Hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trộng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty.doc.DOC

Hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trộng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty

Tên đơn vị : Công ty t vấn đầu t và thơng mại

Tên giao dịch : TRADE & INVESTMENT CONSULTANT COMPANY

1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nộibộ trong

một công ty.

1.1 Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB)

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục đợc thiết lập nhằm đạt đợc bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo vệ độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.

Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thờng xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cở sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị:

a Bảo vệ tài sản của đơn vị.

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể mất mát, có thể h hại và không đợc sử dụng hợp lý Vì thế, kiểm soát nội bộ giúp cho các nhà quản lý sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị mình.

b Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:

Thông tin kinh tế tài chính là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý, từ đó ảnh hởng to lớn tới hoạt động của công ty Do đó, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về hoạt động kinh doanh và phản ánh đầy đủ khách quan về nội dung hoạt động kinh tế và tài chính

c Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Bất kỳ một đơn vị nào ngoài điều lệ của công ty, cũng phải tuân thủ những nguyên tắc, chính sách của Nhà nớc đề ra Các chế độ pháp lý th-ờng xuyên đợc sửa đổi, bổ sung và có ảnh hởng vĩ mô đến hoạt động của doanh nghiệp.

d Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý quyết định sự tồn tại của một doanh nghiệp.

1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB :

Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng nh đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốn yếu tố chính: môi trờng kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ.

a Môi trờng kiểm soát:

Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB.

Các nhân tố trong môi trờng kiểm soát:

• Đặc thù về quản lý.

• Cơ cấu tổ chức.

• Chính sách nhân sự.

• Công tác kế hoạch.

• Uỷ ban kiểm soát.

• Môi trờng bên ngoài

Nh vậy môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp.

b Hệ thống kế toán.

Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị Và trong hệ thống kế toán thì quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng hơn cả trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp.

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi

c Các thủ tục kiểm soát:

Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản:

• Nguyên tắc bất kiêm nhiệm.

• Nguyên tắc phân công phân nhiệm.

• Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.

d Kiểm toán nội bộ:

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập đợc thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị.

Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá thờng xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB.

1.3 Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ:

Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ là giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả những mục tiêu đề ra Vì vậy, hệ thống KSNB có một vị trí vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp.

Với mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị, hệ thống KSNB phát hiện đợc những thiệt hại, những sai sót, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản của đơn vị Từ đó, hệ thống KSNB đề ra đợc những biện pháp để bảo vệ tài sản hữu hiệu hơn và sử dụng hợp lý nguồn tài sản của doanh nghiệp.

Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin trong đơn vị Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnh hởng nghiêm trọng tới hoạt động của đơn vị Các nhà quản lý ko nắm bắt đợc hoạt động của công ty mình, từ đó đề ra những phơng hớng hoạt động sai lầm, đẩy công ty vào tình trạng có thể “phá sản lúc nào không biết” Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong mọi hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống KSNB sẽ phát hiện ra những thông tin không chính xác, những thông tin không đáng tin cậy, quản lý doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó xác định đợc tình hình của doanh nghiệp, từ đó sẽ xây dựng chiến lợc phát triển công ty hợp lý hơn.

Hệ thống KSNB cũng giúp cho nhà quản lý xem xét đợc hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra đợc điểm yếu trong năng lực quản lý, làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả Từ đó đa ra những biện pháp cải thiện tình hình đó.

Hệ thống KSNB đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp phát triển và đi đúng hớng kinh doanh, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong quản lý cũng nh trong hoạt động của một doanh nghiệp.

2 Quá trình hình thành và phát triểncủa công ty.

2.1 Quá trình hình thành công ty.

Công ty T vấn đầu t & Thơng mại là đơn vị thành viên của Tập đoàn kinh tế VINASHIN, một đơn vị có t cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc lập theo quyết định số: 40QĐ/TCCB-LĐ của Bộ giao thông vận tải ngày 11/5/1991, với tên gọi ban đầu là Công ty Đầu t và Phát triển đóng tàu

Năm 1994, theo văn bản số 161/TB ngày 29/11/1994 về thông báo của Thủ tớng chính phủ cho phép thành lập lại doanh nghiệp nhà nớc và quyết định số 2557/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ giao thông vận tải quyết định cho phép đổi tên thành Công ty T vấn và phát triển đóng tàu.

