Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5.doc

Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5

Lời nói đầu

Nền kinh tế thị trờng đã và đang mang lại những cơ hội và thách thức lớn cho các doanh nghiệp, đồng thời mang lại những lợi ích cho ngời tiêu dùng, đó là sản phẩm đẹp, mẫu mã đẹp chất lợng cao, giá thành phù hợp Với nhiều loại hình sản xuất và với nhiều hình thức sở hữu, các doanh nghiệp muốn tồn tại đợc thì phải tìm phơng hớng sản xuất kinh doanh phù hợp để sản phẩm của mình có thể cạnh tranh đợc và đáp ứng nhu cầu thị trờng Chính vì vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh Để làm đợc điều đó thì các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, trong đó hạch toán đóng vai trò rất quan trọng để quản lý hoạt động kinh doanh sản xuất, kiểm tra, giám sát việc sử dụng tài sản nhằm đảm bảo sản xuất đợc tiến hành liên tục, quản lí và sử dụng tài sản, nhằm đảm bảo sản xuất đợc tiến hành liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhất các yếu tố chi phí để đạt đợc hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đồng thời phục vụ cho các nhà quản lý kinh tế, từ đó đa ra các kế hoạch, dự án và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, quyết định nên sản xuất sản phẩm gì, bằng nguyên vật liệu nào? mua ở đâu và xác định hiệu quả kinh tế của từng thời kỳ Vì vậy các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học, hợp lý, trong đó hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng.

Và đối với các doanh nghiệp sản xuất, thì hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi các lý do sau:

Thứ nhất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của qúa trình sản xuất, nó quyết định chất lợng sản phẩm đầu ra.

Thứ hai, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản xuất, vì thế nó mang tính trọng yếu Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu làm ảnh h-ởng đến sự biến động của giá thành sản phẩm Vì thế sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là rất quan trọng.

Thứ ba, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng, nhiều chủngloại do đó yêu cầu phải có điều kiện bảo quản thật tốt và thận trọng Việc bảo quảntốt sẽ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định thành công của công tác quản

nói riêng và quản lý sản xuất nói chung Từ thực tiễn nền kinh tế thị trờng, trớc việc đổi mới quản lý kinh tế, việc lập định mức đúng đắn nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm mức tiêu hao vật liệu, duy trì và bảo quản tốt các loại vật t là việc làm quan trọng không chỉ đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung mà còn đối với công ty cơ khí ô tô 1-5 nói riêng Vì vậy, việc tăng cờng cải tiến công tác quản lý vật t phải đi liền với việc cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán với việc tăng c -ờng hiệu quả sử dụng các loài tài sản trong đó hạch toán và quản lý nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng.

Với ý nghĩa nh vậy của nguyên vật liệu đối với các doanh nghiệp sản xuất, và qua một thời gian thực tập tìm hiểu công tác hạch toán kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1-5, em đã nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệuvới việc tăng cờng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô1-5" làm chuyên đề thực tập cuối khoá.

Cấu trúc chuyên đề gồm 3 chơng:

Chơng I: Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất

Chơng II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5

Chơng III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vậtliệu với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Côngty cơ khí ô tô 1-5

Chơng I

Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vậtliệu với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng nguyên vật

liệu tại các doanh nghiệp sản xuất

I Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải hạchtoán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

1 Khái niệm, đặc điểm

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trọngtổng chi phí sản xuất do đó nó quyết định chất lợng của cả quá trình sản xuất Đầu vào cótốt thì đầu ra mới đảm bảo, đó là sản phẩm sản xuất ra mới có chất lợng cao.

Nguyên vật liệu tồn tại dới nhiều hình thái vật chất khác nhau, có thể ở thể rắn nhsắt,thép, ở thể lỏng nh dầu, xăng, sơn ở dạng bột nh cát, vôi… tuỳ từng loại hình sản xuất tuỳ từng loại hình sản xuất.

Nguyên vật liệu có thể tồn tại ở các dạng nh:

- Nguyên vật liệu ở dạng ban đầu, cha chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuấtnào.

- Nguyên vật liệu ở các giai đoạn sản xuất khác: nguyên vật liệu là sản phẩm dởdang, bán thành phẩm đẻ tiếp tục đa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể của sản phẩm.

Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc điểm riêng trong công tác hạch toánnguyên vật liệu từ khâu tính giá, đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vậtliệu và sử dụng quản lý tốt nguyên vật liệu.

2 Phân loại nguyên vật liệu:

Do nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loạinhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điềukiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việcquản lý và hạch toán nguyên vật liệu Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhautuỳ theo yêu cầu quản lý đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

* Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Theo đặctrng này, thì nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất đợc phân ra thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biếnsẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm Ngoài ra, còn có cả bán thành phẩmmua ngoài để tiếp tục chế biến.

- Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình

Ngoài ra còn có cách phân loại khác:* Phân loại theo nguồn hình thành:

- Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợcdoanh nghiệp mua ngoài thị trờng.

- VL sản xuất: Là những VL do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến - Vật liệu nhận vốn góp liên doanh.

- Vật liệu đợc biếu tặng, cấp phát.* Phân loại theo quan hệ sở hữu:

- Vật liệu tự có: Bao gồm tất cả những vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp - Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên ngoài

- Vật liệu nhận giữ hộ.

3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:

Do nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong tổng số giá thành sản phẩm; có vị tríquan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp cần tiến hành tốt việcquản lý, bảo quản và hạch toán các qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng vàdự trữ nguyên vật liệu; Do đó đặt ra yêu cầu đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu:

- Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin chi tiết và tổng hợp của từng thứnguyên vật liệu cả về số lợng lẫn chất lợng.

- Phải quản lý nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh theo đối tợng sửdụng hay các khoản chi phí.

- Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập “Sổ danh điểm nguyênvật liệu”, thủ tục lập và luân chuyển đúng chứng từ, mở các sổ kế toán tổng hợp và sổ kếtoán chi tiết theo chế độ quy định.

