VECO Vietnam, Elise Pinners 01/22/03 Page 1 Phơng pháp tổ chức một cuộc họp Tác giả: Elise Pinners, Cố vấn Phát triển Tổ chức VECO, hợp tác với GRET Tại sao chúng ta cần có hớng dẫn về phơng pháp chuẩn bị và tổ chức một cuộc họp? Vì chúng ta thờng nghe thấy những nhận xét nh: họp quá nhiều! cuộc họp kéo dài quá lâu! chúng ta mong muốn các cuộc họp đợc chuẩn bị và điều hành tốt hơn để làm hài lòng các thành viên tham dự (trong đó đầy đủ thông tin chi tiết, lập kế hoạch tốt và đa ra các quyết định), đồng thời giảm thời lợng và trách những cuộc họp định kỳ không cần thiết. 1. Vai trò đặc biệt của ngời điều hành và th ký cuộc họp Vai trò của ngời điều hành: Theo dõi thời gian Thống nhất nội dung, tổ chức họp theo nội dung, và điều chỉnh nội dung khi cần thiết Giúp cho thảo luận đợc diễn ra thuận lợi Khẳng định lại các quyết định và hoạt động dự kiến. Vai trò của th ký: Chuẩn bị nội dung (thảo luận với ngời điều hành, và những ngời phảI trình bày trong cuộc họp!) Gửi giấy mời họp (kèm theo nội dung) Viết biên bản (hoặc chỉ định ngời viết thay thế). Một số công việc có thể uỷ quyền cho ngời khác: ví dụ: một thành viên tham gia họp có thể đợc giao nhiệm vụ theo dõi thời gian và nhắc nhở ngời điều hành nếu cuộc họp không theo đúng tiến trình, hay việc viết biên bản họp có thể giao cho ngời khác (nh th ký văn phòng chẳng hạn) (thay nhau viết trong các cuộc họp khác nhau, theo từng chủ đề). Tơng tự, vị trí điều hành cũng có thể giao cho ngời khác. Một lý do hợp lý để giao nhiệm vụ này là khi ngời điều hành muốn tham gia tích cực vào một cuộc thảo luận nào đó. Trong trờng hợp này ngời điều hành khó giữ đợc vị trí trung lập của mình, và dễ bị hiểu là lợi dụng vai trò điều hành, áp đặt các quyết định. Vì vậy (đối với một số chủ đề) nên giao quyền điều hành cho ngời trung lập hơn. 2. Chuẩn bị cuộc họp 2.1 Mục đích họp Họp chỉ là một trong những công cụ giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm và các nhóm khác nhau. Tuy nhiên họp dờng nh là phơng tiện giao tiếp quan trọng nhất, bởi vì cuộc họp là nơi đa ra các quyết định quan trọng và chuẩn bị kế hoạch. Vậy mục tiêu của cuộc họp là gì? Chúng ta tổ chức họp để thảo luận vấn đề chiến lợc, vấn đề nhận sự, vấn đề tài chính, hay thông báo những hoạt động đang và sẽ tiến hành (Lập kế hoạch và báo cáo)? 2.2 Giấy mời họp Ai tham dự phụ thuộc vào mục tiêu của cuộc họp. Thông thờng, để đổi mới phơng pháp họp, chúng ta nên xem xét vấn đề: có nên mời đại diện của các tổ chức khác (cùng hoạt động trong lĩnh vực) vì họ có thể tham luận về vấn đề đầu vào: họ thực hiện các hoạt động nh thế nào và có thể giúp gì đợc chúng ta. Khi mời đại biểu tham dự, cần thông báo cho họ biết về mục đích, thời gian, địa điểm và tốt hơn là cùng với nội dung cuộc họp. Việc này cho phép các đạI biểu đợc mời đánh giá đợc tầm quan trọng của cuộc họp và quyết định có tham gia không hay chỉ tham gia một phần, nếu có thì phải chuẩn bị gì (để tham gia thảo luận, thu thập thông tin liên quan). VECO Vietnam, Elise Pinners 01/22/03 Page 2 2.3 Nội dung họp Nội dung (hay chơng trình nghị sự) ít nhiều chỉ ra trật tự lô gíc của các chủ đIểm tơng ứng vớI mục tiêu, thời gian (ít nhất là thời gian khai mạc và kết thúc). Nội dung một cuộc họp chuyên môn có hình thức tơng đối giống mẫu sau: 8.00 Khai mạc 8.10 Thông qua nội dung 8.15 Thông qua biên bản họp lần trớc 8.20 Những vấn đề nảy sinh trong biên bản 8.30 Nội dung chủ đề 1 9.00 Nội dung chủ đề 2, v.v. 9.15 Các vấn đề nảy sinh trong cuộc họp 9.30 Tóm tắt nghị quyết và kế hoạch hành động 9.45 Kết thúc. 2.4 Chuẩn bị bài phát biểu Ngời điều hành và th ký nên quan tâm đến việc chuẩn bị bài phát biểu của các đại biểu để đảm bảo chất lợng của nội dung trình bày. Chẳng hạn khi trình bày vấn đề tài chính các số liệu tính toán phải đợc chuẩn bị và trình bày tốt, theo một bảng số liệu rõ ràng để dễ dàng so sánh chi tiêu cho các hoạt động ở các thời điểm khác nhau. Nếu không chuẩn bị tốt, ngời trình bày có thể lúng túng và mất thời gian không cần thiết. Biên bản các cuộc họp trớc cũng nên đợc chuẩn bị chu đáo: nếu không, có thể gây ra nhiều trùng lặp không cần thiết. 2.5 Chuẩn bị địa điểm họp Giao tiếp trong cuộc họp là cần thiết. Trong cuộc họp không chỉ có sự giao tiếp giữa ngời điều hành với ngời tham dự mà còn giữa những ngời tham dự với nhau. Không chỉ tồn tại việc giao tiếp bằng ngôn ngữ mà có cả giao tiếp phi ngôn ngữ. Do đó tạo đợc một môi trờng cho phép mở rộng tối đa quan hệ giao tiếp là rất quan trọng. Lựa chọn những địa đIểm: - Cho phép ngời tham dự nghe tốt (không có tiếng ồn từ bên ngoài) nhng vẫn thoáng khí - Thuận tiện cho việc trình bày bằng hình ảnh (có bảng, có tờng trống để có thể treo những khổ giấy lớn, hoặc có máy chiếu hình) - Sắp xếp bàn ghế theo hình tròn hoặc hình bán nguyệt để mọi ngời có thể nhìn thấy nhau!!! Ngời th ký nên đến sớm hơn để chuẩn bị sắp xếp bàn nghế, dọn vệ sinh phòng họp. 3. Phơng pháp điều hành một cuộc họp Một số chỉ dẫn dành cho ngời đIều hành: 1. Khai mạc: nhắc lại mục tiêu của cuộc họp, chỉ định th ký (viết biên bản), nếu cần thiết giới thiệu một số đại biểu. Để tạo một không khí thoải mái cho cuộc họp nên áp dụng một số hoạt động dẫn nhập: nh văn nghệ, tự giới thiệu kèm theo những chi tiết vui đùa hóm hỉnh, hay bắt chớc một con vật mà mình yêu thích v.v. 2. Thông qua nội dung họp: tham khảo ý kiến đề xuất trớc khi thông qua. 3. Thông qua biên bản của cuộc họp trớc: xin ý kiến sửa chữa. Có thể cử ngời đọc to biên bản, hoặc chỉ đọc phần quyết định và kế hoạch hành động. 4. Những vấn đề nảy sinh trong biên bản: một số vấn đề có trong kế hoạch nhng cha đợc bàn đến, cần trao đổi thêm; nếu cần thiết điều chỉnh lại nội dung họp. 5. Nội dung các chủ đề: một số vấn đề chỉ cần trình bày mang tính chất thông báo, một số khác cần thảo luận bàn bạc. Ngời điều hành nên đIều khiển cuộc thảo luận, đảm bảo những yêu cầu sau: - Mọi thành viên tham dự họp chuẩn bị tốt trớc khi thảo luận, nếu cần thiết có thể dành thời gian cho các vị đại biểu đọc tài liệu - Tránh lặp lại: tóm tắt ý kiến thảo luận, cắt ngang những ý kiến lặp lại - Nên tạo một không khí thoải mái, thân mật: nhng cũng nên tránh những xúc phạm cá nhân. Đôi khi những câu nói vui đùa có tác dụng tiách cực - Cơ hội bình đẳng cho mọi thành viên tham gia thảo luận: đặc biệt chú ý đến những thành viên ít tham gia đóng góp ý kiến (phụ nữ?, ngời nghèo?), hoặc những ngời ở góc xa phòng họp bằng cách đặt những câu hỏi - Hạn chế những ngời cố tình áp đặt ý kiến VECO Vietnam, Elise Pinners 01/22/03 Page 3 - Tránh lạc đề, các ý kiến thảo luận phải đi đúng hớng - Trong trờng hợp phải đa ra những quyết định quan trọng nhng cha kết thúc đợc cuộc thảo luận: cố gắng đa vấn đề đến kết luận, hoặc tự quyết định (dựa trên những ý kiến nổi bật hay đợc hầu hết các đạI biểu tán thành), hay tổ chức bỏ phiếu - Khẳng định lại các quyết định và các hoạt động dự kiến sau khi đã xác định trách nhiệm của mọi ngời đối với từng công việc. 6. Những vấn đề nảy sinh: có những vấn đề cha đợc bàn đến mà thời gian có hạn, chúng ta có thể hoãn đến cuộc họp sau 7. Tóm tắt lại nghị quyết và kế hoạch hành động 8. Kết thúc: ngời điều hành có thể mời một đạI biểu lên bế mạc cuộc họp, nhận xét về việc theo dõi thời gian, và không quên thông báo địa điểm và thời gian cho cuộc họp tiếp theo! 9. Chỉ dẫn dành cho th ký: sau khi kết thúc cuộc họp, thảo luận biện pháp và thời gian hoàn chỉnh biên bản cuộc họp. 4. Phơng pháp viết biên bản cuộc họp Khi viết tên biên bản cuộc họp, nên chú ý đối tợng đọc biên bản (thông thờng ngời độc biên bản là những ngời bên trong tổ chức). Biên bản là một cách tiếp cận