Đang tải... (xem toàn văn)
Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội.
Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 1 Luận văn Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 2 Lời nói đầu. Ngày nay song song với quá trình phát triển khoa học công nghệ và kỹ thuật thì ngành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan trọng,nó đã đạt được những thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với những bước tiến nhảy vọt.Việc áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống. Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó. Đi đôi với sự phát triển của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc các sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng ngành khoa học này. Trên thế giới cũng như ở Việt Nam ,công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý ,kinh tế ,thông tin ở nước ta hiện nay ,việc áp dụng vi tính hoá trong việc quản lý tại các cơ quan,xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Nhưng một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách xử lý dữ liệu ở các cơ quan ,xí nghiệp, bởi trăm xí nghiệp, trăm cơ quan là trăm cách xử lý khác nhau. ở đây tôi muốn đề cập tới tầm quan trọng của việc phân tích vấn đề trong quản lý ứng dụng bằng máy tính . Đó cũng là một vấn đề còn nhiều hạn chế của đội ngũ nhân viên trong việc quản lý tại các cơ quan,xí nghiệp của ta. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 3 Với mong muốn hiểu được tầm quan trọng của việc phân tích thiết kế một hệ thống thông tin tự động hoá trong lĩnh vực quản lý. Tôi đưa ra một phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong bài toán quản lý công việc mượn trả tài liệu cho thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT SQL SERVER 2000 ,đây cũng chỉ là một phương pháp trong nhiều phương pháp, nó có thể chưa được hoàn thiện nhưng cũng phần nào đấy giúp các bạn hiểu được vai trò của việc phân tích thiết kế trong bài toán quản lý nói chung. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 4 CHƯƠNG I GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI QUẢN LÝ THƯ VIỆN Năm 1944 đánh dấu sự ra đời của chiếc máy tính – thành tựu đáng kể nhất của con người trong thế kỷ 20 –và theo sau nó là những tiến bộ không ngừng của ngành Tin học. Ngày nay, chúng ta có thể thấy máy tính có mặt ở khắp mọi nơi: trong ngân hàng, trong các siêu thị, các sân bay hay các công sở, trường học ; mọi lĩnh vực từ quản lý, điều khiển học, trợ giúp tính toán, đến giải trí. Tuy nhiên hiệu quả của máy tính chỉ thực sự được khai thác triệt để khi nó được nâng lên tới mức công nghệ. Công nghệ thông tin là ngành công nghệ mới kết hợp máy tính với những thành tựu của ngành như Điện tử viễn thông, Toán học, Công nghệ vật liệu, ngôn ngữ học …Đã có nhiều ý kiến đưa ra định nghĩa về Công nghệ thông tin và các chức năng của ngành này, nhưng cũng như bất kỳ ngành công nghệ nào. Công nghệ thông tin phải đảm bảo một nhiệm vụ cuối cùng là phục vụ những mục đích của con người, khiến những công việc năng nhọc, khó khăn nguy hiểm hay nhàm chán và tốn nhiều thời gian trở nên nhanh gọn, nhẹ nhàng hơn và có độ chính xác cao hơn. Quản lý một công việc quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức hay cộng đồng nào, trước kia việc quản lý chỉ thực hiện bằng sổ sách giấy tờ, như vậy rất tốn công sức và thời gian, hơn nữa hiệu quả công việc lại không cao, vì vậy việc đưa tin học vào quản lý là rất cần thiết và đáng quan tâm. Ngày nay các bài toán quản lý như Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 5 quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý công văn… đã là một mảng đề tài quen thuộc, các công cụ trợ giúp quản