- Doanh nghiệp phải quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứđọng, hoặc khan hiếm ảnh hởng đến tình trạng sản xuất kinh doanh.

- Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu,quy trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong từngphân xởng, phòng ban trong toàn doanh nghiệp.

Nh vậy, nếu quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịpthời, ngăn ngừa hiện tợng h hỏng, mất mát góp phần hạ giá thành sản phẩm, và nâng caohiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.

Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trên đã dặt ra nhiệm vụhạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

4 Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất:

Để cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu,hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lợng, chất lợng, giámua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lợng, giá trị nguyên vật liệuxuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu

- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phísản xuất kinh doanh.

- Tính toánvà phản ánh chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, pháthiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biệnpháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

II Tính giá nguyên vật liệu- NVL:

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toánnguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng.Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đ-ợc tính theo giá thực tế.

Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từhợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu.

Các doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp thì giá thực tế bao gồm cả thuế giá trị gia tăng Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng.

1 Tính giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ:

Giá thực tế của VL nhập kho đợc xác định tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập:

- Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán, cáckhoản thuế(nếu có), chi phí thu mua vận chuyển, lu kho, lu bãi trừ đi các khoản giảmtrừ nh: giảm giá, chiết khấu(nếu đợc ngời bán chấp nhận).

- Vật liệu chế biến xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm chi phí tự chế biến, chi phíthuê ngoài gia công chế biến( nếu thuê ngoài gia công).

- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá trị NVL đợc các bêntham gia góp vốn thoả thuận cộng (+) các chi phí tiếp nhận (nếu có).

- Nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơngcộng (+) các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

- Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Giá thực tếđợc tính theo đánh giá thực tế hoặc giá thị trờng.

2 Tính giá nguyên vật liệu xuất trong kì.

Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểmcủa từng doanh nghiệp và trình độ của kế toán trong doanh nghiệp.

Các phơng pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thờng dùng là:

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệunhng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều:

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu vàsố lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít.

Ưu điểm: Theo dõi thờng xuyên, kịp thời, chính xác.Nhợc điểm: Khối lợng công việc tính toán nhiều

- Phơng pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ trớc:

Giá đơn vị bình quâncuối kỳ trớc=

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc)Lợng VL tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trớc)

- Phơng pháp này có:

Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lợng tính toán.

Nhợc: Không chính xác nếu giá cả NVL trên thị trờng có sự biến động.

Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có danh điểm nguyên vậtliệu có giá thị trờng ổn định.

2.2 Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FIFO)

Theo phơng pháp này NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc Vì vậy, lợng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.

Ưu điểm: kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời

Nhợc điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức, chi

phí kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trờng NVL.

Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL ít, số lợngnhập, xuất NVL ít, giá cả thị trờng ổn định

2.3 Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO)

Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ đợc dùng trớc Vì vậy, việc tính giá xuất của NVL đ-ợc làm ngđ-ợc lại với phơng pháp nhập sau - xuất trớc.

Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

đ-ợc phản ảnh kịp thời theo giá thị trờng của ngân hàng

Nhợc điểm: Phải hạch toán theo chi tiết từng nguyên vật liệu, tốn công.

2.4 Phơng pháp trực tiếp (gọi là phơng pháp giá thực tế đích danh hayphơng pháp đặc điểm riêng)

NVL đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào chođến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thìtính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từnglô nguyên vật liệu nhập kho với các loại NVL có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống khotàng cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho.

Ưu điểm: công tác tính giá đợc thực hiện kịp thời, thông qua đó kho kế toán có thể

theo dõi đợc thời gian bảo quản riêng từng loại NVL.

Nhợc điểm: chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản NVL.

2.5 Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ

áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL mẫu mã khác nhau nhng không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Vì vậy, doanh nghiệp phải tính giá cho số lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc, sau đó mới xác định đợc NVL xuất kho trong kỳ:

áp dụng đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, giá cả thờng xuyên biếnđộng, nghiệp vụ nhập- xuất NVL diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tếtrở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đợc Do đó, việc hạchtoán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là loại giá ổn định có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toánnhập- xuất- tồn kho NVL trong khi tính đợc giá thực tế của nó.

Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, giá mua vật liệu ở thời điểm nào đó hoặc giábình quân tháng trớc.

Việc tính giá thực tế xuất trong kỳ dựa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tếvà giá hạch toán.

Hệ số giá VL=Giá thực tế VL tồn đầu kỳ+Giá thực tế VL nhập trong kỳGiá hạch toán VL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán VL nhập trong kỳ

Do đó, giá thực tế:

VL xuất trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ)=

Giá hạch toán VL xuất

trung kỳ (tồn cuối kỳ)xHệ số giá VL

Phơng pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và tổng hợpNVL trong công tác tính giá nên công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng không bịphụ thuộc vào chủng loại, số lần nhập- xuất NVL; Vì vậy khối lợng công việc ít, hạchtoán chi tiết đơn giản hơn.

Tuy nhiên, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ

Phơng pháp này có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệuchủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

Trên đây là một số phơng pháp tính giá xuất NVL trong kỳ Từng phơng pháp có -u, nhợc điểm và điều kiện áp dụng riêng Vì vậy, tuỳ vào quy mô, đặc điểm doanh nghiệpvà trình độ quản lý của kế toán mà sử dụng phơng pháp tính toán thích hợp.

III Hạch toán nguyên vật liệu:1 Tổ chức chứng từ kế toán

Trong doanh nghiệp sản xuất các chứng từ đợc sử dụng để hạch toán NVL gồm:Hoá đơn bán hàng(hoặc HĐ GTGT), phiếu nhập- xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận

- Phiếu nhập kho do phòng kế toán hoặc bộ phận vật t của đơn vị lập thành 3 liênvà ngời lập phải ký vào đó Trớc khi lập phiếu nhập, ngời lập phải căn cứ vào chứng từbên bán nh hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t, các chứng từ khác

- Chuyển phiếu nhập kho cho thủ trởng đơn vị hoặc ngời phụ trách ký.- Ngời giao hàng nhận phiếu nhập.