cuộc họp rất thực tiễn, nên trách mất thời gian vào những chi tiết mang tính hình thức không cần thiết trong phần mở đầu vì không ai đọc phần này cả. Tiêu đề nên ngắn gọn và đơn giản. Sau tiêu đề, bắt đầu viết ngày và thành phần tham dự, những đại biểu có mặt và vắng mặt, tên ngời đIều hành và th ký. Sau đó biên bản nên theo sát nội dung đã thống nhất và tiến hành trong cuộc họp, (xem phần 3). Có thể hữu ích nếu kết thúc biên bản với một danh sách các quyết định và các hoạt động. Tất nhiên không phải viết tất cả những gì đợc phát biểu trong cuộc họp. Chỉ viết những thông tin quan trọng, đặc biệt chú ý tóm tắt những ý kiến tham luận (do ngời đIều hành hoặc một ai đó), những kết luận đợc đa ra (do ngời đIều hành khẳng định lại), và các hoạt động dự kiến (ngời chịu trách nhiệm). Khi muốn viết chi tiết ý kiến thảoluận, nên viết tên ngời tham luận bên cạnh ý kiến tham luận. Ví dụ: ông Phải: sau khoá tập huấn về tin học, chúng tôI muốn đợc cấp chứng nhận. Khi một vấn đề đợc thảo luận quá nhanh, hoặc không rõ ràng, ngời viết biên bản có thể đề nghị ngời điều hành tóm tắt lại các ý kiến thảo luận. Đó là lý do thực tế để ngời viết biên bản ngồi gần ngời điều hành. VECO Vietnam, EP-Meetings.doc, Elise Pinners 01/22/03 - 1 - HOW TO ORGANISE A MEETING Elise Pinners, advisor Organisational Development VECO, in collaboration with GRET Why do we write guidelines on how to prepare and carry out meetings? Because we often hear: too many meetings! meetings are too long! and we hope that well-prepared and well-guided meetings can lead to satisfactory meetings (in which decisions are taken, good plans are made, sufficient information given), and at the same time reduce the length of a meeting, or unnecessary frequent meetings. 1. The special role of a chairperson, and a secretary The role of a chairperson: - timekeeping - consensus on agenda, follow the agenda, if necessary adjust the agenda - facilitate discussions - repeat, confirm decisions and intended actions. The role of the secretary: - prepare agenda (concertation with chairperson, and with those who have to prepare presentations!) - send the invitations (+ agenda) - keep minutes (or make sure that a minute keeper is appointed). Some tasks can be delegated: any other participant may be given the task to keep time (and warn the chairperson when time is not kept), and also it is not un-usual to give the task of minutes writing to another participant (taking minutes by turn, each meeting another writer), to split up the task of minute writing to several persons (per subject), or to give the task to an outsider (a secretary of the office). Also the chairing of a meeting may be delegated to another person. One good reason to do so is when you as chairperson are personally involved in a certain subject, and you really want to participate actively in the debate. In that case you cannot stay ‘above’ the discussion, you risk to confuse your chairing position with your contribution in the debate, and even risk to be accused of abusing your position, forcing group decisions. So then (for certain subjects) it is better to (propose to) hand over to a more neutral person. 2. Preparation of a meeting 2.1 Objective(s) of a meeting Meetings are just one of several tools of communication in an organisation, or between organisations. However, they seem to be the most important way of communicating, because in a meeting important decisions can be taken, or plans can be prepared, or and Yes! What is (or are) the objective(s) of this meeting? Do we meet for a strategic discussion, to discuss personnel issues, or to be informed about activities carried out, and the ones to come next (Planning & Reporting), or to discuss financial matters? 