Tháng 12/1995, Bộ xây dựng cấp chứng chỉ hành nghề t vấn xây dựng, chức năng và nhiệm vụ của công ty đợc mở rộng.

Theo quyết định số: 78QĐ/TCCB-LĐ ngày 28/4/2000 của Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam đổi tên thành công ty T vấn đầu t và Th-ơng mại.

2.2 Lĩnh vực hoạt động

- T vấn xây dựng từ nhóm C đến nhóm A: Khảo sát địa chất, địa hình, khí tợng thuỷ văn Lập dự án đầu t, thiết kế xây dựng, lập tổng dự toán các công trình xây dựng mới; mở rộng: cải tạo các hạng mục cơ sở hạ tầng trong ngành đóng tàu và các ngành khác.

- Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dựng, lập hồ sơ mời thầu và phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu xây lắp, thiết bị.

- Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp, dân dụng và xử lý nền móng công trình.

- Về dịch vụ khác, xuất nhập khẩu vật t thiết bị, khai thác các nguồn hàng trong và ngoài nớc, tiến đến sản xuất thiết bị cho nhu cầu trong và ngoài ngành Đại lý giới thiệu sản phẩm trang thiết bị tàu thuỷ cho hơn 15 hãng sản xuất nổi tiếng nớc ngoài.Công ty đã hợp tác thiết kế xây dựng với các hãng IMG- Đức; Viên t vấn thiết kế số 9- Thợng Hải- Trung Quốc; HandongE&C- Hàn Quốc.

2.3 Một số nét khái quát về công ty.

Công ty T vấn Đầu t và thơng mại (INTRACO) trực thuộc tập đoàn kinh tế vinashin đợc thành lập ngày 11/5/1991, có chức năng nhiệm vụ chính là: T vấn xây dung, khảo sát địa chất-địa hình khí tợng thuỷ văn, lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật thi công, lập tổng dự toán các công trình

xây dung, mở rộng cải tạo các công trình, ngành công nghiệp tàu thuỷ và ngành công nghiệp khác Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dung, lập hồ sơ mời thầu và xây dung các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp dân dụng, xử lý nền móng công trình Ngoài ra còn thực hiện xuất nhập khẩu các thiết bị vật t tàu thuỷ và tiến tới sản xuất thiết bị phục vụ ngành đóng tàu.

Vạn sự khởi đầu nan, những năm đầu thành lập INTRACO gặp không ít khó khăn do thực tế nền công nghiệp đất nớc lúc bấy giờ cha phát triển, cơ sở hạ tần các nhà máy đóng tàu còn thấp kém, công nghiệp đóng tàu còn lạc hậu, đội ngũ cán bộ kỹ s cha có nhiều kinh nghiệm Trong khi đó, công tác t vấn xây dung muốn trởng thành đòi hỏi phải có thời gian dài và phải đợc thực hiện nhiều dự án Những năm gần đây ngành CNTT Việt Nam đựoc sự quan tâm rất lớn của nhà nớc, nhng so với nhu cầu phát triển thì còn khoảng cách khá xa Phần lớn các nhà máy đóng tàu đợc xây dung từ những thập kỷ 60,70 của thế kỷ trớc, hạ tầng cơ sở nghèo nàn, trang thiết bị lạc hậu công tác… xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang Với vai trò là đơn vị chuyên t vấn, thiết kế xây dung, INTRACO đã có những đóng góp quan trọng.

