Đang tải... (xem toàn văn)
Lời nói đầu Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới hội nhập WTO trên thế giới và trong khu vực đang biến chuyển rất nhanh và mạnh, dưới sự tác động của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý Lời nói đầu Trong bối cảnh kinh tế giới hội nhập WTO giới khu vực biến chuyển nhanh mạnh, dới tác động cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ đại, công nghiệp hoá đại hoá đ ờng phát triển tất yếu nớc có kinh tế nông nghiệp lạc hậu để tiến dần lên chế độ sản xuất công nghiệp tiên tiến đại Đ ờng lối phát triển kinh tế đất nớc Đại Hội Đảng toàn quốc lần thứ IX đà rõ: Đẩy mạnh công Đẩy mạnh công nghiệp hoá, đại hoá xây dựng nỊn kinh tÕ ®éc lËp, tù chđ, ® Ĩ níc ta trở thành nớc công nghiệp, u tiên phát triển lực lợng sản xuất, đồng thời xây dựng quan hệ sản xuất phù hợp theo định h ớng Xà hội chủ nghĩa, phát huy cao độ nội lực, đồng thời tranh thủ nguồn lực bên chủ động hội nhập kinh tế để phát triển nhanh, có hiệu bền vững Cùng với đổi chế tập trung quan liêu bao cấp sang chế thị tr ờng, hàng loạt Doanh nghiệp vừa nhỏ đời Để tồn phát triển điều kiện kinh tế thị trờng kinh tế hội nhập WTO, Doanh nghiệp phải phát huy tối đa tính động sáng tạo tiềm ẩn Doanh nghiệp Để tìm đợc chỗ đứng thị trờng, Doanh nghiệp đà bớc mở rộng qui mô nâng cao chất lợng sản phẩm giảm tối thiểu chi phí sản xuất nhằm hạ đến mức thấp giá thành sản phẩm Chính thế, công tác quản lý cấu tổ chức máy quản lý Doanh nghiệp đợc quan tâm Đối với Doanh nghiệp sản xuất, Trong kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển điều kiện cần thiết nh : Vốn kinh doanh, chiến lợc kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có cấu tổ chức máy quản lý phù hợp với quy mô tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó điều kiện đủ định thành công doanh nghiệp thơng trờng Do cấu tổ chức máy quản lý có vai trò ảnh h ởng lớn tới tồn doanh nghiệp, nên thời gian thực tập Công ty Cổ phần mía đờng Lam Sơn em đà chọn đề tài: " Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty cổ phần mía đờmg Lam Sơn đáp ứng tiến trình hội nhập Quốc tế." làm đề tài cho chuyên ®Ị thùc tËp cđa m×nh Víi mong mn vËn dơng kiến thức đà học để tìm hiểu đề biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Trong thời gian thực tập Công ty cổ phần mía đờng Lam Sơn, với vai trò ngời sinh viên, em đà nghiên cứu khái quát Công ty, tìm hiểu toàn cấu tổ chức máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần mía đờng Lam Sơn Bên cạnh đợc giúp đỡ tận tình Ban tổng giám đốc, cán phòng tổ chức nhân h ớng dẫn trực tiếp Cô giáo PGS TS Lê Thị Anh Vân em đà mạnh dạn sâu nghiên cứu tìm hiểu lựa chọn đề tài này: Với mong muốn vận dụng kiến thức đà học để tìm Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35 K35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Khoa: Khoa học quản lý hiểu đề biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Chuyên đề em gồm ba chơng chính: Chơng1: Những vấn đề lý luận cấu tổ chức máy quản lý Chơng2: Thực trạng tổ chức máy quản lý Công ty cổ phần mía đ ờng Lam Sơn Chơng3: Một số kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty cổ phần mía đ ờng Lam Sơn, đáp ứng trình hội nhập thời kỳ Đây đề tài khó, đòi hỏi hiểu biết sâu réng c¶ vỊ lý thut cịng nh kinh nghiƯm thùc tế Vì vậy, dù đà cố gắng nhng chắn chuyên đề em nhiều thiếu sót, mong đợc ý kiến đóng góp thầy cô, anh chị Công ty bạn để chuyên đề em đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn bảo tận tình Cô Giáo PGS TS Lê Thị Anh Vân anh chị Công ty đà giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập Chơng I Những lý luận tổ chức I Một số vấn đề cấu tổ chức máy quản lý Khái niệm: Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, đợc bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu đà xác định Vai trò: Vic ho n thiện cấu máy tổ chức có ảnh h n thiện cấu máy tổ chức có ảnh h ởng đến phát triển tổ chức nh: Phân tích kế hoạch nhằm xác định, tập hợp chức nhiệm vụ công việc, phân hệ cần thực để đạt mục tiêu tổ chức Xác định đợc ngời cho phận, phân hệ cấu máy tổ chức để tổ chức thực công việc, nhiệm vụ, chức Con ngời tổ chức công cụ để thực nhiƯm vơ cđa tỉ chøc Trao cho hä c¸c nguồn lực nh nhân lực, vật lực, tài lực thông tin, quyền lực định định Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35 K35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Khoa: Khoa học quản lý Xây dựng chế phối hợp hoạt động ngời phân hệ toàn hệ thống Trên sở tạo phối hợp nhịp nhàng phận, nhằm hớng tới thực mục tiêu tổ chức Cơ cấu máy tổ chức tạo khuôn khổ cấu nhân lực quản lý cho trình triển khai kế hoạch công tác, công tác tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, định phần lớn thành bại tổ chức Một tổ chức làm công tác tổ chức tốt hoạt động có hiệu tình phức tạp Các yêu cầu cấu tổ chức máy quản lý việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức phải bảo đảm yêu cầu sau: Tính thống mục tiêu: Một cấu tổ chức đợc coi có kết cho phép cá nhân, góp phần công sức vào mục tiêu tổ chức nhằm thực tốt hoạt động tổ chức C¬ cÊu tỉ chøc mang tÝnh tèi u: C¬ cÊu tổ chức phải có đầy đủ phân hệ, phận ng ời (Không thừa mà không thiếu) để thực hoạt động cần thiết tổ chức Giữa phận cấp tổ chức ®Ịu thiÕt lËp ®ỵc mèi quan hƯ hỵp lý víi số cấp nhỏ với môi trờng, nhờ cấu mang tính động cao, sát phục vụ mục đích đề tổ chức Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác, kịp thời đầy đủ thông tin đ ợc sử dụng tổ chức, nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận tổ chức Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức hệ thống tĩnh, cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt tình xảy tổ chức nh môi trờng Sự thay đổi cấu tổ chức phải tiến hành thận trọng, ảnh h ởng vận mệnh nhiều ngời Quản lý thay đổi tổ chức cần ý: Hiểu đợc tính tất yếu thay đổi Dự báo đợc thay đổi Chđ ®éng thay ®ỉi cho tỉ chøc thích nghi thay đổi môi tr ờng Cơ cấu tổ chức bảo đảm tính hiệu quả: Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35 K35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Khoa: Khoa học quản lý Công cụ thực mục tiêu tổ chức với chi phí nhỏ nhất, chi phí cho cấu tổ chức đợc tính vào giá thành sản phẩm dịch vụ Nguyên tắc xây dựng cấu máy tổ chức quản lý: Đợc thừa nhận rộng rÃi nhà lý luận thực hành quản lý, nguyên tắc hoạt động với t cách chuẩn mực cho trình tổ chức có kết Có nguyên tắc sau: Cơ cấu máy tổ chức phải mang tính tối u: Cơ cấu máy tổ chức phải có đầy đủ phân hệ, phận, vị trí công tác nhằm thực tất hoạt động tổ chức.Mối quan hệ phân hệ, phận, vị trí công tác tổ chức với môi trờng phải hợp lý Cơ cấu tổ máy tổ chức phải phù hợp tơng thích với sứ mệnh chiến lợc tổ chức Cơ cấu máy tổ chức công cụ chiến l ợc để thực thi sứ mệnh chiến lợc tổ chức Cơ cấu máy tổ chức phải bảo đảm tính linh hoạt, cấu máy tổ chức hệ thống tĩnh Khi có thay đổi dẫn đến thay đổi cấu máy tổ chức phải đợc tiến hành cách thận trọng, thay đổi làm ảnh hởng đến vận mệnh nhiều ngời Quản lý đợc thay đổ tổ chức - Hiểu đợc tính tất yếu thay đổi - Dự báo đợc thay đổi có - Chđ ®éng thay ®ỉi cho tỉ chøc thÝch nghi thay đổi môi tr ờng Cơ cấu máy tổ chức phải bảo đảm tính hiệu công cụ thực mục tiêu tổ chức phải đợc thực với chi phí nhỏ Bởi cấu máy tổ chức đợc tính vào giá thành sản phẩm dịch vụ Tuân thủ qui trình thiết kế cấu máy tổ chức Thiết kế đ ợc hiểu hoàn thiện, đổi xây dựng cấu máy tổ chức míi, qui tr×nh thiÕt kÕ nh sau: Ngêi thùc hiƯn: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35 K35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Khoa: Khoa häc quản lý 1- Nghiên cứu dự Bên Điểm mạnh cấu máy tổ chức Cơ hộ Điểm yếu cấu máy tổ chức Chiến lợc tổ chức gì? Xem xét thực trạng cấu máy tổ chức đà tồn nh nào; điểm mạ 2- Phân tích chiến lợc tổ chức để tiến hành nên 3- Hợp nhóm công việc, hoạt động, nhiệm vụ, c 4- Trao cho họ vị trí, phận, phân hệ, nguồn lự 5- Xây dựng chế phối hợp cá nhân, phâ 6-Thể chế hóa cấu tổ chức, xây dựng sơ đồ cấu máy tổ chức Các nhân tố ảnh hởng đến cấu tổ chức: Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ – K35 K35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Khoa: Khoa học quản lý Không yếu tố riêng lẽ định cấu tổ chức Ng ợc lại cấu tổ chức chịu ¶nh hëng cđa nhiỊu u tè tè thc vỊ m«i trờng bên bên tổ chức, với mức độ tác động thay đổi theo tr ờng hợp Có yếu tố là: Chiến lợc tổ chức Qui mô mức ®é phøc t¹p ho¹t ®éng cđa tỉ chøc Công nghệ Thái độ ban lÃnh đạo cấp cao lực đội ngũ nhân viên Môi trờng Chiến lợc: Chiến lợc cấu tổ chức hai mặt tách rời sở phân tích (1) hội đe doạ môi trờng, (2) điểm mạnh yếu tổ chức cấu tồn Ngợc lại, công cụ để thực mục tiêu chiến lợc, cấu tổ chức phải đợc thay đổi có thay đổi chiến lợc Động lực khiến tổ chức phải thay đổi cấu hiệu thuộc tính cũ việc thực chiến lợc Các nghiên cứu cho thấy trình phát triển tổ chức để đảm bảo tơng thích với chiến lợc thờng trải qua bớc sau: Xây dựng chiến lợc Phát sinh vấn đề quản lý Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp đợc đề xuất triển khai Đạt đợc thành tích mong đợi Tuy thay đổi chiến lợc bắt buộc phải có thay đổi cấu tổ chức( nh số doanh nghiệp tăng giá bán để bù đắp cho hiệu qủa) nghiên cứu nói chung ủng hộ ý tởng cấu tổ chức phải theo chiều chiến lợc - Trong tổ chức kinh tế nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấu tổ chức hai mặt tách rời Khi thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấu tổ chức thay đổi theo, không thay đổi theo cấu tổ chức máy cũ xẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt đ ợc mục tiêu chung doanh nghiệp Tuy nhiên thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải có thay đổi cấu tổ chức máy quản lý; Song kết nghiên cứu ủng hộ ý kiến máy cần đ ợc thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Qui mô tổ chức độ phức tạp tổ chức: Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ – K35 K35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Khoa: Khoa học quản lý Các tổ chức có qui mô lớn phức tạp hoạt động tỉ chøc cịng phøc t¹p theo Tỉ chøc cã qui mô lớn, thực hoạt động phức tạp th ờng có độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hình thức hoá cao hơn, nh ng lại tập chung tổ chức nhỏ, thực không phức tạp Do nhà quản lý cần phải đa mô hình cấu máy quản lý cho đảm bảo quản lý đ ợc toàn hoạt động tổ chức đồng thời để máy quản lý không cồng kềnh phức tạp mặt cấu Công nghệ: Tính chất mức độ phức tạp công nghệ mà tổ chức sử dụng ảnh h ởng đến cấu cđa tỉ chøc VÝ dơ c¸c tỉ chøc chó đến công nghệ cao th ờng có tầm quản lý thấp Cơ cấu phải đợc bố trí cho tăng cờng đợc khả thích nghi tổ chức trớc thay đổi nhanh chóng công nghệ Đáng tiếc cấu tổ chức sau công nghệ gây chậm trễ việc khai thác đầy đủ công nghệ Các tổ chức khai thác công nghƯ míi th êng cã su híng sư dơng (1) cán quản lý cấp cao có học vấn kinh nghiệm kỹ thuật (2) Các cán quản lý thờng có chủ trơng đầu t cho dự án hớng vào việc hậu thuẫn trì vị trí dẫn đầu tổ chức mặt công nghệ (3) cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ đảm bảo điều phối cách chặt chẽ việc định liên quan đến hoạt động tổ chức công nghệ Thái độ lÃnh đạo cấp cao: - Thái độ lÃnh đạo cấp cao:Tác động đến cấu tổ chức cán quản lý theo phơng thức trun thèng , thêng thÝch sư dơng h×nh thøc tỉ chức theo chức với hệ thống thứ bậc Họ Ýt vËn hµnh tỉ chøc theo ma trËn hay mạng lới Hớng kiểm soát tập chung, họ không muốn sử dụng mô hình tổ chức mang tính phân tán với đơn vị chiến lợc - Năng lực đội ngũ nhân lực: Khi lựa chọn mô hình tổ chức cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên Nhân lực có trình độ kỹ cao th ờng hớng tới mô hình quản lý mở Các nhân viên cấp thấp công nhân kỹ thuật có trình độ tay nghề