- Chuyển phiếu nhập xuống kho, thu kho ghi số lợng, quy cách vào cột thực nhậpcùng ngời giao ký xác nhận.

Ba liên của phiếu nhập kho đợc lu giữ nh sau:Liên 1: lu tại quyển gốc.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ; định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ.Liên 3: Dùng để thanh toán.

1.2 Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu:

Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lợng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho Phiếunày là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật t tínhthành tiền và ghi vào sổ kế toán.

Phiếu xuất kho đợc lập dựa trên mẫu số 02 VT do Bộ tài chính ban hành.Phiếu xuất kho đợc lập và luân chuyển nh sau:

- Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập thành 03 liên.Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận, phụ trách cung ứng ký và giao cho ngời cầm phiếuxuống kho để lĩnh.

- Thủ kho căn cứ vào lợng xuất để ghi vào cột số lợng thực xuất và cùng ngời nhậnhàng ký vào phiếu xuất kho.

+ Ba liên phiếu xuất đợc luân chuyển:- Liên 1: Lu ở bộ phận rập phiếu.

- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi ở thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để tính thànhtiền và ghi vào sổ kế toán.

Liên 3: Ngời nhận giữ để ghi ở bộ phận sử dụng Cuối tháng, kế toán xác nhận số lợng sử dụng ở từng bộ phận để xác định tính chính xác của kế toán

2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thờng có nhiều chủng loại Nếuthiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất Vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vậtliệu đòi hỏi phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vậtliệu, phải phản ánh cả về số lợng, giá trị, chất lợng của từng danh điểm theo từng kho vàtừng ngời phụ trách vật chất

Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý nguyên vật liệu vềmặt hạch toán nguyên vật liệu cả về số lợng và giá trị, các doanh nghiệp cần phải hìnhthành nên sổ danh điểm nguyên vật liệu Sổ này xác định thống nhất tên gọi, quy cách,mã hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL.

Trong thực tế công tác kế toán ở nớc ta, có thể sử dụng một trong ba phơng pháphạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đó là:

- Phơng pháp thẻ song song.

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.- Phơng pháp sổ số d.

2.1 Phơng pháp thẻ song song

Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên

vật liệu, khối lợng chứng từ xuất vật liệu ít, không thờng xuyên, trình độ chuyên môn củakế toán không cao.

Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho.

Thẻ kho đợc mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu.

Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu dựa vào chứng từ nhập - xuất NVL để ghi số

l-ợng và tính thành tiền NVL nhập- xuất vào “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tơng ứng vớithẻ kho) Sổ này giống nh thẻ kho chỉ khác có thêm các giá trị vật liệu Cuối kỳ, kế toántiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tơng ứng đồng thời từ sổ kếtoán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL theo từngdanh điểm NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp NVL.

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song:

Sơ đồ 1.1:Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song

Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Ưu điểm: đơn giản trong ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót

đồng thời cung cấp thông tin nhập- xuất- tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính.

Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về số lợng.

Hạn chế việc kiểm tra của kế toán do chỉ đối chiếu vào cuối tháng

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

ở kho: đợc ghi chép giống phơng pháp thẻ song song.

ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho.

Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập- xuất- theo từng danh điểm NVL và theo từng kho kế toán lập bảng kê nhập NVL, bảng kê xuất NVL, dựa vào các bảng kê này để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ Khi nhận đợc thẻ kho, kế

Ghi hàng ngày, định kỳGhi cuối tháng

Quan hệ đối chiếuƯu điềm: giảm nhẹ việc ghi chép của kế toán, tránh sự trùng lắp.

Nhợc điểm: Việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng

nên trong trờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất vật liệu của từng danh điểm vật liệu khálớn thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và ảnh hởng đến tiến độ thựchiện các khâu kế toán khác.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vậtliệu nhng số lợng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều

2.3 Phơng pháp sổ số d:

Điều kiện áp dụng: đối với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL, số lợng chứng

từ nhập- xuất của mỗi loại nhiều xây dựng thành hệ thống danh điểm nguyên vật liệu,dùng giá hạch toán để để hàng ngày nắm đợc tình hình xuất, nhập, tồn, yêu cầu trình độkế toán tơng đối cao

ở kho: thủ kho ghi vào thẻ kho giống nh các phơng pháp trên Ngoài ra thủ kho

còn phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập- xuất phát sinh theo từng danh điểm nguyên vậtliệu Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từnhập, xuất vật liệu Thủ kho phải phản ánh số lợng vật liệu tồn cuối tháng theo từng danhđiểm nguyên vật liệu vào sổ số d Sổ này đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cảnăm Trớc ngày cuối tháng, kế toán đa sổ số d cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủkho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền theo giá hạch toán.

ở phòng kế toán: kế toán dựa vào số lợng nhập, xuất của từng danh điểm NVL

đ-ợc tổng hợp từ các chứng từ nhập- xuất mà kế toán nhận đđ-ợc khi kiểm tra các kho theođịnh kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và dựa vào giá hạch toán đểtính thành tiền NVL nhập- xuất theo từng danh điểm NVL từ đó ghi vào bảng luỹ kếnhập- khẩu NVL (lập theo từng danh điểm NVL) Cuối kỳ tính tiền trên sổ số d do thủkho chuyển đến và đối chiếu tồn kho ở sổ sách với bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Từ bảnglũy kế nhập- xuất- tồn, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL để đối chiếu vớikế toán tổng hợp về NVL.

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d.

Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d.

Ưu điểm: không trùng lặp, ghi sổ thờng xuyên, không bị dồn vào cuối kỳNhợcđiểm: kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn.