lý gồm ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu từ cổ điển như Foxpro, dBASE đến các công cụ phổ biến hiện nay như SQL Server , Visual Basic hay thậm chí là Excell đều đã được xem xét sử dụng tuỳ theo phạm vi bài toán và điều kiện cho phép. Công tác quản lý thư viện, xuất phát từ nhiều thành phần và có nhiều thông tin cần quản lý thực sự là một khối công việc lớn cần trợ giúp của máy tính. Đề tài quản lý thư viện không phải là một vấn đề mới, từ trước tới nay đã có nhiều chương trình máy tính trợ giúp quản lý. Các chương trình đang được sử dụng trên thực tế mới chỉ giải quyết được những khối công việc riêng rẽ như quản lý nhân sự, quản lý vật tư,… tuy đã giảm được rất nhiều thao tác thủ công, tăng cường tính hiệu quả cho bộ máy quản lý nhưng vẫn còn một khoảng trống khá lớn trong nhiệm vụ quản lý , và các giao tiếp giữa chúng vẫn là các hình thức thủ công như giấy tờ, công văn, tài liệu… được chuyển giao cũng rất thủ công. Vì vậy trong đồ án này em muốn đưa ra một cách tiếp cận và giải quyết vấn đề này với mục tiêu tự động hoá các công việc tính toán, xử lý dữ liệu, giảm thiểu nhiệm vụ của con người trong hệ thống và thống nhất các chức năng thành một hệ thống thống nhất có tổ chức chặt chẽ. Nếu được xây dựng tốt, hệ thống mới với sự hỗ trợ của mạng máy tính sẽ giảm gánh nặng cho người quản lý, tăng tính thuận tiện cho người sử dụng, các luồng thông tin chuyển giao trong hệ thống chủ yếu là dưới dạng tín hiệu truyền trên mạng máy tính, thông tin giao tiếp với người sử dụng có thể ở 2 dạng là hiển thị trên màn hình và trên giấy tờ. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 6 Song song với tính thuận tiện sử dụng, thì vấn đề an toàn thông tin càng cần phải đặc biệt chú trọng. Mục tiêu xây dựng hệ thống này là triển khai một hệ thống quản lý toàn diện trên mạng máy tính, các hoạt động giao tiếp hệ thống như truyền thông tin, xem thông tin hay chuyển giao thông tin giữa các chức năng xử lý đều thực hiện thông qua mạng, vì thế mạng phải đảm bảo tính an toàn cao, yêu cầu này chỉ được thực hiện tốt khi có đủ điều kiện kỹ thuật và chuyên môn: một mạng máy tính với máy chủ mạnh, đường truyền tốt và trình độ quản trị cao; bản thân những người làm công tác quản lý cũng cần có kiến thức nhất định về tin học. Tuy nhiên với một nước mà điều kiện vật chất còn nghèo nàn, trình độ khoa học kỹ thuật chưa cao như Việt Nam, những yêu cầu trên chưa thể cùng lúc đáp ứng. Chương trình cần phù hợp với điều kiện hiện thời, đồng thời cho phép nhiều người dùng ở những trình độ khác nhau có thể sử dụng nó. Mặt khác, hệ thống với tính công khai càng lớn, tức là càng cho phép nhiều người sử dụng thì khả năng thâm nhập của những “cracker” –kẻ phá hoại thông tin – càng cao; lúc này nhiệm vụ của bảo mật thông tin không chỉ đơn giản như trong các hệ tập trung trước đây là ngăn chặn những truy cập bất hợp pháp vào một máy trung tâm tính toán và lưu trữ dữ liệu mà nó phải ngăn không cho thông tin bị sửa đổi trái phép trong khi vẫn đảm bảo cho những người sử dụng khác truy cập một cách thuận tiện nhất. Trong bài này, tôi chọn thư viện trường đaị học Bách Khoa Hà Nội - là nơi đang học tập và nghiên cứu để áp dụng cho bài phân tích và thiết kế này. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 7 Trung tâm thư viện của đại học Bách Khoa Hà Nội hàng ngày vẫn phải đáp ứng một nhu cầu lớn về đọc và mượn sách của cán bộ và sinh viên trong trường .Mỗi ngày có hàng trăm bạn đọc đến đọc sách và mượn sách ở thư viện cho nên yêu cầu về việc tra cứu sách sao cho nhanh và chính xác được đặt ra đối với trung tâm thư viện và đối với những nhà quản lý. Một nhu cầu đặt ra là làm thế nào để hệ thống quản lý thư viện hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của bạn đọc nhanh chóng nhất, dễ dàng nhất và xảy ra ít sự cố nhất . Đó là những nhiệm vụ cơ bản trong việc xây dựng hệ thống được đề cập đến trong đồ án này. Em gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy hướng dẫn Vũ Thành Nam giảng viên Khoa Toán ứng dụng - Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành bài phân tích thiết kế này. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 8 CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ TÌM HIỂU VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN 1-Tổng quát về thư viện Ngày nay ở Viêt nam cũng như trên toàn thế giới thư viện được phân bố đến tất cả mọi nơi trên toàn lãnh thổ .Dù là bất kỳ thư viện nào thì các đối tượng không thể thiếu được của mỗi thư viện là : Tài liệu . Cán bộ thư viện (thủ thư). Bạn đọc Cơ sở vật chất Ta đi vào nghiên cứu từng đối tượng cụ thể. 1.1Vốn tài liệu: Đây là yếu tố không thể thiếu của mỗi thư viện .Vốn tài liệu là tài sản quý giá là sức mạnh là niềm tự hào của mỗi thư viện.Vốn tài liệu càng phong phú thì khả năng đáp ứng nhu cầu của độc giả ngày càng lớn.Tài liệu là đối tượng được tuyên truyền trong bạn đọc .Vốn tài kiệu của thư viện ngày càng phong phú và đa dạng và được cập nhật thường xuyên. 1.2 Cán bộ thư viện. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 9 Cán bộ thư viện là cầu nối giữa tài liệu của thư viện và độc giả,và là ngườ chịu trách nhiệm thống kê và bảo quản tất cả mọi tài sản của thư viện .Cán bộ thư viện nhận tài liệu vào thư viện ,xuất tài liệu khỏi thư viện ,cho độ giả mượn tài liệu, nhận tài liệu về tư độc giảvà liên tục kiểm tra sắp xếp tài liệu của thư viện theo một trật tự nhất định.Cán bộ thư viện có mối quan hệ mật thiết với bạn đọc cũng như đối với các thành phần khác của thư viện ,họ tuyên truyền giới thiệu hướng dẫn người đọc nhưngx tài liệu phù hợp với độc giả và tạo ra những dịch vụ phù hợp với tài liệu đó. 1.3 Người sử dụng Thư viện chỉ trở thành thư viện khi xuất hiện bạn đọc .Bạn đọc đưa toàn bộ các mối quan hệ ràng buộc nhau .Nói cách khác bạn đọc là người trung gian giữa các yếu tố khác của thư viện.Phục vụ bạn đọc là mục tiêu cơ bản của các thư viện .Càng phục vụ được nhiều bạn đọc thì thư viện ngày càng củng cố được uy tín của mình,và ngày càng khẳng định được vai trò của mình đối với sự phát triển của xã hội. 2 -Chức năng của thư viện Trong thời gian gần đây gắn liền với sự lớn mạnh của ngàng thư viện chức năng của thư viên được cải thiện một cách đáng kế .Tôi xin nêu ra một số chức năng cơ bản như: Chức năng Giáo dục. Chức năng thông tin. Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 10 Chức năng văn hoá. Chức năng giải trí Về loại hình: Mỗi nơi,mỗi quốc gia,mỗi địa phương tuỳ theo mà có từng loại hình thư viện khác nhau,và còn tuỳ thuộc vào ngành, lĩnh vực.Và đã thấy những loại hình thư viện như: Thư viện đa phương tiện. Thư viện điện tử Thư viện số … Trong thời gian gần đây ở Việt Nam mạng lưới thư viện đã được phát triển trên khắp mọi miền của đất nước. Việc phân biệt về thư viện là cực kỳ phức tạp vì mỗi dấu hiệu đều có thể đưa ra một loại hình thư viện . ở Việt Nam có những loại hình thư viện như : *Thư viện khoa học Thư viện khoa học tổng hợp: gồm thư vịên quốc gia,thư viện đa ngành ,thư viện các tỉnh thành phố. Thư viện các trường đại học ,thư viện các viện nghiên cứu. *Thư viện phổ thông :Thư viện công cộng quận ,huyện,thị xã. [...]