Đang tải... (xem toàn văn)
Tổ chức – với nghĩa rộng nhất – là một nhan tố quan trọng hàng đầu trong quá trình triển khai bất kỳ hoạt động nào từ phạm vi vàI ba người cho đến toàn cộng đồng xã hội, toàn cầu.
LỜI GIỚI THIỆU Tổ chức Quản lý hoạt động Kinh doanh đến mối quan hệ phối hợp quan hệ với phối hợp hoạt động phận chỉnh thể hệ thống lãnh đạo quản lý lĩnh vực hoạt động, ngành cấp, hệ thống hình thức biện pháp định kể từ xác định mục tiêu, phương hướng, vạch kế hoạch tiến hành để đôn đốc, kiểm tra thực hiện, nghiệm thu cuối kết đạt được, rút học thành công chưa thành công, đề hững giải pháp tiếp tục xử lý cơng việc cịn lại Điều địi hỏi phải có phân chia tổ chức quản lý thành cấp khâu thể phân cơng chun mơn hố theo chiều dọc chiều ngang, phận nằm mối quan hệ định nhằm tạo liên kết chặt chẽ, hài hoà tổ chức Vì vậy, xác lập mối quan hệ tổ chức, cần xác định rõ yếu tố: quan hệ dọc(theo thứ bậc quản lý) hay hệ ngang (theo chức năng); quan hệ lâu dài, thường xuyên hay quan hệ đột xuất quan hệ thức hay quan hệ khơng thức Khái qt lại có loại quan hệ bản: quan hệ điều khiển phục tùng quan hệ phối hợp cộng tác Với kiến thức học môn Tổ chức- Quản lý, tiểu luận em muốn đề cập đến: Mối quan hệ Điều khiển phục tùng, hình thức điều khiển vận dụng quản lý doanh nghiệp SƠ LƯỢC VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ 1/KHÁI NIỆM: Thực tế đời sống kinh tế - xã hội ln ln có diện tổ chức hình thức: từ đơn giản đến phức tạp, từ vi mô đến vĩ mô Nói chung tổ chức mang ý nghĩa rộng viết em muốn đề cập tới định nghĩa gần với khái niệm Tổ chức quản lý: Tổ chức cấu (bộ máy hệ thống máy) xây dựng có chủ định vai trò chức (được hợp thức hố), thành viên thực phần việc đựơc phân công với liên kết hữu nhằm đạt tới mục tiêu chung Tổ chức quản lý gồm yếu tố tạo thành: - Chức lý hình thành tồn tổ chức khái quát từ nhiệm vụ phải làm thường xuyên để thực mục tiêu tổ chức - Cơ cấu phương tiện để thực chức năng, bao gồm phận hợp thành tổ chức - Cơ chế vận hành phương thức vận hành để cấu hoạt động chức Do tổ chức phải biết kết hợp hài hoà yếu tố trên, có mong đạt hiệu hoạt động Bởi lẽ chức khơng rõ ràng không phục vụ mục tiêu, cấu không hợp lý không thực tốt chức năng, chế không phù hợp gây rối loạn vận hành tổ chức 2/CƠ CẤU TỔ CHỨC Bất kỳ hệ thống tổ chức dù xây dựng theo loại hình bao gồm cấu thức cấu khơng thức Điều phản ánh cách thức tổ chức bên hệ thống, biểu thống mối quan hệ qua lại, vững phận Trong cấu thức khung tổ chức làm móng cho hoạt động quản lý Cịn cấu khơng thức đóng vai trò làm “gia vị” giúp giải vấn đề phức tạp, tế nhị doanh nghiệp 2.1/Cơ cấu thức: * Cơ cấu thức tổ chức cấu ghi nhận thức văn pháp lý, điều lệ tổ chức doanh nghiệp, có trường hợp khơng ghi thành văn song hợp thức hoá theo truyền thống, người ghi nhận thể chế * Cơ cấu thức xác định rõ vai trị, vị trí phận người tổ chức với mối quan hệ quyền lực nội tổ chức (bao gồm quyền hạn, trách nhiệm, chế độ làm việc) để thực phân công, phân cấp liên kết tổ chức, bảo đảm kỷ cương hiệu