3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Để hạch toán NVL nói riềng và các loại hàng tồn kho nói chung có thể áp dụng một trong hai phơng pháp: (KKTX) kê khai thờng xuyên, hoặc kê khai định kỳ (KKĐK).

Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanhnghiệp, vào yêu cầu sử dụng của công tác quản lý, trình độ kế toán viên cũng nh quy địnhcủa chế độ kế toán hiện hành.

3.1 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX

3.1.1 Tài khoản sử dụng

Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi và phản ánh tính hình hiện có, biếnđộng tăng, giảm một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loạihàng tồn kho.

Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những thuận lợi của nó Phơngpháp này có độ chính xác cao, thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật, có thể xácđịnh đợc lợng nhập - xuất - tồn của từng loại hàng tồn kho Tuy nhiên đối với các doanhnghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, nhập- xuất-tồn thờng xuyên mà áp dụng phơng pháp này rất tốn nhiều công sức, thời gian.

Để hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên thì kế toánphải sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152: “nguyên vật liệu” TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hìnhbiến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Tài khoản này có thểmở chi tiết theo nhóm, thứ, từng loại vật liệu theo yêu cầu quản lí và phơng tiện tính toán.

- TK 151: “hàng mua đi đờng”: tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyênvật liệu, công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua nhng cuối tháng hàng cha về nhậpkho.

- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK 331, TK133, TK 621, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112.

3.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

3.2.1 Tài khoản sử dụng:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên,liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá trên các tài khoản phản ánhtừng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơsở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng hàng hoá tồn kho thực tế và lợng hàng hoá xuất dùngvà sản xuất kinh doanh và các mục đích khác.

Phơng pháp này có u điểm tiết kiệm thời gian, công sức ghi chép, và thích hợp vớicác đơn vị sản xuất kinh doanh những vật t khác nhau, giá trị thấp đợc xuất dùng thờngxuyên

Các TK sử dụng theo phơng pháp kê khai định kỳ:

- TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 611 - Mua nguyên vật liệu): dùng để phản ánh giátrị thực tế số nguyên vật liệu mua vào và xuất trongkỳ.

TK 611: Không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật liệu, CCDC… tuỳ từng loại hình sản xuất.- TK 152: “nguyên vật liệu” dùng để phản ánh nguyên vật liệu tồn kho.

- TK 151: “Hàng mua đang đi đờng”: phản ánh trị giá hàng mua nhng cuối thángcha về nhập kho.

- Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK133, 331,111, 112, 311, 621, 627… tuỳ từng loại hình sản xuất.

3.2.2 Phơng pháp hạch toán:

Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai định kỳ đợc tiếnhành theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK.

4 Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Hiện nay, có bốn hình thức sổ dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳtừng đặc điểm, điều kiện và trình độ kế toán của doanh nghiệp có thể dùng một trong bốnhình thức sổ sau:

4.1 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung (NKC)

*Điều kiện áp dụng: Hình thức sổ NKC thờng áp dụng cho các doanh nghiệp có

số lợng nghiệp vụ diễn ra không nhiều, sử dụng ít tài khoản.

* Hình thức này gồm có các loại sổ sau:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào sổ NKC, sau đó từ sổ NKC ghi vào sổ

Trị giá NVL sử dụng cho các

hàng mua đi đ ờng tồn cuối thángK/c giá trị NVL tồn kho đầu kỳ,

hàng mua đi đ ờng tháng tr ớc

Bảng phân bố nguyên vật liệu thì định kỳ ghi vào căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất,cuối tháng ghi vào sổ cái TK 152, từ sổ cái TK 152 vào bảng cân đối kế toán, báo cáo tàichính.

Từ chứng từ nhập- xuất NVL vào thể lên kế toán chi tiết NVL, theo danh điểmnguyên vật liệu, cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết NVL, sau đó từ bảng tổng hợp chitiết nguyên vật liệu đối chiếu với sổ cái TK 152.

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức NKC:

Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, sử dụng ít sổ, có thể dùng máy tính.

Nhợc điểm: Dễ bị trùng lặp số liệu do ghi vào nhiều loại sổ khác nhau.

4.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái (NK - SC)

* Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp số lợng nghiệp vụ diến ra ít,

và sử dụng ít TK, trình độ nhân viên kế toán không cao.

* Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Theo hình thức này, kế toán chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán kiểm tra tình hợp pháp của các nghiệpvụ và đồng thời ghi vào NK - SC theo nội dung nghiệp vụ.

Cuối tháng tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các tài khoản:

Tổng số tiền ở phần nhật ký=

Tổng số tiền phát sinh nợ củatất cả các tài khoản=

Tổng số tiền phát sinh cócủa tất cả các tài khoản

Ngoài ra, kế toán còn ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu.Trình tự ghi sổ đợc biểu diễn qua sơ đồ sau:

Ưu điểm: Dễ làm, ít nhân viên kế toán, trình độ kế toán không cần cao.

Nhợc điểm: Do chỉ mở một sổ duy nhất để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế

Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất vật liệu vào chứng từghi sổ, bảng phân bố nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu Từ chứng từ ghi sổ vàosổ đăng ký chứng từ, vào sổ cái TK 152 Cuối tháng từ sổ cái TK 152 vào Bảng CĐTK vàbáo cáo kế toán Cuối tháng kiểm tra đối chiếu số tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ vớibảng CĐTK.

Trình tự ghi sổ đợc biểu diễn qua sơ đồ sau.

Sơ đồ 1.7: Khái quát trình tự kế toán nvl theo hình thức sổ CTGS.

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốcSổ thẻ kế toán chi tiết VL

Ưu điểm: Dễ, đơn giản

Nhợc điểm: Kiểm tra, đối chiếu khó, chuyên môn hoá cha cao.