cao thờng thích mô hình tổ chức theo có nhiều tổ, đội, phận đợc chuyên môn hoá nh tổ chức theo chức năng, tổ chức nh có phân định nhiệm vụ rỏ ràng tạo điều kiện hội để liên kết đối t ợng có chuyên môn tơng đồng Môi trờng tổ chức: Những tính chất môi trờng nh tính tích cực, tính phức tạp mức độ thay đổi có ảnh hởng đến cấu tổ chức Trong điều kiện phong phó vỊ ngn lùc, ®ång nhÊt, tËp chung vỊ nguồn lực ổn định, tổ chức thờng có cấu học, Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35 K35 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa: Khoa học quản lý ®ã viƯc qut ®Þnh mang tÝnh tËp chung víi thị, nguyên tắc với thể lệ cứng rắn mang lại hiệu cao Ngợc lại tổ chức muốn thành công môi trờng khan nguồn lực, đa dạng, phân tán thay đổi nhanh chóng thờng phải xây dựng cấu tổ chức với mối liên hệ hữu cơ, việc định mang tính chất phi tập chung với thể lệ mềm mỏng, phận liên kết chặt chẽ với tổ đội đa chức Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng phân tán địa bàn hoạt động tổ chức có thay đổi xắp xếp nhân lực nói chung nhân lực quản lý nói riêng, dẫn đến thay đổi cấu tổ chức quản lý Do thay đổi địa bàn hoạt động tổ chức làm ảnh hởng tới cấu tổ chức máy quản lý II - Một số mô hình cấu máy quản lý - Mô hình cấu máy theo chức năng: Theo kiểu cấu này, nhiệm vụ quản lý đ ợc phân chia cho phận riêng biệt theo chức quản lý, phận đảm nhiệm theo chức định Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức phận theo chức Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35 K35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Khoa: Khoa học quản lý Giám đốc Trợ lý giám đốc Trởng phòng nhân Phó giám đốc kinh doanhPhó giám đốc kỹ thuật sản xuất Phó giám đốc tài Nghiên cứu thị trờng Lập kế hoạch sản xuất Lập kế hoạch tài Lập kế hoạch thị trờng Phòng kỹ thuật Ngân quĩ Quảng cáo Phòng kiểm soát chất lợng Kế toán chung Quản lý bán hàng Phân xởng Kế toán chi phí Bán hàng Phân xởng Thống kê sử lý số liệu Mô hình tổ chức theo cấu hình thức tạo nên phận cá nhân hoạt động lĩnh vực chức Do hình thành nên ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá, đảm nhận thực số chức Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT Định kỳ K35 K35 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Khoa: Khoa häc quản lý định Mối liên hệ thành viên tổ chức phức tạp chịu lÃnh đạo nhiều thủ trởng Ưu điểm: Hiệu tác nghiệp cao nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp lặp lại hàng ngày Phát huy đầy đủ u chuyên môn hoá nghành nghề Giữ đợc sức mạnh uy tín chức chủ yếu Đơn giản hoá việc đào tạo Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp t cách nhân viên Tạo điều kiện cho viƯc kiĨm tra chỈt chÏ cđa cÊp cao nhÊt Giảm bớt gánh nặng cho ngời lÃnh đạo Nh ợc điểm : Thờng dẫn đến mâu thuẩn đơn vị chức đề tiêu chiến lợc Thiếu phối hợp hành động phòng ban chức Chuyên môn hoá mức tạo nhìn hạn hẹp cán quản lý Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán quản lý chung Đổ vấn đề thực mục tiêu chung tổ chức cho lÃnh đạo cấp cao Với mô hình tổ chức chức phù hợp cho tổ chức có qui mô vừa nhỏ, hoạt động lĩnh vực đơn sản phẩm đơn thị trờng 2- Mô hình cấu máy trực tuyến chức năng: Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức phận theo chức Ngời thực hiện: Mai Văn Tiên Lớp: QLKT §Þnh kú – K35 K35 10 ... tổ chức máy quản lý Công ty cổ phần mía đ ờng Lam Sơn Chơng3: Một số kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty cổ phần mía đ ờng Lam Sơn, đáp ứng trình hội nhập thời kỳ... phần mía đờng Lam Sơn I Những vấn đề Công ty ảnh h ởng đến công tác tổ chức máy quản lý Quá trình hình thành phát triển Sự đời Công ty cổ phần mía đ ờng Lam Sơn : Công ty cổ phần mía đờng Lam Sơn. .. học quản lý hiểu đề biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Chuyên đề em gồm ba chơng chính: Chơng1: Những vấn đề lý luận cấu tổ chức máy quản lý Chơng2: Thực trạng tổ chức máy