Để đáp ứng đợc chiến lợc phát triển của Vinashin cũng nh của INTRACO, đòi hỏi các dự án phải đảm bảo đợc yêu cầu kỹ thuật, chất lợng cao.INTRACO đã chuyên môn hoá các phòng ban nghiệp vụ, hợp tác với các chuyên gia giỏi trong và ngoài nớc để trau dồi, học hỏi kinh nghiệm đào tạo (IMG của Đức,HANDONG E&C của Hàn Quốc).Tổ chức đào tạo tại chỗ cho đội ngũ cán bộ kỹ s của công ty theo từng chủ đề cụ thể: Thiết kế đà tàu, triền tàu,ụ tàu, quy hoạch mặt bằng nhà máy đóng tàu,thiết kế cầu tàu trang trí, kè bờ, hệ thống kỹ thuật hạ tầng nhà máy đóng tàu Hợp tác với các chuyên gia nớc ngoài trực tiếp tham gia vào cụ thể từng dự án, đào tạo cho đội ngũ kỹ s của công ty Qua quá trình tham gia các dự án cùng với các chuyên gia giỏi, đội ngũ kỹ s đã có thể tự đảm nhận đợc công tác thiết kế đối với các dự án khác.Với cách làm nh vậy,INTRACO đã từng bớc giành đợc thế chủ động trong công tác t vấn Đồng thời có điều kiện mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Trong lĩnh vực t vấn xây dung INTRACO đã tham gia vài chục dự án trong ngành đóng tàu với tổng mức lên tới hàng nghìn tỷ đồng, các dự án do INTRACO đảm nhận khi đa vào sử dụng đều phát huy tác dụng, tạo điều kiện giúp nhà máy tăng năng suất và hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh INTRACO luôn luôn tuyển mộ các kỹ s chuyên ngành giỏi có nhiều kinh nghiệm Hiện nay đội ngũ cán bộ kỹ s của Công ty 100 ngời Năng lực INTRACO đã tự đảm nhận đợc công tác thiết kế tất cả các dự án của VINASHIN.

Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty đã có uy tín cao đối với khách hàng trong và ngoài nớc, quan hệ và hợp tác tốt với nhiều khách hàng trên thế giới, đại lý trên 15 hãng sản xuất thiết bị tàu thuỷ.

MộT số công trình công ty đ hoàn thành:ã

3 Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty INTRACO:

Cũng nh bất kỳ một doanh nghiệp nào, công ty INTRACO cũng có hệ thống kiểm soát nội bộ riêng trong công ty Hệ thống KSNB của công ty INTRACO đợc cấu thành bởi các yếu tố sau:

- Môi trờng kiểm soát - Hệ thống kế toán - Thủ tục kiểm soát.

3.1 Môi trờng kiểm soát:

Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB.

3.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty:

Cấp quản lý cao nhất của công ty INTRACO là giám đốc Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp với tổng công ty, là ngời quyết định cuối cùng cho hoạt động của công ty.

Có thể mô tả cơ cấu tổ chức của công ty theo sơ đồ dới đây:

( Head of Marine Trading Center)

GĐ Xí nghiệp công nghiệp & Xây

Giám đốc là ngời có quyền hành cao nhất trong công ty, là ngời ra quyết định cuối cùng cho mọi hoạt động kinh doanh của công ty

Dới giám đốc có 2 phó giám đốc chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban trong công ty Hiện nay trong công ty có 12 phòng ban, mỗi phòng ban chuyên về các lĩnh vực khác nhau Trong mỗi phòng có trởng phòng và phó phòng điều hành kiểm tra các hoạt động của phòng trớc khi trình lên phó giám đốc xét duyệt Tuy nhiên, có 2 phòng ban do giám đốc trực tiếp quản lý, đó là phòng Tài chính kế toán và phòng Tổ chức nhân sự

Các phòng ban trong công ty có mối liên hệ chặt chẽ, tuy mỗi phòng ban có chức năng khác nhau nhng một hợp đồng muốn hoàn thành cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, mỗi phòng ban thực hiện một giai đoạn trong quá trình thực hiện hợp đồng lớn Nhng sự bàn giao công việc cũng hết sức rõ ràng, chứng từ giao nhận giữa các phòng ban luôn đợc ghi nhận vào sổ giao nhận công văn, chứng từ giữa các phòng ban.

Ngoài ra, cũng nh bất kỳ hợp đồng nào, thì giữa công ty với các công ty bên ngoài cũng cần biên bản giao nhận.

Bên cạnh đó, công ty có các chi nhánh và văn phòng đại diện ở một số tỉnh thành trong cả nớc Mỗi chi nhánh có giám đốc chi nhánh,Văn phòng đại diện có trởng phòng giám sát và điều hành chi nhánh Các giám đốc chi nhánh này chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc công ty.

Vì thế, ban lãnh đạo của INTRACO gồm có Giám đốc ( cấp cao nhất trong công ty), phó giám đốc và các giám đốc chi nhánh và trởng phòng đại diện Đó là mô hình tổ chức khá phổ biến ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện thời.