Hàng ngày, định kỳ căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu và cáccông ty khác vào các bảng chi tiết TK 331, và vào NKCT số 5, số 10, số 1,2, bảng kê số ,bảng phân bố số 2, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Cuối kỳ, từ bảng kê số 3 vào bảngphân bổ số 2 từ bảng phân bổ số 2 vào bảng kê số 4,5,6 Từ các bảng kê này vào NKCT số7, sổ cái TK 152, báo cáo kế toán Từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu cuối tháng vào bảngtổng hợp chi tiết vật liệu, và từ số liệu bảng này vào bác cáo kế toán.

Trình tự ghi sổ theo hình thức này đợc biển diễn bằng sơ đồ sau

Ưu điểm: Chuyên môn hoá cao, tránh bị trùng lặp số liệu, quy trách nhiệm cho từng ngời

Nhợc điẻm: Số lợng sổ sách lớn, cần nhiều nhân viên kế toán với trình độ chyyên

môn cao làm chỷ yếu bằng thủ công không phát huy đợc vai trò của máy vi tính

Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lợng kế

toán viên nhiều trình độ chuyên môn cao.

Trên đây là bốn hình thức sổ kế toán hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳ theo đặcđiểm, tùy điều kiện cũng nh trình độ kế toán của kế toán viên mà áp dụng một hình thứcphù hợp.

I Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hởng đến hạchtoán nguyên vật liệu với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng nguyên

vật liệu tại công ty.

1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty cơ khí ô tô 1 -5:

Công ty cơ khí ô tô 1 -5 thuộc tổng công ty cơ khí GTVT - Bộ GTVT đợc thành lập ngày 1-5 -1956.

Tên giao dịch Auto Mobile Mechanical Company 1-5:

Trụ sở chính: Km 15 - QL13- Khối 7A - Thị trấn Đông Anh - Hà Nội.

Tiền thân của Công ty là nhà máy sửa chữa ôtô 1 -5 đợc hình thành trên cơ sở 4 xởng cơ khí: Avia, GK - 115, GK - 125, Yên Ninh, đặt tại số 18 phố Phan Chu Trinh - Hà Nội với nhiệm vụ là sửa chữa ôtô, chế tạo các phụ tùng ôtô… tuỳ từng loại hình sản xuất Vào những năm đầu tiên khi mới thành lập, máy móc thiết bị của nhà máy còn đơn sơ, số lợng công nhân ít, sửa chữa chủ yếu bằng thủ công, tổ chức nhà máy theo chế độ tự cung tự cấp, không hạch toán kinh tế Mặc dù thế, nhng công ty vẫn hoàn thành các nhiệm vụ mà nhà nớc giao và không ngừng lớn mạnh, đợc nhà nớc tặng thởng nhiều huân huy chơng cao quý Và vinh dự nhất đối với nhà máy là đã chế tạo thành công chiếc xe ôtô đầu tiên ở Việt Nam, và đợc diễu hành vào đúng ngày Quốc Khánh 2 -9 - 1959.

Nhng từ 5 - 1978, Nhà máy chuyển sang Đông Anh và tiếp nhận thêm nhà máy 19 - 5 ở Vĩnh Phú cùng chức năng, nhiệm vụ Tại đây, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn do xa trung tâm, tình hình kinh tế sau chiến tranh còn nghèo, chiến tranh biên giới xảy ra ngày càng quyết liệt, hơn thế nữa số công nhân xin nghỉ việc ngày càng nhiều, khách hàng ngày cnàg giảm sút Cán bộ lãnh đạo nhà máy đã tìm đủ mọi biện pháp để khôi phục nhà máy nh: tổ chức nuôi bò sữa, làm một số loại máy móc phục vụ cho sản xuất nông nghiệp Nhng kết quả thu đợc đều quá thất vọng Mặc dù thế nhà máy vẫn duy trì nghề chính của mình là sửa chữa ôtô.

Theo quyết định số 17 CP ngày 14/1/1981 của Bộ GTVT, nhà máy đợc phép thu mua các loại xe bị nạn, bị phá hoại trong chiến tranh để tháo gỡ, phục hồi các chi tiết, vào những năm này ngoài nhiệm vụ đó, nhà máy còn chế tạo các chi tiết nhỏ nh bơm nớc xe Zin, các loại bulông… tuỳ từng loại hình sản xuất.

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, và đặc biệt từ năm 1990, nhà máy đã chủ động về kế hoạch sản xuất, bớc đầu có ý thức về thị trờng, về Marketing, nhờ vậy mà sản phẩm của nhà máy càng đợc a chuộng Từ đó đến nay, nhà máy thực sự bớc sang một trang mới và đặc biệt là từ khi đợc thành lập lại theo quyết định số 1041 QĐ TCCB - NĐ ngày 27 -5- 1993 của Bộ trởng Bộ GTVT (thành lập lại theo NĐ 338/ HĐBT) lấy tên là Công ty cơ khí ô tô 1 -5 Đây là một thuận lợi tạo cho công ty có t cách pháp nhân độc lập để làm ăn, tự hạch toán kinh tế, tự giao dịch và kí kết hợp đồng kinh tế Với nhiệm vụ mới chủ yếu là sửa chữa đóng mới, lắp ráp xe ôtô, máy thi công và các sản phẩm công nghiệp khác.

Với sự sáng tạo, năng động, nhanh nhạy với sự chuyển đổi của nền kinh tế, đặc biệt từ khi luật đầu t nớc ngoài vào Việt Nam, cán bộ lãnh đạo công ty đã phối hợp với bộ GTVT, trờng đại học GTVT… tuỳ từng loại hình sản xuất chế tạo thêm các loại sản phẩm nh: lu bánh lốp, trạm cấp phối, trạm bê tông nhựa asphalt công suất từ 25 - 100 tấn/ giờ trạm cấp phối đợc cục đo lờng chất lợng nhà nớc xác định đảm bảo chất lợng thay thế hàng nhập khẩu Có thể nói đây là những mặt hàng chủ đạo của công ty, khẳng định đợc tài năng, trí tuệ, óc sáng tạo của giới khoa học trong nớc cũng nh cán bộ lãnh đạo công ty.

