực hiện đề tài 2.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Đối với việc tạo lập cơ sở dữ liệu, ta sẽ sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Office Access 2003, hệ quản trị cơ sở dữ liệu này rất thân thiện và dễ sử dụng. 2.3.2. Ngôn ngữ lập trình Chương trình sẽ sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 để lập trình. Đây là một ngôn ngữ lập trình sự kiện và cho phép lập trình hướng đối tượng để xây dựng họat động trong môi trường Windowns. Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để cho phép kết nối và khai thác dữ liệu ở nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau. [...]... một phần Với Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA, do công ty chưa có phần mềm quản lý trong bất kỳ nghiệp vụ nào của quản lý bán hàng, hầu hết công ty vẫn lưu chữ bằng giấy tờ hoặc lưu trữ bằng word, excel Do đó khi thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại công ty, sẽ chọn phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống ( Top down design ) - 34 - CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI... PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HAVINA 3.1 Bài toán quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA 3.1.1 Nội dung của bài toán quản lý bán hàng Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA là công ty thường xuyên tham gia tư vấn, thiết kế, cung cấp thiết bị và lắp đặt chuyển giao công nghệ các thiết bị trong lĩnh vực công nghệ thông tin, điện tử... trọng để xây dựng lên phần mềm Đó là các quy trình : + Xác định yêu cầu người sử dụng + Thiết kế phần mềm + Lập trình trong công nghệ phần mềm Khi thực hiện đề tài “ Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA , thì 3 quy trình trên là các quy trình quan trọng nhất Việc thực hiện tốt 3 quy trình này đóng vai trò chủ chốt tạo lên phần mềm 1) Quy trình... phần mềm Khi sản xuất một phần mềm công nghiệp theo quan điểm quản lý dự án việc thiết kế phần mềm được tiến hành theo 2 bước: thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết Xét từ góc độ quản lý thì thiết kế sơ bộ đưa ra cái nhìn sơ bộ về phần mềm tương lai Còn thiết kế chi tiết đi sau vào các lĩnh vực thiết kế cụ thể: thiết kế dữ liệu, thiết kế chương trình, thiết kế thủ tục Nếu xét từ phương diện kỹ thuật thì...2.3.3 Công cụ làm báo cáo Crystal Repost Crystal Repost là một công cụ chuẩn, cho phép thiết kế các báo cáo trên ứng dụng Visual Basic Ngoài ra, có thể tạo báo cáo trên ứng dụng và Web, tập tin dạng Crystal Repost có tên mở rộng là “.rpt” - 11 - CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HANINA 2.1 Tổng quan về công nghệ phần mềm. .. thiết kế phần mềm * Mục đích của quy trình Trên cơ sở của hồ sơ phân tích nghiệp vụ và mô hình hoạt động của hệ thống tiến hành thiết kế kiến trúc và thiết kế kĩ thuật để xây dựng hồ sơ thiết kế phần mềm * Các dấu hiệu Quy trình thiết kế phần mềm được đặc trưng bởi các dấu hiệu sau: - Thiết kế kiến trúc phần mềm ( Chuyển từ P -> S) - Thiết kế kĩ thuật: + Thiết kế dữ liệu + Thiết kế thủ tục + Thiết kế chương... bước 2 kết thúc bước 3 kết thúc bước 4 kết thúc bước 5 QTVDA phê duyệt QTVDA phê duyệt QTVDA phê duyệt QTVDA phê duyệt Dựa vào các hoạt động này, sẽ sử dụng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 để lập trình phần mềm Trên đây là 3 quy trình quan trọng nhất khi áp dụng vào đề tài “ Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dich vụ HAVINA Ngoài ra, sau khi kết thúc 3 quy trình... test, và quy trình triển khai Việc thực hiện 2 quy trình này - 31 - sẽ diễn ra ở quy mô nhỏ, phù hợp với năng lực bản thân và quy mô của phần mềm, nhằm tìm ra các lỗi của phần mềm và chạy thử phần mềm trên 1 số máy trạm của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA 2.2 Một số nguyên tắc khi thiết kế phần mềm 2.2.1 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết. .. bộ bộ máy quản lý - Công đoạn tiếp theo là phân tích Với mục đích xác định rõ ràng và cụ thể các yêu cầu của phần mềm - Phần thiết kế trong công nghệ phần mềm hướng tới các vấn đề sau đây: + thiết kế kiến trúc hệ thống: là phần quan trọng nhất vì nó cho ta cái nhìn tổng thể về phần mềm cần xây dựng + Thiết kế kỹ thuật là đi vào các vấn đề cụ thể gồm: thiết kế dữ liệu, thiết kế thủ tục, thiết kế chương... trà theo tác phong công nghiệp và xu thế tổng quát của thị trường 2.1.2 Công nghệ phần mềm a khái niệm Công nghệ phần mềm là môn khoa học nghiên cứu các phương pháp, các thủ tục và các công cụ đi từ phân tích thiết kế đến quản lý một dự án phần mềm nhằm đạt được các mục tiêu của dự án Hay nói cách khác: Công nghệ phần mềm là tổ hợp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án . phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA 3. Phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại. - 1 - Luận văn Phương pháp luận phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ HAVINA - 2