2.2 Invitations for a meeting It naturally depends on the objective of a meeting, who we invite. But generally, to improve meetings, it may be interesting to consider this: invite a person from another (similar) organisation, who can give an input, on how they do things differently, or how they can help. When preparing a letter to invite people for a meeting, make sure that they are at least informed about the objectives of the meeting, time, venue, and preferably even the agenda, and who else will participate. This allows the invitee to assess the importance of a meeting, to make a choice to attend or not, or partly. Also it allows the invitee to prepare for the meeting (e.g. discuss things with others, or collect relevant information). 2.3 The agenda The agenda is the programme for a meeting. It indicates the more or less logical order of the subjects, usually according to the objective(s) of the meeting. It also indicates time: at least the beginning time and the end time. A professional agenda for a meeting looks more or less like this: VECO Vietnam, EP-Meetings.doc, Elise Pinners 01/22/03 - 2 - 8.00 Opening 8.10 Adoption of the agenda 8.15 Adoption of the minutes of last meeting 8.20 Matters arising from the minutes 8.30 Agenda subject 1 9.00 Agenda subject 2, etc. 9.15 Other matters arising. 9.30 Summary of decisions and action plan. 9.45 Closing. 2.4 Preparation of presentations The chairperson or secretary should make sure that those who are to present something are well prepared! For example, when financial matters are to be reported in the meeting, the calculations have to be presented well, for example in a table that allows to compare expenditures per activity, or per period. If such preparations are not done beforehand, unnecessary confusion and waste of time is the result. Also the minutes of the previous meetings(s) should be prepared: if they are not available, unnecessary repetition will be the result. 2.5 Preparation of the venue Communication in meetings is essential. This communication is not only between chairperson and participants, but also between participants. Besides, the communication is not only verbal, but also non- verbal! Therefore it is very important to create an environment that allows for a maximum of communication. Choose a venue that allows for: - good hearing (no noise from outside) and still with good ventilation - visual presentations (with a blackboard, or a wall upon which one can pin a big sheet of paper, or with an overhead projector) - arranging tables and chairs in a (semi-)circle so that everybody can see eachother!!! For this it may be necessary for a secretary to arrive earlier, to be able to shift furtniture, clean, etc. 3. How to chair a meeting Some tips for a chairperson: 1. Opening: recall the objectives of the meeting, appoint a secretary (for minutes writing), if necessary introduction of (some) participants. As part of the the opening some warming-up activities may be done, for example: sing a song, each participant saying his/her name and adding a lie or copying your favourite animal, etc. etc. 2. Adoption of the agenda: ask for comments, suggestions, before adoption. 3. Adoption of the minutes of last meeting: ask for corrections. There you can choose to (have somebody) read the minutes read aloud, or only to read the decisions made, and the action plan. 4. Matters arising from the minutes: some matters in the action plan may not appear on the agenda, and still require exchange of information; if necessary re-adjust the agenda. 