Các sản phẩm của công ty đã đạt đợc nhiều huy chơng vàng, bạc nh: trạm trộn asphalt, trạm cấp phối, lu bánh lốp và đã chiếm lĩnh hầu hết thị trờng trong nớc do chất lợng cao, giá thành hạ.

Trong những năm gần đây, công ty luôn đạt đợc lợi nhuận cao, và đạt vợt định mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, đảm bảo 3 ngùn cơ bản là nộp ngân sách nhà nớc, đầu t tích luỹ bổ sung nguồn vốn kinh doanh, và nâng cao mức thu nhập cho ngời lao động Năm 2000, công ty đã đợc nhà nớc phong tặng là “Đơn vị anh hùng lao động” của 10 năm đổi mới.

Do u thế về sản phẩm trạm trộn, hiện nay công ty đang đầu t thêm cho TSCĐ 847 triệu đồng từ nguồn vốn Đầu t phát triển , Bộ tài chính cấp bổ xung thêm 8,4tỷ đồng làm nguồn vốn kinh doanh hiện nay là 16.937 triệu đồng.

Và để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty đang mở rộng thêm nhà xởng mới với diện tích 20 ha để vừa tạo công ăn việc làm cho nhân dân điạ phơng và các tỉnh lân cận.

Những thành tựu đạt đợc của công ty trong những năm qua đợc thể hiện ở một số chỉ tiêu kinh tế sau:

Biểu 1.2: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty. doanh thu (thuần) tăng nhanh năm 2003, tăng 3,56 lần, năm 2002 tăng 1,6 lần so với năm 2001 Lợi nhuận năm 2003 tăng 6 lần, năm 2002 tăng 3,84 lần so với năm 2001 Thu nhập bình quân đầu ngời 1 tháng tăng, so với năm 2001thì năm 2002 tăng 1,09 lần (tức là tăng 80.000đ/tháng/1ngời), năm 2003 tăng 1,26 lần (tức là 230 000 đ/1 ngời / 1 tháng) Điều đó khẳng định công ty đã không ngng sản xuất sản phẩm, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm nâng cao các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, đồng thời nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho ngời lao động Tỷ suất lợi nhuận trên tổng doanh thu và hệ số doanh lợi của vốn chủ sở hữu năm

Nh đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của công ty ở một số thời kỳ có khác nhay, tuy nhiên với sự cạnh tranh về sản phẩm giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, công ty nhận thấy đa dạng hoá sản phẩm và nâng cao chất lợng sản phẩm đợc đặt lên hàng đầu Để đáp ứng nhu cầu thị trờng, công ty từng bớc xác lập lại cơ cấu sản phẩm và dần dần tiến tới chế tạo các sản phẩm chủ đạo và chiếm lĩnh thị trờng

2.2 Thị trờng tiêu thụ sản phẩm:

Với sự đa dạng về chủng loại, không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, và đồng thời chiến dịch Marketing rầm rộ, xây dựng hàng loạt các đại lý trong cả nớc, các sản phẩm của công ty đã chiếm lĩnh hầu hết thị tr-ờng trong nớc góp phần xây dựng và phát triển hệ thống đtr-ờng xá, cầu giao thông, và hệ thống phơng tiện giao thông trong nớc, đồng thời góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và phát triển đổi mới đất nớc.

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần thiết và không thể thiếu đợc để đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình SXKD của doanh nghiệp Để phát huy và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức lại cơ cấu lao động, các phòng ban, phân xởng cho phù hợp với yêu cầu quản lý chung.

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến gồm có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban, xí nghiệp phân xởng của công ty.

Mỗi phòng ban, xí nghiệp, phân xởng trong công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng Nhng giữa chúng đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau làm cho bộ máy quản lý của công ty tạo thành một khối thống nhất.

* Giám đốc công ty: Là ngời phụ trách chung, quản lý công ty về mọi mặt

hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất, là ngời chịu trách nhiệm trớc cấp trên về các hoạt động của công ty mình Giám đốc không chỉ quản lý các phòng ban của mình thông qua các phó giám đốc mà còn có thể xem xét trực tiếp từng nơi làm việc khi cần thiết Giám đốc có các phó giám đốc và các trởng phòng giúp

* Phó giám đốc: Là ngời giúp việc của giám đốc trong việc quản lý công ty.

* Phòng kinh tế- thị trờng (KT- TT): thực hiện chào hàng, tiếp xúc với khách

hàng, tiêu thụ sản phẩm, cung cấp các thông tin về thị trờng nh sự biến động về giá cả các sản phẩm ; thực thi các chính sách Marketing để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm.

* Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX): Tổ chức việc tìm kiếm, lựa chọn nhà

cung cấp cho đầu vào, tức là tổ chức mua các nguyên vật liệu, CCDC, TSCĐ… tuỳ từng loại hình sản xuất cần thiết phục vụ cho sản xuất và quản lý dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất sản phẩm và định mức kĩ thuật đã xác định

* Phòng thiết kế ôtô, phòng thiết kế máy công trình: Tổ chức tính toán các

định mức kỹ thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lợng sản phẩm máy công trình, ôtô, kết cấu thép và đa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm.

* Phòng KCS: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lợng hàng mua vào và các

thành phần của công ty.

* Phòng chuyển giao công nghệ: Là phòng có trách nhiệm trớc giám đốc về

khâu chuyển giao công nghệ máy công trình.

* Trung tâm bảo hành sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi sản phẩm phải tu,

bảo hành, bảo trì các sản phẩm đã giao cho khách hàng.

* Phòng tổ chức lao động: Tổ chức cán bộ quản lý trong công ty, điều động

-tuyển dụng lao động cho các bộ phận, phòng ban, tính lơng, thởng, các chế độ khác cho lao động trong công ty, xây dựng mức tiền lơng.