lực tổ chức, phục vụ mục tiêu doanh nghiệp * Trong cấu thức việc bố chí, đề bạt thực quyền lực hành Giữa người phụ trách ngưịi thừa hành có quan hệ điều khiểnphục tùng theo chức vụ, phương pháp cưỡng chế chấp hành Trong đó, mối quan hệ phối hợp phận cấp quy định rõ ràng, không tùy tiện theo cảm tính phải gắn với trách nhiệm phối hợp 2.2/Cơ cấu khơng thức: * Cơ cấu khơng thức hình thức tổ chức "phi hình thể" nhằm thực mối liên hệ “mềm” nội tổ chức cá nhân nhóm người có đặc điểm, lợi ích riêng cần điều hồ để phục vụ mục tiêu chung Nó bổ sung cho cấu thức để thực đầy đủ có hiệu cao chức tổ chức mà khơng sử dụng quyền lực hành * Trong doanh nghiệp việc bố chí đan xen vào quan hệ thức quan hệ khơng thức giúp cho nhiệm vụ quản lý thực cách linh hoạt có kết cao Vì quản lý, điều quan trọng phải xác định mức độ tối ưu để kết hợp hoạt động cấu tổ chức khơng thức cấu tổ chức thức QUAN HỆ ĐIỀU KHIỂN PHỤC TÙNG 1/Vai trò quan hệ điều khiển phục tùng: 1.1/ Quan hệ điều khiển phục tùng loại quan hệ chủ yếu tổ chức với tác động qua lại cấp cấp (trên xuống lên) người phụ trách người thừa hành Hành vi điều khiển: hành vi đơn giản quản lý để giải nhiệm vụ đơn sau có định chung Đó hình thức tác động tích cực linh hoạt nhất, nhằm thực nhiệm vụ kiểm tra để ngăn chặn, khắc phục sai lệch phận thừa hành Việc lựa trọn phương pháp hình thức xử lý, giải tình cụ thể ln phụ thuộc vào nhiều yếu tố Trong quan trọng trước hết thực trạng tổ chức trình độ kiến thức, chun mơn, lực phẩm chất người quản lý chức năng, quyền hạn, trách nhiệm cấp thứ bậc hệ thống tổ chức quản lý Vì điều khiển dễ rơi vào tình trạng chủ quan tuỳ tiện, xử lý đối phó vụn vặt, đồng hoạt động quản lý Sự điều khiển mang tính hành (cưỡng chế thi hành) mang tính hướng dẫn Tính hành qua phương pháp hành chính: Các phương pháp hành phương pháp tác động dựa vào mối quan hệ tổ chức hệ thống quản lý kỷ luật doanh nghiệp Các phương pháp hành quản trị kinh doanh cách tác động trực tiếp chủ doanh nghiệp lên tập thể người lao động quyền định dứt khốt, mang tính bắt buộc, đòi hỏi người lao động phải chấp hành nghiêm ngặt, vi phạm bị xử lý kịp thời, thích đáng Điều thường thể qua nội quy làm việc doanh nghiệp hay định cấp yêu cầu cấp phải thực công việc giao Vậy phương pháp hành có vai trị quản trị kinh doanh? Nó xác lập trật tự kỷ cương làm việc doanh nghiệp Là khâu nối phương pháp quản trị khác lại, phương pháp hành giải vấn đề đặt doanh nghiệp nhanh chóng; Tác động hành có hiệu lực từ ban hành định Vì phương pháp hành cần thiết trường hợp hệ thống bị rơi vào tình khó khăn, phức tạp Các phương pháp hành tác động vào đối tượng quản trị theo hướng tác động mặt tổ chức tác động diều chỉnh hành vi đối tượng quản trị -Theo hướng tác động mặt tổ chức: chủ doanh nghiệp ban hành văn quy định quy mô, cấu, điều lệ, nhằm thiết lập tổ chức xác định mối quan hệ hoạt động nội doanh nghiệp -Theo hướng tác động diều chỉnh hành vi đối tượng quản trị: chủ doanh nghiệp đưa thị, mệnh lệnh hành bắt buộc cấp thực nhiệm vụ định, hoạt động theo phương hướng định nhằm đảm bảo cho phận hệ thống hoạt động ăn khớp hướng điều chỉnh kịp thời sai phạm Tuy nhiên sử dụng phương pháp hành địi hỏi cấp quản trị phải nắm vững yêu cầu chặt chẽ sau đây, không dễ gây hậu nghiêm trọng khó sửa chữa -Thứ nhất: Phương pháp hành có hiệu cao định có khoa học, luận chứng đầy đủ mặt kinh tế Ngoài định phải hiểu rõ tình hình thực tế, nắm vững tình cụ thể Cho nên đưa định hành chính, nên cố gắng có đủ thơng tin cần thiết cho việc định Người quản lý doanh nghiệp định sở có đảm bảo thơng tin xác tin cậy Tập hợp đủ thơng tin, tính tốn đầy đủ đến lợi ích khía cạnh tiêu cực diễn định thi hành.Từ sẵn sàng bổ sung biện pháp phát huy mặt tích cực hạn chế mặt tiêu cực có -Thứ hai: Khi sử dụng phương pháp hành nên gắn chặt quyền hạn trách nhiệm người định Mỗi phận, cán sử dụng quyền hạn phải có trách nhiệm việc sử dụng quyền hạn Đối với định hành cấp bắt buộc phải thực khơng lựa chọn Chỉ người có thẩm quyền định có quyền thay đổi định -Thứ ba: phương pháp hành địi hỏi chủ doanh nghiệp phải có định dứt khốt, rõ ràng, dễ hiểu, có địa người thực hiện, loại trừ khả có giải thích khác nhiệm vụ giao Là nhà Quản lý cần phân biệt phương pháp hành với kiểu quản lý hành quan liêu việc lạm dụng kỷ luật hành chính, sử dụng mệnh lệnh hành thiếu sở khoa học, theo ý muốn chủ quan Thường mệnh lệnh kiểu gây nhiều tổn thất cho doanh nghiệp, hạn chế sức sáng tạo người lao động Đó nhược điểm phương pháp hành Cán quản lý quan quản lý cần phải có trách nhiệm với mệnh lệnh mà đưa ra, chống việc lạm dụng quyền hành khơng có trách nhiệm, chống tượng trốn tránh trách nhiệm, không chịu sử dụng quyền hạn phép sử dụng phải chịu trách nhiệm Tóm lại, phương pháp hành hồn tồn cần thiết, khơng có phương pháp hành khơng thể quản trị kinh doanh có hiệu Điều tương tự việc quản lý đất nước mà khơng có luật pháp khơng quản lý Một thực tế tổ chức quản lý yếu tố quan trọng nhất, động người Vì mối quan hệ cấp cấp tổ chức người lãnh đạo quản lý phải làm tốt cơng tác tổ chức thân tổ chức lãnh đạo, quản lý Hiểu nắm tổ chức không mặt cấu; máy; người, phương tiện làm việc mà phải tìm hiểu sâu nắm chức nhiệm vụ, đường lối, mục tiêu phương hướng hoạt động tổ chức Việc xây dựng điều hành tổ chức phải xuất phát từ yêu cầu công việc thực tế từ tầm nhìn rộng Nếu khơng dẫn tới tổ chức dẫm chân lên nhau, cồng kềnh, hiệu lực *Tính hành thể qua cấu trực tuyến tính hướng dẫn thực qua cấu chức năng: -Cơ cấu trực tuyến (đường thẳng theo chiều dọc) Loại hình chiếm vị trí quan trọng hệ thống quản lý thuộc doanh nghiệp Nội dung cấu trực tuyến thang gồm nhiều bậc, cấp bậc điều khiển (quyết định, mệnh lệnh, trực tiếp, kiểm tra) cấp dưới; cấp phục tùng cấp Đó mối quan hệ điều khiển phục tùng mang tính bắt buộc Với cấu này, nguyên tắc điều hành tập trung xuyên suốt với chế độ thủ trưởng đảm bảo thực hiện; loại trừ tình trạng mâu thuẫn, chệch choạc nhiệm vụ đượcc phân cấp Một cấu trực tuyến hợp lý phải đáp ứng điều kiện: +Số cấp quản lý người can thiệp vào trình quản lý, tạo ổn định cho đối tuợng cho đối tượng quản lý(tránh tình trạng chậm trễ, mệnh lệnh bị sai lạc, quan liêu cách bức) +Thông tin quản lý vân động trực tiếp, truyền dẫn theo chiều dọc trên-dưới không vượt cấp +Gắn chặt với cơng nghệ, cơng đoạn chun mơn hố; phối hợp hoạt động chu trình kinh doanh thực cấp cao +Bảo đảm tỷ lệ hợp lý cán quản lý người thừa hành(quá nhiều cán phụ trách giảm tính linh hoạt quản lý) +Phi tập trung hóa quyền lực mức độ hợp lý, chuyển giao phần quyền lực trách nhiệm cho cấp để phát huy tính chủ động, sáng tạo ý thức dám chịu trách nhiệm cấp song kiểm sốt tồn tình hình, Cơ cấu tổ chức trực tuyến vận dụng với trình độ khác từ đơn giản đến phức tạp: H.1 Trên H.1 cấu trực tuyến mở rộng theo chiều dọc, phải phân công cho nhiều người thực phần việc khác H G iá m Đ ố c D o a n h N g h iÖ p Q uản Đ ốc Q uản Đ ốc P hân X ưởng Q uản Đ ốc Đ ốc C ông § èc C «ng § èc C «ng T ỉ T r ë n g T æ T r ë n g T æ T r ë n g Mở rộng chia nhiều cấp, cấp lại có người điều khiển kiểm tra khâu trực thuộc (H.2) Ở cấp quản lý, người đứng đầu thường trực tiếp quán xuyến mặt cần có người phó đặc trách phần việc; thủ trưởng phân công (ổn định lâu dài) trực tiếp chịu trách nhiệm trước thủ trưởng (không phải cấp quản lý trung gian) Đến lượt người phó lại phải có số trợ lý giúp sức Hình ví dụ doanh nghiệp có quy mơ tương i ln H G iá m Đ ố c P h ó G iá m Đ ố c p h t triể n T rợ lý sản x uất sản phẩm P h ó G iá m Đ ố c sản xuất T rợ lý sản xuất s¶n p hÈm Một dẫn chứng cụ thể P h ó G iá m Đ ố c m a rk e tin g T rợ lý sản xuất sản phẩm P h ó G iá m Đ è c tµ i c h Ýn h Với tinh thần tích cực động chủ động sáng tạo phát huy thuận lợi, khắc phục khó khăn tập thể cán công nhân viên công ty xây lắp vật tư kỹ thuật Quang Trung phấn đấu hoàn thành tiêu kinh doanh đề 1999 Giá trị tổng sản lượng Tổng doanh thu 2000 2001 40435 51250 76125 25200 27300 41200 Để đạt kết cơng ty vận dụng loại hình cấu tổ chức trực tuyến Với cấu giám đốc phát huy tính động sáng tạo kinh nghiệm quản lý, đồng thời người toàn quyền định công việc chịu trách nhiệm kết hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty Ngồi để có thời gian tập chung vào vấn đề lớn có tính chất chiến lược giám đốc giao quyền huy, phụ trách mảng cơng việc cho cấp phó Các cấp phó phải có trách nhiệm thực đầy đủ nhiệm vụ giao Các chức quản lý khác giao cho thủ lĩnh chức (Trưởng phòng ban phụ trách ) gắn với trách nhiệm cơng việc trước giám đốc cấp trực tiếp quản lý *Sự điều khiển hành có tuyệt đối (phải chấp hành đầy đủ, vơ điều kiện) song có trường hợp cấp đề nghị xem xét lại phải chấp hành có định Mặt khác hướng dẫn bắt buộc tham khảo để vận dụng 2/Các hình thức điều khiển vận dụng quản lý doanh nghiệp: Điều khiển thực qua hình thức định khác nhau, thị, mệnh lệnh, thông báo(bằng văn hay truyền miệng) 10 *Lệnh: yêu cầu cấp (hoặc người phụ trách) cấp (hoặc người thừa hành), đòi hỏi họ phải thực nhiệm vụ định, có rõ thời hạn phải hồn thành yêu cầu đặc biệt phải đảm bảo Chỉ cán