3.1.2 Chính sách nhân sự của công ty:

Yếu tố thứ hai cấu thành nên môi trờng kiểm soát trong công ty chính là các chính sách nhân sự do ban lãnh đạo của công ty đặt ra.

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trờng kiểm soát cũng nh chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp

Hàng năm, công ty có các kỳ tổ chức tuyển dụng các nhân viên có trình độ chuyên môn vào làm cho công ty Công ty hiện nay có tổng cộng có 118 cán bộ công nhân viên, trong đó có 5 chuyên gia Công ty tự hào có một đội ngũ kỹ s có kỹ thuật tốt, tinh thông nghiệp vụ, kỹ năng lao động lành nghề, đảm bảo sỡ hữu trí tuệ, có tổ chức và kỷ luật cao trong công việc

Ngoài công việc thờng nhật hàng ngày, đội ngũ nhân viên của INTRACO còn đợc hởng quyền lợi tham gia các hoạt động văn hoá thể thao do công ty hoặc do bộ giao thông vận tải tổ chức Công ty luôn tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên của mình có đợc thời giờ nghỉ ngơi và vui chơi hợp lý, vì phơng châm của công ty là “ Sức khoẻ dồi dào, tinh thần thoải mái và làm việc hiệu quả”

3.1.3 Công tác kế hoạch trong công ty:

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ là những nhân tố quan trọng trong môi tr… ờng kiểm soát Bất kỳ một công ty nào, việc lập kế hoạch cũng hết sức quan trọng, INTRACO cũng không ngoại lệ Công ty có một phòng chuyên thực hiện công tác này, đó là phòng kế hoạch Phòng kế hoạch có trách nhiệm tìm hiểu, nghiên cứu và xây dựng kế hoạch chung cho công ty, kế hoạch thờng là kế hoạch trong một năm hoặc có thể lâu hơn Bản kế hoạch đợc trởng phòng kiểm tra và sau đó chuyển lên cấp cao hơn là phó giám đốc.

Kế hoạch thờng xuyên đợc kiểm tra trong các cuộc họp hàng tuần, hàng tháng và hàng quý nhằm xem xét lại quá trình thực hiện kế hoạch để giúp cho việc tiến hành kế hoạch luôn đi đúng hớng,kịp thời phát hiện sai sót và sửa chữa sai sót trong quá trình hoạt động.

Ngoài ra, bản thân mỗi một phòng ban cũng có kế hoạch riêng của phòng ban đó Kế hoạch đó đợc mỗi trởng phòng xem xét và trình lên trên ban lãnh đạo.

Mỗi phòng ban giữ một nhiệm vụ và phải hoàn thành số lợng công việc trong thời gian nhất định Việc phân công công việc giữa các phòng ban đã đợc phân công rõ ràng Nếu chi phí bỏ ra nhỏ hơn chi phí quy định, thì phòng ban sẽ đợc hởng phẩn chênh lệch Nếu chi phí bỏ ra lớn hơn chi phí quy định thì phòng ban sẽ chịu trách nhiệm bồi thờng thiệt hại.

Công tác lập kế hoạch và tiến độ thực hiện kế hoạch cũng là một công cụ hữu hiệu để các nhà quản lý kiểm soát đợc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình.

3.1.4 Môi trờng bên ngoài :

Môi trờng kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Môi trờng kiểm soát bên ngoài gồm có sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nớc, môi trờng pháp lý, đờng lối phát triển của đất nớc.

INTRACO trực thuộc tập đoàn kinh tế Vinashin, là một tập đoàn có vốn của Nhà nớc, chịu sự điều hành và quản lý của Nhà nớc Môi trờng pháp lý đang dần hoàn thiện, và tạo nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp phát triển trong đó có INTRACO Mặt khác, Việt Nam đã gia nhập WTO, đây chính là cơ hội để cho công ty và tổng công ty Vinashin mở rộng danh tiếng của mình ra trờng quốc tế Tuy nhiên cũng đặt ra nhiều khó khăn với công ty, tính cạnh tranh ngày càng tăng, buộc công ty phải có những biện pháp nào đó để thực hiện dự án của mình có chất lợng hơn, đội ngũ cán bộ phải thành thạo và chuyên nghiệp hơn nữa.

Nh vậy, môi trờng kiểm soát của INTRACO bao gồm nhiều nhân tố, và nắm rõ từng nhân tố mới có thể quản lý và kiểm soát tốt hoạt động của công ty, từ đó phát triển và mở rộng công ty Và nhân tố quan trọng trong đó là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp.

3.2 Hệ thống kế toán:

Yếu tố thứ hai cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ của một công ty nói chung và của INTRACO nói riêng chính là hệ thống kế toán Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Từ đó, chúng ta có thể nhận thấy hệ thống kế toán có một vị trí vô cùng trọng yếu trong toàn bộ hệ thống KSNB của doanh nghiệp.

Nhiều năm trớc đây, kế toán chỉ là một công cụ để ban lãnh đạo theo dõi tình hình kinh doanh của doanh nghiệp Xã hội ngày càng phát triển đòi hỏi kiểm toán viên cần phải nâng cao trình độ chuyên môn và mở rộng tầm hiểu biết của mình ra nhiều lĩnh vực khác nữa Chính vì nắm đợc đặc điểm này, nên trong INTRACO, kế toán không chỉ là công cụ phục vụ các nhà quản lý, mà bản thân phòng kế toán tài chính cũng là một bộ phận tham gia hoạt động kiểm soát trong công ty.

Trong cơ cấu tổ chức của công ty, phòng tài chính kế toán do trực tiếp giám đốc kiểm tra và giám sát mà không thông qua phó giám đốc Kế toán trởng không chỉ quản lý bó buộc trong phòng, mà kế toán trởng tham gia vào cấp quản lý của doanh nghiệp Trong các cuộc họp, kế toán trởng đợc tham dự nh một thành viên trong ban lãnh đạo của doanh nghiệp Phần nào, INTRACO đã đánh giá đợc tầm quan trọng và cần thiết của công tác kiểm soát nội bộ.

Quá trình lập và luân chuyển chứng từ là xơng sống trong hoạt động kế toán của một doanh nghiệp

Hiện nay đã xuất hiện một số phần mềm phục vụ cho quá trình quản lý luân chuyển chứng từ nghiệp vụ, tuy nhiên phần mềm này thờng đợc sử dụng trong ngành ngân hàng, còn bản thân INTRACO, quá trình lập và luân chuyển chứng từ, bảo quản và quản lý quy trình luân chuyển chứng từ vẫn do những kế toán viên thực hiện.

Trong mỗi phòng ban đều có kế toán riêng, với số lợng ít, để thực hiện công tác ghi sổ và lập chứng từ Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ đợc lập, sau đó qua sự xét duyệt của ngời quản lý phòng, cụ thể là trởng phòng, sau đó trình lên giám đốc, ký duyệt rồi chuyển lại cho phòng thực hiện nghiệp vụ đó.

Mẫu phiếu chi nh sau :

Văn phòng – Công ty t vấn đầu t và thơng mại Số phiếu: 164

120 Hàng trống, Hoàn Kiếm, Hà Nội Tài khoản: 11111

Về khoản: Chi phần còn lại của PTƯ số 4 ngày 26/03/2007, Chi phần còn lại của PTƯ số 3 ngày

Thủ quỹ Ngời nhận tiền

• Quá trình luân chuyển chứng từ

- Sau khi có chứng từ đòi tiền - Lập giấy đề nghị thanh toán

Tại giấy đề nghị thanh toán phải có đủ 5 chữ ký +Ngời xin thanh toán: lập đơn xin thanh toán + Kế toán thanh toán :xem xét và ký nháy.

+ Phụ trách kế toán : xem xét chứng từ về tính hợp lệ, hợp lý và hợp pháp và duyệt chi.

+ Phụ trách bộ phận : xem xét tính chất chi + Lãnh đạo ( giám đốc) duyệt chi.

- Kế toán thanh toán vào máy ( nếu thanh toán tạm ứng) - Lập phiếu chi (gồm 5 chữ ký )

+ Kế toán thanh toán : chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, theo dõi số thứ tự phiếu chi, định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Kế toán trởng : duyệt nội dung định khoản + Thủ trởng đơn vị duyệt chi.

+ Ngời nhận tiền ký nhận + Thủ quỹ ký chi.

- Phòng kế toán lu tại phòng kế toán.