5. Agenda subjects: some matters are just for presentation, for information, but some matters require a discussion. The chairperson should facilitate discussions, making sure that: - people are well prepared (informed) before the discussion takes place; if necessary some time may be reserved during the meeting for participants to read (e.g. discussion papers). - repetition is avoided: summarise discussions, cut short those that repeat. - a friendly athmosphere is maintained; this means that personal attacks should not be rewarded (a chairperson can indicate that certain personally confronting remarks are not to the point), and sometimes a joke can also help. - everybody gets a fair opportunity to contribute to discussions: pay special attention to those who usually say little (women?, poor?), or those who sit far away or in a difficult corner: ask them a question, ask for their opinion. - those who try to dominate with their views are not allowed to talk too much. - discussions stay on track: avoid a change of the subject during a discussion! - if decisions have to be taken and discussions seem inconclusive: try to reach a consensus, or decide yourself based on (what you perceive as) the dominating or opinion (or the opinion that is acceptable to most people) or organise a voting. - confirm decisions or intended actions, and make sure that for each action there is a responsible. VECO Vietnam, EP-Meetings.doc, Elise Pinners 01/22/03 - 3 - 6. Other matters arising: any subject not already discussed; if time is short, you can choose to postpone some matters to a next meeting. 7. Summary of the major decisions taken, and actions planned: a good secretary must have a list of decisions and actions. 8. Closing: the chairperson may invite another participants to give some closing remarks. Also it is useful to evaluate the time keeping, and: don’t forget to decide on when & where to meet again! Tip for the secretary: discuss after the meeting on how and when to finalise the minutes. 4. How to write minutes When writing the title of the minutes, just think of those who are to read the minutes (mostly only those from your organisation). Minutes are just a very practical way to improve communication; do not add unnecessary formal things in the heading, that nobody really wants to read. In most cases a short title is simply enough. After the title, start writing the date, and the names of participants that are present, and those who are invited but absent. Indicate who is the chairperson and who the secretary. Now the minutes can follow the structure of the agenda that was adopted and followed during the meeting (see chapter 3). It may be useful to conclude the minutes with a separate list of decisions and actions. Clearly not all that is said by each and every person can be written down. To make sure to have most important information, pay special attention to: summaries of discussions (made by the chairperson or anybody else), decisions that are made (repeated by the chairperson), and actions intended (and who is responsible). If you do want to write down details of a discussion, do not forget to note the name of a person, before noting the opinion given in that discussion. For example: Mr. Phai: if there is training on use of computers, we also need certificates. When things go too fast, or are not clear, a minute write should claim special attention from the chairperson, to clarify conclusions. Therefore it is practical to sit next to the chairperson. For more formal minutes (for example in which decisions are taken on rules and regulations of a group) it may be practical to have the final version of the minutes signed by the chairperson and the secretary. . bị và tổ chức một cuộc họp? Vì chúng ta thờng nghe thấy những nhận xét nh: họp quá nhiều! cuộc họp kéo dài quá lâu! chúng ta mong muốn các cuộc họp đợc. 1 Phơng pháp tổ chức một cuộc họp Tác giả: Elise Pinners, Cố vấn Phát triển Tổ chức VECO, hợp tác với GRET Tại sao chúng ta cần có hớng dẫn về phơng pháp