quản lý trực tuyến (thủ trưởng cấp trên) có quyền lệnh Nếu lệnh có tính bắt buộc phải thực tuyệt đối phải đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý để có hiệu lực cao *Chỉ thị: yêu cầu người quyền xử lý việc riêng biệt Các phó giám đốc, quản đốc, trưởng phịng có quyền thị phạm vi quyền hạn giao (theo quy chế doanh nghiệp), không vi phạm mối quan hệ thức Chỉ thị người quyền khiếu nại thẳng lên giám đốc doanh nghiệp thấy không hợp lý Các thị quan trọng phải dùng văn Những người phụ trách cấp thấp(tổ trưởng,đội trưởng ) cần thị miệng song cần rõ ràng, dứt khốt *Thơng báo: có tính nhẹ nhàng hơn, chủ yếu cung cấp thông tin cho cấp vấn đề cần lưu ý Điều khiển bao hàm kiểm tra tình hình chấp hành định sau có định điều chỉnh, bổ sung Một thực tế doanh nghiệp Việt Nam việc sử dụng mệnh lệnh cách tuỳ tiện thiếu khoa học Đó thói quen cấp thường lệnh cho cấp miệng mà sử dụng văn Và cấp khơng hồn thành cơng việc gây hậu có liên quan đến trách nhiệm lại đổ lỗi cho cấp Hay việc công nhân làm việc theo lệnh tổ trưởng quản đốc phân xưởng xuống yêu cầu người cơng nhân thực cơng việc khác Làm cho người công nhân làm theo lệnh Nếu nghe lệnh cấp trực tiếp tổ trưởng lại sợ quản đốc, cịn nghe lệnh quản đốc lại sai nguyên tắc doanh nghiệp cấp ban hành lệnh hay thị tốt nên dùng văn bản, hạn 11 chế dùng miệng tránh tình trạng ban hành lệnh chồng chéo, gây khó xử cho người thi hành lệnh 12 KẾT LUẬN Hoàn thiện cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp đòi hỏi phải nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh kinh tế thị trường Đây vấn đề phức tạp có ý nghĩa quan trọng đối tượng lao động quản lý Trước tình hình vấn đề doanh nghiệp cần phải làm làm xử lý hài hoà mối quan hệ tổ chức đặc biệt mối quan hệ điều khiển phục tùng yếu tố quan trọng việc sống doanh nghiệp Cũng thể mặt doanh nghiệp có văn hố hay khơng cấp định cấp phải nhất tuân theo bổ sung, góp ý với định giám đốc 13 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình tổ chức quản lý Giáo trình quản trị kinh doanh Khoa học tổ chức quản lý Quản lý huy quản lý 14 MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Khái niệm 2 Cơ cấu tổ chức 2.1 Cơ cấu thức 2.2 Cơ cấu khơng thức QUAN HỆ ĐIỀU KHIỂN PHỤC TÙNG I Vai trò quan hệ điều khiển - phụ tùng II Các hình thức điều khiển vận dụng quản lý doanh 11 nghiệp KẾT LUẬN 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO 13 15 ... 2.1 Cơ cấu thức 2.2 Cơ cấu khơng thức QUAN HỆ ĐIỀU KHIỂN PHỤC TÙNG I Vai trò quan hệ điều khiển - phụ tùng II Các hình thức điều khiển vận dụng quản lý doanh 11 nghiệp KẾT LUẬN 12 TÀI LIỆU THAM... hoạt động cấu tổ chức khơng thức cấu tổ chức thức QUAN HỆ ĐIỀU KHIỂN PHỤC TÙNG 1/Vai trò quan hệ điều khiển phục tùng: 1.1/ Quan hệ điều khiển phục tùng loại quan hệ chủ yếu tổ chức với tác động... dụng quyền lực hành * Trong doanh nghiệp việc bố chí đan xen vào quan hệ thức quan hệ khơng thức giúp cho nhiệm vụ quản lý thực cách linh hoạt có kết cao Vì quản lý, điều quan trọng phải xác định