Lu giữ ít nhất 5 năm, trung bình 10 năm thì huỷ.

Hệ thống bảng cân đối kế toán trong công ty do kế toán viên lập, rồi kế toán trởng kiểm tra và trình lên giám đốc nếu không nhận thấy sai sót Dới đây là BCĐKT của INTRACO trong năm tài chính là năm 2006.

Bảng cân đối kế toán

Từ ngày : 01/01/2006 đến ngày: 31/12/2006

Tµi s¶nM· sè ThuyÕt minhSè cuèi n¨mSè ®Çu n¨m

III Các khoản phải thu1305.339.958.5793.427.366.329

4 Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây I Các khoản phải thu dài hạn 210

Nguyên giá241

IV Các khoản đầu t tài chính dài hạn25011

2 Đầu t vào công ty liên kết, liên doanh252

8 Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây318

9 Lợi nhuận cha phân phối419161.452.321160.789.671

II Nguồn kinh phí và quỹ khác420228.270.057111.440.597

Tổng cộng nguồn vốn (430=300+400)43017.751.798.28916.445.014.031

Các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán

Tài sảnMã sốThuyết minhSỗ cuối nămSố đầu năm

Trong BCĐKT có 3 chữ ký, đó là của Giám đốc, của Kế toán trởng và của nhân viên lập biểu.

Hiện nay phơng pháp kế toán máy đợc áp dụng phổ biến ở trong các công ty, đây là một công cụ hữu dụng giúp các kế toán viên thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả hơn INTRACO cũng là một trong những doanh nghiệp sử dụng công cụ kế toán máy trong công ty mình Hệ thống kế toán máy phân quyền gồm có mã nhân viên, mã điều hành Khi sử dụng công cụ kế toán máy, kế toán viên vào máy tính các chỉ số, cài chơng trình, phần mềm kế toán sẽ tự hoạt động và cho ra kết quả tính toán Nếu kế toán viên sau khi vào máy, phát hiện ra sai sót trong quá trình nhập dữ kiện vào máy, có thể chỉnh sửa sau khi tham khảo ý kiến của trởng phòng Đặc biệt trong tr-ờng hợp sai sót trong báo cáo nộp thuế, nhân viên có thể điều chỉnh mã số thuế sau khi xin ý kiến của cán bộ quản lý

Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 256.828.092.5545.778.725.486

10 Lọi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

14 Tổng lợi nhuận kế toán trớc thuế(50=30+40) 50273.582.517163.686.165

15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 512876.603.10662.529.317

16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp

2 Điều chỉnh cho các khoản

Lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái cha thực hiện4

3 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh trớc

Tăng, giảm các khoản phải trả ( không kể lãi

Tiền thu khác từ hoạt động sản xuất kinh

Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động sản xuất

II Lu chuyển tiền từ hoạt động đầu t

1 Tiền chi mua sắm, xây dựng TSCĐ và các

6 Tiền thu hồi đầu t góp vốn vào đơn vị khác267 Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận đợc

Lu chuyển tiền từ hoạt động đầu t3049.042.272108.546.655III.Lu chuyển tiền từ hoạt động tài chính21

3 Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận đợc3321.700.228.0001.442.964.000

5 Tiền chi trả nợ thuê tài chính356 Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu3621

Lu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài 403.112.000.0001.107.036.000

Lu chuyển tiền thuần trong kỳ

(20+30+40)50- 7.180.708.2877.384.611.528Tiền và các khoản tơng đơng tiền đầu kỳ607.915.574.602530.963.074ảnh hởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy

Trên đây là một số thông tin về hệ thống kế toán của công ty INTRACO và hệ thống kế toán là một phần không thể thiếu trong hệ thống KSNB của một công ty.

3.3 Các thủ tục kiểm soát:

Nh các công ty khác, ban điều hành của công ty INTRACO cũng có những nguyên tắc của riêng công ty để kiểm soát tình hình hoạt động trong công ty.

3.3.1 Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Đối với nguyên tắc này, các nhà quản lý của INTRACO có lập trờng rõ ràng rằng trách nhiệm và công việc phải đợc phân công cụ thể cho từng bộ phận và từng nhân viên trong công ty.

Trong công ty có các phòng ban, và có sự chuyên môn hoá với từng phòng ban Mỗi phòng ban có công việc và nhiệm vụ cụ thể, mỗi nhân viên trong phòng phụ trách công việc riêng của mình và có trách nhiệm hoàn thành phần việc đó

3.3.2 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Trong tổ chức nhân sự, các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản đ… ợc thực hiện riêng rẽ và do những cá nhân khác nhau đảm nhiệm.

Các nhân viên trong từng phòng ban có nghĩa vụ thực hiện công việc đợc giao và quyền kiểm tra những công việc đó do lãnh đạo phòng đảm nhiệm Nh vậy có sự tách biệt rõ ràng giữa việc thực hiện và kiểm soát trong từng phòng ban Sau khi lãnh đạo phòng kiểm tra việc thực hiện, trình lên cấp trên (lãnh đạo công ty) phê chuẩn Công việc phê chuẩn do lãnh đạo cấp cao nhất của công ty thực hiện.

3.3.3 Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dới đợc giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Những công việc nào liên quan và ảnh hởng tơng đối lớn đến hoạt động của công ty, cần phải có sự phê chuẩn của cấp lãnh đạo cao nhất mới đợc tiến hành thực hiện Việc thu và chi tiền cũng cần phải có chữ ký của giám đốc công ty, thủ quỹ mới đợc xuất tiền hoặc thu tiền, và ghi sổ.

Đó là ba nguyên tắc cơ bản mà bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh nào cũng cần thực hiên, và INTRACO đã tuân thủ tơng đối nghiêm túc ba nguyên tắc trên.

4 Đánh giá hệ thống KSNBcủa công ty INTRACO:

Hệ thống kiểm soát nội bộ của INTRACO tơng đối thông thờng và đơn giản Trong đó có những mặt mạnh và mặt yếu riêng

4.1 Ưu điểm:

- Cơ cấu tổ chức hợp lí, trong mỗi phòng ban đã có một trởng phòng và 2 phó phòng chịu trách nhiệm kiểm soát trong phòng ban đó Và đã có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể cho từng phòng ban

- Hàng tuần công ty tổ chức cuộc họp gồm giám đốc, phó giám đốc, trởng phòng và phó phòng nhằm xác định mức độ hoàn thành của kế hoạch nói chung cũng nh mỗi hợp đồng nói riêng, do đó kịp thời đa ra đợc phơng h-ớng đúng đắn, rút ra đợc kinh nghiệm, khắc phục đợc những điểm còn yếu kém giúp công ty không đi chệch hớng dự kiến và hoạt động hiệu quả hơn - Đội ngũ cán bộ nhân viên đợc tuyển chọn đầu vào một cách kỹ lỡng và đợc đào tạo liên tục để nâng cao hiệu quả làm việc góp phân nâng cao chất lợng công việc.

- Ngoài ra quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ đợc xác định rõ ràng bằng văn bản và truyền đạt rộng rãi trong công ty Mọi nhân viên phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ Trách nhiệm kiểm tra và giám sát đợc phân tách rõ ràng

- Chính sách khen thởng, phê bình của công ty đối với nhân viên là động lực giúp nhân viên nỗ lực phân đấu và hoàn thiện mình để xây dựng một INTRACO thành công và vững mạnh.

- Kỹ năng quản lý của ban giám đốc cũng là một trong những yếu tố quyết định đối với sự phát triển của công ty bên cạnh đó yếu tổ mối quan hệ giữa nhà quản lý công ty với các công ty khác cũng không kém phần quan trọng.

- Tạo đợc mối quan hệ tốt với các công ty có tiếng nớc ngoài về công nghiệp đóng tàu, ngày càng tạo đợc uy tín trên trờng quốc tế, ngày càng nhận đợc nhiều hợp đồng.

- Các báo cáo tài chính đợc công ty trình bày rõ ràng và đầy đủ

- Chế độ kế toán nói riêng cũng nh các nghị quyết, nghị định, chính sách đợc cập nhật, phổ biến và áp dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

4.2 Nhợc điểm

- Về hệ thống kế toán

+ Dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách

bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá huỷ.

+ Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty có thể bị h hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại, ăn cắp.

+Số lợng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, quy mô lớn do đó dễ xảy ra sai sót trong quá trình tính toán và ghi chép sổ sách

- Thiếu phòng ban kiểm soát nội bộ.

- Tổng công ty không thờng xuyên tổ chức thanh tra đối với các chi nhánh.

5 Phơng hớng và biện pháp

nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ.

Công ty t vân đầu t và thơng mại tuy cha có hệ thống kiểm soát nội bộ nhng chính ngay trong việc phân định nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban đã chứng tỏ rằng việc kiểm soát nội bộ diễn ra rất chặt chẽ và có hiệu quả, có nh vậy công ty mới có thể phát triển vững mạnh và giành đợc những hiệu quả đáng phải nể phục nh ngày hôm nay.

Tuy vậy, việc có một phòng kiểm soát nội bộ cũng là một ý kiến nên đợc đề cập đến.

Chúng tôi đã phỏng vấn ông Ngô Quang Thịnh – phó phòng tài chính- kế toán về vấn đề nâng cao hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ và thu đợc ý kiến:

Để kiểm soát việc đi làm đúng giờ,trong tơng lai, tất cả cán bộ trong nhân viên sẽ chuyển sang dùng Thẻ từ, và sẽ đợc sử dụng việc đi làm đúng giờ của công nhân viên Khi ra ngoài cần có bản tờng trình lý do, nội dung công việc, thời gian, địa điểm Và sẽ phải báo cáo mức độ hoàn thành công việc khi quay trở lại.

Về vấn đề cơ cấu tổ chức, để giảm bớt chi phí một phòng ban có thể đảm nhiệm chức năng của phòng ban khác(nếu có đủ chuyên môn), do đó cần thờng xuyên tổ chức các cuộc thanh tra, kiểm tra về trình độ chuyên môn của cán bộ chuyên môn trong công ty để tìm ra những cán bộ giỏi, có trình độ chuyên môn Còn những cán bộ nào tay nghề kém dần hay không phù hợp với nhu cầu công việc sẽ đợc đa đi đào tạo lại hoặc bị cho nghỉ việc nếu they hoàn toàn không đủ khả năng.

Về vấn đề hệ thống kế toán, để đảm bảo chế độ lu giữ thông tin kế toán có thể thực hiện một số biện pháp sau:

- Mỗi ngời sử dụng máy tính cần có một tài khoản ngời sử dụng và mật khẩu duy nhất Các phần mềm sử dụng nên đợc thiết kế theo cách mà những ngời sử dụng cụ thể đợc trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần mềm, hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu Công ty nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản về đIều này và chính sách nên đợc Cán bộ quản lý có thẩm quyền lu giữ và thực hiện.

- Công ty cũng nên có sổ ghi những ngời sử dụng máy tính Những ngời sủ dụng thờng xuyên không đợc phép có khả năng xoá hoặc sửa đổi Định kì công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác định những ngời không đợc phép

Các tệp tin và bản ghi cần đợc thờng xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng ngày.

- Nên có 2 tập tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tập tin cất giữ an toàn trong văn phòng công ty và môt tập tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng

- Qui trình lập bản sao dự phòng phải đợc kiểm tra định kì và nên có một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trờng hợp tệp tin giữ liệu chính bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng bị hỏng Các dữ liệu quan trọng nên đợc cất giữ ở máy chủ trung tâm, không nên lu giữ ở các máy tính riêng lẻ, và chỉ hạn chế một số ngời có thể tiếp cận.

Cần có sự kiểm tra thờng xuyên của tổng công ty đối với các chi nhánh của tổng công ty để kịp thời tìm ra và khắc phục những yếu kém còn tồn tại trong quá trình hoạt động.

Thờng xuyên đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên môn nhằm nâng cao tay nghề và tiếp cận khoa học kỹ thuật để theo kịp nhịp thời đại, nhằm khẳng định hơn nữa vai trò của INTRACO trong nền kinh tế Việt Nam.

Việt Nam đã gia nhập WTO, điều đó mang lại nhiều thời cơ nhng cũng đầy những khó khăn và thử thách đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung cũng nh sự phát triển của INTRACO nói riêng, nhng với những thành quả mà INTRACO có đợc nh ngày hôm nay và những nỗ lực,không ngừng hoàn thiện mình, chúng ta khẳng định rằng INTRACO sẽ ngày càng phát triển và vững mạnh trong tơng lai.