... Tên tạp chí: ………………… Ký hiệu phân loại: Cơ quan xuất bản: Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 28 Định kỳ: Năm Tập Số Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 29 Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 30 Phiếu theo dõi tài liệu nhập kho Ng Số Ngà y ày bi ê phê... Phòng phân loại –Biên mục Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội tạp chí Phòng tài vụ Phòng đọc 21 Phòng thông tin Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 22 5- Những vấn đề cơ bản trong việc tin học hoá công tác quản lý tại thư viện đại học Bách Khoa Hà Nội Tin học hoá là quá trình áp dụng tổ hợp các phương tiện kỹ... đắc lực cán bộ thư viện Qua quá trình nghiên cứu ,khảo sát tôi thu thập được một số mẫu báo cáo ,báo biểu và những mẫu giấy tờ được sử dụng thư ng xuyên trong công tác quản lý và phục vụ bạn đọc của thư viện 8-Một số mẫu phiếu dùng cho quản lý thư viện Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 25 ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI TRUNG TÂM THƯ VIỆN PHIẾU MƯỢN Họ và Tên:... o họ ) V (1, c (6 (7, c N) 2, (5, 3) 7a 3, 5A 3K ) ) ,9) Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 32 IV- Lựa chọn công cụ thực hiện Việc lựa chọn công cụ thực hiện là vô cùng quan trọng Trước hết nó phản... công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 23 6- Mục tiêu và nhiệm vụ cơ bản của việc tin học hoá công tác quả n lý thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội Tạo lập và quản trị mục tài liệu điện tử cho vốn tài liệu của thư viện Hiện đại hoá công tác bổ xung,truy xuất ,tra cứu danh mục tài liệu và thực hiện quản lý chặt chẽ lượng tài liệu có sẵn tại thư viện Thực hiện tốt công tác thống. .. lại cho thư viện thì thư viện tiến hành gửi giấy báo đòi tài liệu đến độc giả.nếu vẫn không trả thì thư viện thực hiện các hình thức ép buộc độc giả phải trả lại tài liệu cho thư viện hoặc bồi thư ng theo các nguyên tắc đã quy định trong quy chế của thư viện Quy chế của thư Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 18 vịên được ghi trong nội quy thư viện và ngay... cầu ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀNỘI TRUNG TÂM THƯ VIỆN -PHIẾU YÊU CẦU Họ và Tên: Khoa: Số thẻ: Tác giả: Tên sách, tạp trí (ghi rõ tập số tháng năm) ………………… ………………………………………… Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 27 Phiếu theo dõi tạp chí ĐẠI HỌC BÁCH KHOA H À NỘI PHIẾU THEO DÕI TẠP CHÍ TRUNG TÂM THƯ VIỆN... hình thành hệ thống thư viện đảm bảo tự động hoá trong việc lựa chọn ,bảo quản ,xử lý và sử dụng thông tin thuộc mọi loại hình công tác phục vụ bạn đọc của thư viện Thư viện trường đại học Bách Khoa Hà Nội là một trong những thư viện lớn tại việt Nam và cũng là một nơi có nhiều độc giả được xếp vào hàng bậc nhất Nên việc quản lý thư viện băng máy tính là hết sức cần thiết Khảo sát hệ thống quản lý công. .. hoặc bồi thư ng Quy trình trả tài liệu Tài liệu mang trả Kiểm tra tài liệu Xác nhận trả TL đủ ĐK Yêu cầu bồi thư ng, đền do bị Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 19 Khi phục vụ bạn đọc tại phòng mượn thì cán bộ thư viện thực hiệ n chức năng cơ bản là: Giới thiệu về tài liệu ,thực hiện thủ tục cho mượn tài liệu và nhạn tà i liệu của độc giả trả lại thư vịên... chọng tài liệu nhập vào thư việ n như : Chế độ chính trị xã hội Đ ối tượng phục vụ Đối tượng phục vụ chủ yếu của thư viện (ở đây đối tượng phục vụ chủ yếu của thư viện là cán bộ ,sinh viên trong trường) Công tác bổ xung được lập kế hoạch cụ thể để dễ dàng cho cán bộ nhân viên thư viện trong công tác kiểm kê Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 14 Tuỳ theo từng . Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 1 Luận văn Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại. toán quản lý như Khảo sát hệ thống quản lý công tác mượn trả tại thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội 5 quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý công