Cờ vua và quản lý Bạn có biết chơi cờ vua không? Bạn có từng ứng dụng cách chơi cờ vua vào trong công việc của mình để trở thành một nhà quản lý giỏi không? Những phân tích của Marcus Buckingham sẽ cho bạn thấy được mối liên hệ rất thú vị giữa việc chơi cờ vua với việc điều hành và quản lý nhân sự. Những nhà lãnh đạo giỏi quan tâm đến những lo lắng và nhu cầu chung của tất cả mọi người. Ngược lại, những nhà quản lý giỏi thể hiện năng lực của mình bằng cách tìm kiếm, phát triển và tán dương những điểm khác biệt của mỗi nhân viên làm việc dưới quyền họ. Hãy xem họ làm điều đó như thế nào. Bạn là người như thế nào trong mắt nhân viên? “Đó là ông sếp tốt nhất mà tôi từng có!” Câu nói này chắc hẳn chúng ta đã từng nghe hoặc thậm chí từng nói ra trong một vài thời điểm nào đó. Nhưng thực sự ý nghĩa của nó là gì? Điều gì phân biệt một nhà quản lý giỏi với một nhà quản lý tầm trung? Trong giới văn chương tràn lan những lời lẽ hoa mĩ mô tả những phẩm chất cần có của các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo, không kể sự khác biệt giữa họ. Tuy nhiên, rất ít người nói tới việc - trong hàng ngàn những phản ứng và quyết định thường ngày - điều gì đã làm cho những người quản lý có thể khiến cho nhân viên của họ làm việc tận tâm và đạt hiệu quả cao nhất. Những nhà quản lý giỏi thực sự đã làm những điều gì để có những thành công đó? Bài nghiên cứu của tôi (Marcus Buckingham) mở đầu bằng một cuộc khảo sát trên 80.000 nhà quản lý do Tổ chức Gallup (Gallup Organization) thực hiện và tiếp tục trong hai năm qua. Trong đó đã có những nghiên cứu chi tiết về một số người thực sự nổi bật. Qua đây, tôi nhận thấy, mặc dù mỗi nhà quản lý có một kiểu điều hành riêng, nhưng vẫn có một phẩm chất giúp phân biệt những nhà quản lý giỏi và những đồng nghiệp còn lại. Đó là: họ biết tìm ra những điểm riêng biệt của mỗi người và biết cách tận dụng triệt Bạn có là một nhà quản lý giỏi hay không? Ảnh: lifetimetraining.com để chúng. Những nhà quản lý tầm trung chỉ biết chơi cờ đam [1], trong khi những nhà quản lý giỏi chơi thạo cả cờ vua. Tại sao lại phải là cờ vua? Điều đó có nghĩa là gì? Trong ván cờ đam, tất cả các quân cờ đều giống hệt nhau, có cách di chuyển như nhau và có thể thay thế lẫn nhau. Dĩ nhiên bạn vẫn cần suy tính và phối hợp các nước đi với nhau, nhưng rõ ràng chúng đều di chuyển với cùng một tốc độ và trên cùng một hướng. Còn trong ván cờ vua, mỗi quân cờ có cách di chuyển khác nhau nên bạn không thể chơi nếu không nắm được các cách di chuyển này. Quan trọng hơn, nếu không suy tính kỹ càng trước mỗi nước đi, bạn sẽ không thể nào dành chiến thắng. Những nhà quản lý giỏi nắm bắt được và coi trọng những khả năng đặc trưng, thậm chí cả những tính cách lập dị của mỗi nhân viên. Họ biết cách làm sao để kết hợp chúng vào nước đi tổng thể của mình một cách tốt nhất. Những điều trên trái ngược hoàn toàn với những gì mà những nhà lãnh đạo giỏi cần phải làm. Những nhà lãnh đạo giỏi cần phải xác định và tận dụng những điểm chung giữa các nhân viên. Nhiệm vụ của họ là phải làm sao tập hợp mọi người cùng hướng về một mục tiêu chung. Hãng dược phẩm Walgreen đạt được nhiều thành công trong kinh doanh bởi có nhiều quản lý giỏi Ảnh: farm2.static.flickr.com Họ chỉ có thể thành công khi vượt qua được những khác biệt về sắc tộc, giới tính, tuổi tác, quốc tịch và tính cách, những câu chuyện đã được dựng lên, những cá nhân kiệt xuất đã được ca ngợi, để rồi tiếp cận được tới những mối quan tâm chung nhất mà mọi người đang cùng chia sẻ. Trong khi đó, nhiệm vụ của các nhà quản lý là làm sao để mỗi nhân viên có thể phát huy khả năng của mình một cách tối ưu nhất. Họ sẽ chỉ thành công khi phát hiện ra và tối ưu hóa được những điểm riêng của mỗi người và kích thích họ thể hiện năng lực theo cách của riêng mình. Tất nhiên, điều này không có nghĩa là một nhà lãnh đạo giỏi thì không thể là một nhà quản lý giỏi hay ngược lại. Nó cho thấy rằng để thành công trên một hoặc cả hai cương vị, bạn cần nắm rõ được những kỹ năng khác nhau mà mỗi công việc đòi hỏi. Môn cờ vua và việc ứng dụng “quân cờ” trong tay người quản lý. Thực tế công việc và môn cờ vua có liên hệ với nhau như thế nào? Khi tôi tới gặp Michelle Miller - người quản lý phụ trách cửa hàng thứ 4000 của Hãng dược phẩm Walgreen - tôi thấy trên bức tường trong văn phòng của cô dán đầy những lịch làm việc. Cửa hàng của Michelle nằm ở Redondo Beach, California, cô đã thuê những nhân viên có kỹ năng và tính cách rất khác biệt, thậm chí là đối lập nhau để làm việc ở đây. Vì thế, một phần rất quan trọng trong công việc của cô ấy là phải bố trí họ vào những vị trí và ca làm việc phù hợp nhất, đảm bảo cho họ có thể phát huy khả năng đồng thời tránh cho những người có tính cách xung khắc làm việc cùng nhau. Từ quân “Tốt” phong thành quân “Hậu” Trong cửa hàng có một nhân viên tên là Jeffrey. Đây phải nói là “một gã rocker tởm lợm” với mái tóc húi sạch về một bên còn bên kia lại để dài che quá mặt. Ban đầu Michelle không có ý định tuyển người này vì thậm chí hắn ta còn chẳng buồn nhìn cô trong suốt buổi phỏng vấn. Tuy nhiên, do anh ta đăng ký đảm nhận làm ca đêm vốn rất khó tuyển người Michelle đã quyết định cho anh ta một cơ hội. Sau hai tháng, Michelle nhận thấy rằng khi cô giao cho Jeffrey một yêu cầu không thực sự rõ ràng, như “Hãy dựng thẳng hàng hóa trên tất cả các kệ!”, anh ta sẽ phải mất cả đêm để thực hiện thay vì chỉ là 2 tiếng như mọi người. Luôn suy nghĩ và đưa ra những ý tưởng mới để quản lý tốt hơn Ảnh: resources.prufrock.com Tuy nhiên nếu cô giao công việc cụ thể hơn, như “Hãy dựng đứng hết những kệ hàng dọc để bán hàng trong mùa Giáng Sinh” thì những kệ hàng dọc sẽ được dựng rất cân đối, đúng hàng, giá cả và nhãn hiệu ấn định rõ và tất cả đều được quay ra phía khách hàng một cách chuẩn xác. Như vậy, chứng tỏ Jeffrey rất bối rối với những yêu cầu chung chung nhưng lại thực hiện rất tốt những yêu cầu cần sự chuẩn xác và tính toán kỹ lưỡng. Michelle kết luận đó chính là điểm mạnh của Jeffrey. Như một một nhà quản lý chuyên nghiệp, cô đã nói với Jeffrey những gì cô suy nghĩ và dành cho anh ta rất nhiều lời khen. Dừng lại ở đó đã có thể coi là một nhà quản lý giỏi, nhưng Michelle cảm thấy mình có thể còn làm được hơn thế trong trường hợp của Jeffrey. Cô đã phân công lại trách nhiệm trong toàn bộ cửa hàng theo một cơ cấu cho phép tận dụng được tốt nhất điểm mạnh của mỗi người. Nước cờ đem lại thành công cho người chơi Điều chỉnh và sắp xếp nhân viên vào những vị trí phù hợp cũng giống như việc chơi một ván cờ Ảnh: eastonsd.org Mỗi cửa hàng Walgreen luôn có một vị trí gọi là “điểu chỉnh và làm mới”. Việc “điều chỉnh” – tức cung cấp hàng mới lên các quầy – là một công việc thường diễn ra cùng lúc với những thay đổi có thể dự tính về thói quen mua sắm của khách hàng. Ví dụ: vào cuối hè, các cửa hàng sẽ thay thế kem dưỡng da và dầu thoa môi bằng các loại thuốc chữa dị ứng. Việc “làm mới” thì ít tiêu tốn công sức hơn nhưng đòi hỏi phải thường xuyên hơn. Chẳng hạn việc thay thế những tấm hình quảng cáo thuốc đánh răng bằng các loại mới và đẹp hơn; hay việc bày những loại thuốc tẩy mới lên cuối một ngăn hàng nào đó. Cứ ít nhất một tuần thì các quầy hàng lại cần phải “làm mới” một lần. Trong hầu hết các cửa hàng Walgreen, mỗi nhân viên phải phụ trách một dãy hàng. Tại đó họ phải chịu trách nhiệm không chỉ trong việc phục vụ khách hàng mà còn bài trí sản phẩm, giữ cho các quầy hàng được sạch sẽ và ngăn nắp, đánh dấu các mặt hàng bằng máy quét Telxon (Telxon gun) cũng như đảm nhận việc “điều chỉnh” và “làm mới”. Cách bố trí này đơn giản nhưng hiệu quả và nó khiến nhân viên ý thức được trách nhiệm của mình hơn. Tuy nhiên, do Jeffrey đặc biệt giỏi trong việc “điều chỉnh” và “làm mới” mà lại chẳng thích thú gì việc đối thoại với khách hàng, nên Michelle đã quyết định để Jeffrey đảm nhận việc “điều chỉnh” và “làm mới” tại tất cả mọi quầy hàng. Bố trí nhân viên vào vị trí phù hợp với năng lực là điều mà một quản lý giỏi nên làm Ảnh: kaizen-ventures.com Đó quả là một thử thách. Không phải dễ dàng gì để có thể “làm mới” trong suốt một tuần, nhưng Michelle có lý lẽ riêng của mình. Cô cho rằng điều đó không chỉ tốt cho Jeffrey vì anh ta được thử thách và rèn luyện để tiến bộ hơn, mà nó còn tốt cho các các nhân viên khác vì họ không phải làm những công việc vặt vãnh trước đây nữa và có thêm thời gian để chào mời và phục vụ khách hàng. Cuối cùng, kết quả kinh doanh của cửa hàng đã chứng minh cho sự đúng đắn của Michelle. Sau khi tái cơ cấu, Michelle không chỉ nhận thấy sự tăng trưởng trong doanh số và lợi nhuận mà còn là sự thỏa mãn của khách hàng, một thước đo quan trọng về hiệu quả. Sau bốn tháng, hệ thống phản hồi từ khách hàng của Walgreen đã đánh giá cửa hàng của Michelle ở mức “Hoàn hảo”! Từ ý tưởng Bạn đã dành hàng tháng hướng dẫn nhân viên cách chăm sóc khách hàng tốt hơn, từ việc hướng dẫn cách làm việc độc lập cũng như cách tổ chức công việc quy củ hơn. Thế nhưng, rốt cuộc kết quả mang lại chẳng là bao. Nhân viên của bạn đâu phải là cỗ máy được lập trình sẵn, bạn sẽ được gì khi muốn nhân viên thay đổi phong cách làm việc? Ảnh: occltd.co.uk Nếu bạn muốn quỹ thời gian quý giá của mình không bị phung phí, hãy thử tham khảo lời khuyên sau của những nhà quản lý giỏi. Đó là: thay vì tìm cách thay đổi nhân viên, bạn hãy cố gắng nhận biết những khả năng đặc biệt (thậm chí cả những cá tính lập dị) của mỗi người rồi giúp họ tận dụng điểm mạnh đó theo cách riêng của mình. Có 3 bước để thực hiện điều này: 1. Liên tục luân chuyển các vị trí để tận dụng điểm mạnh của mỗi cá nhân Người quản lý của một trong các cửa hàng của Hãng Walgreens [1] đã cử một nhân viên tuy ít nói nhưng lại rất ngăn nắp chỉn chu vào vị trí bổ sung hàng trên quầy. Qua đó, những nhân viên giao tiếp tốt hơn được tạo điều kiện trực tiếp phục vụ khách hàng. 2. Tạo ra những bàn đạp kích thích năng lực của nhân viên Hãy đưa ra nhiều biện pháp khuyến khích khác nhau như dành cho họ: khoảng thời gian làm việc cùng bạn, cơ hội được tác nghiệp độc lập và những hình thức công nhận mà họ cảm thấy thỏa mãn nhất 3. Thay đổi các phương pháp huấn luyện cho phù hợp với mỗi nhân viên Với “những người kỹ tính”, hãy cung cấp cho họ đầy đủ thông tin cần thiết mỗi khi họ bắt tay vào việc. Với “những người cần mẫn”, hãy giao cho họ những công việc đơn giản trong thời gian đầu, rồi sau đó là các công việc phức tạp hơn. Còn với “những người ham học hỏi”, hãy để họ làm việc cùng những cán bộ giàu kinh nghiệm nhất trong công ty bạn. Hãy tận dụng thế mạnh của mỗi nhân viên để tạo nên một môi trường làm việc năng động, hiệu quả Ảnh: thesykesgrp.com Tận dụng thế mạnh đặc trưng của mỗi nhân viên đem lại hai lợi ích: Thứ nhất, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian. Thứ hai, nhân viên của bạn có quyền tự phát triển những kỹ năng của mình, biết tôn trọng những khác biệt và qua đó tạo nên một tinh thần đồng đội vững mạnh. Đến thực tế Đầu tiên bạn cần xác định rõ thế mạnh riêng của từng nhân viên: Đi lại để quan sát phản ứng của mọi người đối với các sự kiện. Ghi lại những hoạt động làm cho mỗi nhân viên cảm thấy buồn chán. Hỏi xem ngày làm việc tuyệt vời nhất trong ba tháng gần đây của mỗi người là ngày nào? Và tìm hiểu về những hoạt động mà các nhân viên cảm thấy thực sự thích thú. Bạn cũng cần xem xét kỹ những khuyết điểm, tuy nhiên không nên đề cập tới chúng quá nhiều khi trao đổi với các nhân viên. Hãy đưa ra những chương trình đào tạo giúp nhân viên của mình khắc phục những khiếm khuyết bắt nguồn từ sự thiếu kiến thức cũng như kỹ năng thực tế. Ngoài ra, có thể tham khảo những biện pháp sau: 1. Bố trí cho những nhân viên có các khả năng bổ sung nhau được làm việc cùng nhau Một Giám đốc bán hàng thường gặp khó khăn mỗi khi không đủ các thông tin tường tận về công việc mà anh ta sắp thực hiện. Thế nhưng anh ta lại thể hiện năng lực tuyệt vời khi người giám sát dưới quyền (người Phó Giám đốc của anh ta) bắt đầu trở thành một “đối tác thông tin” của anh ta. Người Phó Giám đốc này cam kết gửi cho anh ta một báo cáo hàng ngày và thu xếp hai cuộc trao đổi ngắn gọn về tình hình công việc mỗi tuần. 2. Sắp xếp lại để tối ưu hóa công việc Hãy sử dụng trí sáng tạo của mình để hình dung ra các cách bố trí công việc hiệu quả hơn. Đừng lo ngại mỗi khi cần áp dụng cách bố trí nào đó khác với truyền thống. 3. Kích thích khả năng của nhân viên Bàn đạp hiệu quả nhất để kích thích được năng lực của các nhân viên chính là sự công nhận đối với những thành quả của họ. Tuy nhiên mỗi nhân viên lại ưa thích một cách công nhận khác nhau: Hãy trao đổi để hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc Ảnh: wfis.wellsfargo.com Nếu một nhân viên coi trọng sự công nhận từ phía … Hãy tán dương anh ta bằng cách Các đồng nghiệp trong công ty Ca ngợi công khai thành quả của anh ta trước những người đồng nghiệp Bạn – người quản lý Nói riêng với anh ta một cách nhiệt tình rằng: “Cậu quả là một nhân tố quan trọng trong sự thành công của công ty” Những người khác có cùng chuyên môn Trao cho anh ta một giải thưởng nghề nghiệp hoặc mang tính chuyên ngành Khách hàng Treo một bức ảnh của anh ta chụp với vị khách hàng tốt nhất bên trong văn phòng công ty Thay đổi phương pháp huấn luyện với mỗi nhân viên Áp dụng các cách thức huấn luyện khác nhau đối với những dạng nhân viên khác nhau: Nếu một nhân viên thuộc dạng… Hãy huấn luyện anh ta theo cách “người kỹ tính” – anh ta luôn cần phải có đầy đủ thông tin trước khi tiến hành công việc; anh ta không ưa những sai lầm - Cho anh ta thời gian học tập rộng rãi - Cùng tham gia và hỗ trợ anh ta trong công việc - Cho anh ta nhiều thời gian đ ể chuẩn bị công việc trước các thử thách “người cần mẫn” – anh ta sử dụng phương pháp “thử và sai” để rèn luyện kỹ năng trong khi xử lý các công việc - Giao cho anh ta một nhiệm vụ đơn giản, nói rõ kết quả mà bạn mong muốn rồi để anh ta thực hiện độc lập - Tăng dần độ phức tạp của các nhiệm vụ cho tới khi anh ta thực sự thành thạo trong vai trò của mình. “người ham hiểu biết” – anh ta luôn mài dũa những kỹ năng của mình bằng cách quan sát và học theo cách mà người khác làm - Cho anh ta cơ hội tiếp cận những người giỏi nhất trong công ty - Tóm tắt ý tưởng chính từ bài báo đăng trên tạp chí Harvard Business Review của Marcus Buckingham - • HBV-TVN “Bản quyền @Harvard Business School Publishing” [1] Checkers (hay Draughts): Một trò chơi của người phương Tây chơi trên bàn cờ vua (8x8 ô). Trong đó, mỗi bên có 12 quân y hệt nhau. Bên thua là bên bị hết quân trước. . Cờ vua và quản lý Bạn có biết chơi cờ vua không? Bạn có từng ứng dụng cách chơi cờ vua vào trong công việc của mình để trở thành một nhà quản lý giỏi. mà mỗi công việc đòi hỏi. Môn cờ vua và việc ứng dụng “quân cờ trong tay người quản lý. Thực tế công việc và môn cờ vua có liên hệ với nhau như thế