- Phân xởng cơ khí: gia công cơ khí, chế tạo các chi tiết sản phẩm phục vụ cho việc lắp ráp chế tạo ôtô, máy công trình, các sản phẩm khác.

- Xí nghiệp ôtô: Lắp ráp, sửa chữa, đại tu ôtô

- Xí nghiệp sản xuất xe khách: sản xuất các loại xe khách 29 - 30 chỗ

- Xí nghiệp MCT và kết cấu thép: chuyên sản xuất lắp ráp các thiết bị MCT, cầu giao thông, các trạm bơm trộn bê tông, lu bánh lốp… tuỳ từng loại hình sản xuất.

Giám đốc thực hiện việc quản lý trực tiếp các bộ phận sản xuất này.

Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty nh sau:

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và hệ thống sổ kế toán tại Công tycơ khí ô tô 1 -5:

4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Phòng kế toán- tài vụ của công ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu vào sổ sách kế toán, thống kê, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc, thờng xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SP.

Phòng kế toán gồm có 9 ngời dới sự lãnh đạo của 1 kế toán trởng và phó phòng kế toán Ngoài ra còn có 4 nhân viên thống kê phân xởng tơng ứng với một phân xởng và 3 xí nghiệp có nhiệm vụ thu thập thông tin từng phân xởng, xí nghiệp cho kế toán trởng Bốn nhân viên phòng này ngoài sự quản lý của kế toán trởng còn có sự quản lý của phân xởng, và các xí nghiệp.

Trong phòng kế toán, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế toán nhng sự phân công này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của thông tin kế toán.

Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán nh sau:

* Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ phụ trách chung

mọi hoạt động của phòng cũng nh phân xởng, xí nghiệp, kí các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn GTGT của công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty,chỉ đạo thực hiện phơng thức hạch toán; tạo vốn cho công ty, tham mu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty.

Định kỳ, kế toán trởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tợng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của công ty nh ngân hàng, tổng công ty, các nhà đầu t, các nhà cung cấp… tuỳ từng loại hình sản xuất.

* Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán để lên can đối, lập báo cáo cuối kỳ Phó phòng kế toán phụ trách điều hành các kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty Cuối tháng phó phòng lên cân đối số phát sinh, tính ra các số d tài khoản và sổ cái các tài khoản Hàng quý lập báo cáo tài chính.

Đối với kế toán tổng hợp: Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp các khoản thu chi, lập bảng kê số 1, NKCT số 1, NKCT số 8,7,10 chịu trách nhiệm trong kế toán thanh toán và bảng trìn vốn vay.

* Kế toán vật t kiêm thủ quỹ:

- Định kỳ kế toán vật t căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC để phản ánh, theo dõi trên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3 Cuối tháng căn cứ vào các NKCT liên quan vào bảng kê số 3 để xác định hệ số chênh lệch và tính giá thực tế xuất dùng theo từng khoản mục chi phí trên Bảng phân bổ số 2.

Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập- xuất VL, CCDC đối chiến với thẻ kho - Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lợng tiền mặt có tại két của công ty, kiểm nhận lợng tiền vào ra hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt Cuối ngày thủ quỹ đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán thanh toán với ngời bán lập.

*Kế toán thanh toán với ngời bán:

Kiểm tra các hoá đơn mà phòng ĐHSX nộp lên để phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng vào NKCT số 5 Định kỳ, kế toán thanh toán với ngời bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thúê GTGT đầu vào để kế toán doanh thu lên báo cáo thuế.

* Bộ phận phiếu xuất vật t:

* Kế toán TSCĐ và XDCB:

- Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp đờng thẳng - Theo dõi tình hình xây dựng cơ bản và lập quyết toán XDCB.

* Kế toán thanh toán tạm ứng:

Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của CBCNV trong công ty phản ánh các nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng.

* Kế toán doanh thu, thu hồi công nợ và thuế.

Phản ánh các khoản doanh thu bán hàng, thuế và khoản phải thu Chịu trách nhiệm trong thu hồi nợ

Lập báo cáo thuế theo định kỳ.

* Bốn nhân viên thống kê:

Hàng tháng, các kế toán viên phải đối chiếu ngang với nhau và đối chiếu với nhân viên thống kê để lên tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm.

Ngoài ra trong phòng kế toán cũng đợc trang bị thêm một số máy tính để phục vụ cho công tác kế toán.

Sơ dồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty

4.2 Đặc điểm tổ chức hệ thống kế toán:

Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ NKCT để hạch toán tổng hợp với phơng pháp hạch toán tổng hợp HTK theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Theo hình thức NKCT bộ sổ kế toán của công ty gồm: - Các Nhật ký chứng từ: 1,2,5,7,8, 10,4,6.

- Bảng kê: 1,2,3,4,5,6,,8,9,11; các sổ cái TK - Sổ chi tiết: TK 331, TK 131, vật t, 511… tuỳ từng loại hình sản xuất - Bảng phân bổ: 1,2,3.

- Các TK sử dụng TK 111, 112 (chi tiết cho từng ngân hàng) 152, 153, 154, 155, 211, 241, 214, 621, 627, 642, 532… tuỳ từng loại hình sản xuất.

Sơ đồ hạch toán tổng hợp theo hình thức NKCT đợc khái quát nh sau:

Sơ đồ 2.3: Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT.

II Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơkhí ô tô 1 -5:

1 Khái quát chung tình hình nguyên vật liệu tại công ty:

1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty:

Công ty cơ khí ô tô 1 -5 là công ty chuyên sản xuất, lắp ráp, chế tạo các sản phẩm này đợc cấu thành từ nhiều chi tiết khác nhau và đòi hỏi phải sử dụng nhiêù loại nguyên vật liệu khác nhau.

Nguyên vật liệu ở công ty rất phong phú về chủng loại và quy cách, có khoảng 700 loại nh tôn, thép, sơn xi măng… tuỳ từng loại hình sản xuất Các loại nguyên vật liệu này chủ yếu đợc mua ở trong nớc, ngoài ra còn nhập ngoại (nh các loại sơn, nớclàm mát… tuỳ từng loại hình sản xuất.) nguyên vật liệu mua về công ty đều phải qua kiểm nghiệm trớc khi nhập kho cho nên đảm bảo chất lợng và đúng thông số kỹ thuật.

Do đặc điểm của các sản phẩm mà công ty chế tạo là các sản phẩm cơ khí, đòi hỏi nhiều loại nguyên vật liệu, nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm (chiếm tỷ trọng khoảng 75 - 80%) Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hởng rất lớn đến giá thành sản phẩm Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo đợc chất lợng sản phẩm Song muốn làm đợc điều này thì công ty phải có những biện pháp khoa học và thuận tiện để quản lý nguyên vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ… tuỳ từng loại hình sản xuất.

Và để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, tổ chức hạch toán chính xác đảm bảo công việc dễ dàng không tốn kém nhiều công sức, công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở côngdụng kinh tế cảub nguyên vật liệu đối với qúa trình sản xuất sản phẩm Vật liệu đợc chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính bao gồm các loại: tôn, thép, nhôm… tuỳ từng loại hình sản xuất - Nguyên vật liệu phụ: que hàn, đinh, sơn bulông, ốc, vít các loại… tuỳ từng loại hình sản xuất - Nhiên liệu: đất đèn, ga ôxy, xăng… tuỳ từng loại hình sản xuất.

- Phế liệu thu hồi: Phôi tôn, thép trong quá trình gia công các chi tiết sản phẩm

Cách phân loại trên giúp cho công ty đánh giá đợc vai trò của từng loại nguyên vật liệu để từ đó xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất Hơn nữa cách phân này định giá sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính 1 cách dễ dàng và xác định chi phí giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ đợc chính xác hơn.

1.2 Công tác quản lý vật liệu ở công ty:

ở mỗi kho, thủ kho đợc trang bị đầy đủ phơng tiện cân, đo, đong, đếm ở các xí nghiệp, phân xởng của công ty cũng có các kho riêng và do thống kê phân xởng quản lý Đây là những kho nhỏ có tính chất tạm thời giữ vật t mà xí nghiệp phân x-ởng nhận về cha đa vào sản xuất, sau đó vật t đợc giao cho các tổ, đội sản xuất.

Hai là, công ty còn xây dựng định mức tiêu hao vật t Đây cũng là biện pháp quan trọng để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu Phòng thiết kế ôtô và máy công trình có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, sản phẩm dựa trên định mức kinh tế kĩ thuật đã quy định chung của nhà nớc Nh vậy, khi các phân xởng, xí nghiệp có nhu cầu về vật t thì thống kê phân xởng, xí nghiệp căn cứ vào nhu cầu vật t do tổ trởng phân xởng, xí nghiệp đề nghị sẽ lên phòng kế toán yêu cầu viết phiếu xuất vật t.

Ba là, công ty giao trách nhiệm cho các thủ kho Các thủ kho ngoài việc quản lý, bảo quản tốt vật t còn phải cập nhật số liệu vào sổ sách về mặt số lợng, tình hình biến động của từng thứ vật liệu, kiểm kê kho hàng đồng thời có trách nhiệm phát hiện và báo cáo lên phòng kế toán các trờng hợp vật liệu tồn đọng trong kho làm ứ đọng vốn giảm khả năng thu hồi vốn sản xuất của công ty.

2 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty:

Tính giá là 1 khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán Việc tính giá nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ, hợp lý thì mới biết đợc chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh trong qúa trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm.

Tại Công ty cơ khí ô tô 1- 5, thuế GTGT đợc tính theo phơng pháp khấu trừ.

2.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho:

- Đối với NVL mua trong nớc thì giá thực tế nhập bao gồm giá ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) cộng (+) các chi phí liên quan nh chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm cho vật liệu, công tác phí cho nhân viên thu mua.

- Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Giá thực tế nhập kho bao gồm tổng giá trị thanh toánvới ngời bán cộng (+) thuế nhập khẩu cộng (+) chi phí thu mua… tuỳ từng loại hình sản xuất.

- Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập bằng giá bán phế liệu trên thị trờng.

2.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho:

ở công ty, nguyên vật liệu xuất kho đợc tính theo phơng pháp hệ số giá:

Hệ số giá

tổng giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳTổng giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trongkỳ

Giá thực tếVL xuất kho=

Tổng giá hạch toán NVL xuất

trong kỳx Hệ số giá NVL

Phơng pháp này tơng đối phù hợp với việc tính giá nguyên vật liệu ở 1 công ty có nhiều chủng loại nguyên vật liệu, xuất dùng thờng xuyên.

3 Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty:

3.1 Chứng từ và thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu.

a Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng ĐHSX lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu Hàng tháng sau khi nhân

và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t sau khi đã đối chiếu hoá đơn mua hàng Hoá đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trởng phòng kế toán và phòng KCS Sau đó phòng ĐKSX căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật t sẽ lập phiếu nhập kho Phiếu này đợc lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các phòng ban: Một liên lu ở phòng ĐHSX, một liên giao cho thủ kho (khi nhập hàng) để vào thẻ kho, định kỳ 3 hoặc 5 ngày kế toán vật liệu xuống lấy phiếu nhập cùng thẻ kho để tính giá và đối chiếu Một liên đính kèm với hoá đơn của ngời bán Hàng ngày (định kỳ), kế toán thanh toánvới ngời bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (bên có TK 331), cuối tháng vào NKCT số 5.

Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t ghi số lợng thực nhập, quy cách, chủng loại, mã kí hiệu và cùng ngời giao hàng kí vào 2 bản.

Nguyên vật liệu nhập kho đợc sắp xếp, phân loại riêng biệt đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t và an toàn trong bảo quản, cháy nổ.