  Luận Văn Đề Tài Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng Mở đầu Trong những năm qua nền kinh tế nớc ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị trờng, theo định hớng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nớc. Trong cơ chế thị trờng, để thực hiện chiến lợc phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vớng mắc còn tồn tại của của chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trờng. Sau hơn mời năm đổi mới nền kinh tế, nớc ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bớc ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nớc. Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trờng thì phải nắm vững đợc thị hiếu của ngời tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó. Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó đòi hỏi phải có sự t duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trờng. Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển. Một ngời lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng. Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công ty này là công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phơng thức kinh doanh của mình, thay đổi về phơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn cha đựơc quan tâm thực sự. Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần nh nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh. Hoạt động mua hàng rất ít đợc quan tâm đến nh hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng cha đợc đánh giá tơng xứng với vị trí của nó. Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có đợc tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chơng lớn: Chơng 1 : cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng mại. Chơng 2 : Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Chơng3 : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ. Chơng 1: Cơ sở lý luận của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại 1.1 Hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại 1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với doanh nghiệp thơng mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp. Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng. Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra đợc điều kiện mua hàng tốt. Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ngời với ngời Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lợng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lợng, chất lợng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ 2 cho khách hàng với chi phí thấp nhất. + Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lợng, và chất lợng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn. Trong cơ chế thị trờng thì bán hàng là khâu quan trọng nhng mua hàng là tiền đề tạo ra lợng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt đợc lợi nhuận. Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh. + Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ: - Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trờng thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanh nghiệp. Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thị trờng. Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua đợc hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lợng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trờng. Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao. - Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ. Đối với doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất lợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó. Mà khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả. Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng. Khách hàng là ngơì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngơì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không. Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có đợc doanh thu và thu đợc lợi nhuận. Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Mua hàng là một trong những 3 khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới. 1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại 1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. a ) Căn cứ vào quy mô mua hàng Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thơng mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lợng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lợng hàng thực tế của doanh nghiệp. Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì Lợng hàng thích hợp = một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến Phơng pháp này có u điểm sau : + Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng đợc xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo. + Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy sẽ tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn + Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt ) hay chiến tranh gây ra. Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý: + Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng. + Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi mà ngời bán hàng dành cho. Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trờng khi trên thị trờng có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ 4 không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu đợc lợi nhuận siêu ngạch . Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định đợc số lợng hàng tối u cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí l u trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng. Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí 1 C - Chi phí một lần mua hàng 2 C - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: Q= 2 1 **2 C DC C= 2 C * (Q/2) + 1 C *Q/D) Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất. Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau: + Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những u đãi của các nhà cung cấp. + Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng + Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những cơn sốt thị trờng, do đó có thể thu đợc lợi nhuận siêu ngạch . Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là: + Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp + Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn. + Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao. b) Căn cứ vào hình thức mua Tập trung thu mua: N hững doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. Phơng pháp thu mua này có u điểm là tiết kiệm đợc chi phí nhng nó có nhợc điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán đợc vì không phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng. Phân tán thu mua : Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự 5 lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của phơng pháp này là nắm chắc đợc nhu cầu, thị tr ờng mua và bán gắn liền nhau. Nhợc điểm là số lợng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng. Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ : Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thờng áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua đợc giá thấp, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhng cũng có nhợc điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm. c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phơng thức này thì khi nhận đợc hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán Mua giao hàng trớc : sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó. Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau : sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua. d) Căn cứ theo nguồn hàng: Mua trong nớc: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp đợc tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó đợc sản xuất trong nớc. Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nớc ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nớc. Trog đó có hai hình thức nhập khẩu: + Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy móc nớc ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng ntrong nớc. Trong hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình và đợc hởng một khoản gọi là phí uỷ thác. + Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trờng để mua đến khi bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình. Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khác nh: phân loại theo phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ Mỗi phơng pháp trên đều có những u và nhợc điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phơng thức nào là thuận tiện nhất và 6 tốt nhất. 1.1. 2. 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả . + Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp : doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số l- ợng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải nh thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngời gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc không bỏ tiền vào một túi . Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ đợc mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ngời thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút ngời mua về phía mình. Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và thờng xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận đợc nhiều u đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn đợc họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đợc hởng tín dụng mại khi thiếu vốn, đ ợc u tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm, ) và doanh nghiệp thờng trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp. Ngợc lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn. + Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp: nếu ngời bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngời mua hàng lại phải làm điều ngợc lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những ràng buộc chặt (điều kiện không thể nhân nhợng đợc) và có những ràng buộc lỏng (điều kiện có thể nhân nhợng đợc). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lợng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với t cách là ngời mua sẽ mất dần 7 và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những ràng buộc chặt để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của ngời bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt ngời bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơng lợng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi + Quy tắc đảm bảo sự hợp lý trong tơng quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình ép nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt đợc sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đợc). Đảm bảo sự hợp lý về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp đợc nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra. 1.2 Vai trò và nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại . 1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại. +) Khái niệmvề quản trị mua hàng: Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng. Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bớc công việc nh xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt đợc các mục tiêu đã xác định. Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với số lợng và gí cả nh thế nào. Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng. + Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại: Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất l ợng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất. - Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết là hàng mua phải đủ về số lợng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hởng đến 8 lu thông hàng hoá. Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là ngời tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra. Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng. Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ). Chẳng hạn nh đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên cơn sốt mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đợc lợi nhuận siêu ngạch và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút. - Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lợng mà khách hàng có thể chấp nhận đợc. Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lu thông và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lợng tối u chứ không phải có chất lợng tối đa. Chất lợng tối đa là mức chất lợng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và nh vậy ng ời bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất. Còn chất lợng tối đa là mức chất l ợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u - Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng. Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình. Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lợng là bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất. Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì thông th ờng để đạt đợc cái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác. Chẳng hạn th ờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá cả, chất lợng tốt thì giá cao và ngợc lại. Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác. Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp. +) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng : Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàng thờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lợng, cơ cấu, chủng loại với chất lợng tốt, giá cả hợp lí. Quản trị mua hàng đợc phản ánh thông qua việc phân tích các bớc của quá trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng. Đây là quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì. Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân 9 [...]... của doanh nghiệp 1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các điều kiện... có thể thu đợc lợi nhuận - Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vực sản xuất hay nhập khẩu Nó đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp có hàng hoá để cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinh doanh 1.3.2 Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị mua hàng a) Các nhân tố bên trong ảnh hởng tới công tác quản trị mua hàng - Kế hoạch và tình hình... bớc của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp 1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng 1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp... đề khác Để quá trình mua hàng đợc tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp a ) Xác định nhu cầu mua hàng: Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trớc khi mua hàng nhà quản trị phải xác định đợc nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì Thực chất của giai đoạn 10 này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, mua. .. rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng cũng phải phụ thuộc vào chiến lợc, tuỳ theo chiến lợc trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đa ra kế hoạch mua hàng hợp lí + Kế hoạch chi tiết: 17 Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đa ra đợc một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt hàng cung ứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp... sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đờng cho việc hoàn thành nghiệp vụ mua hàng 1.3.3 Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâu tiêu thụ hàng hoá vì nếu đầu vào không tốt thì khó có thể nói đến có hiệu quả ở đầu ra Vì vậy doanh nghiệp có thể đa ra phơng hớng nhằm nâng cao chất lợng công tác quản. .. quản trị mua hàng Thực chất nâng cao công tác quản trị mua hàng là việc doanh nghiệp phải đa ra đợc các quyết định chính xác hơn nữa và việc thực hiện mang lại kết quả cao hơn trớc đây đã làm Nhà quản trị phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng theo đúng chơng trình, mục tiêu đã định một cách chủ động, ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng Doang nghiệp phải đa ra quá trình mua. .. trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? mua của ai? Giá cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào?Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng là: - Không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bớc trong quy trình mua hàng bằng cách: 21 + Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác để quá trình mua hàng đợc thực hiện dễ dàng, không bị nhầm lẫn... của doanh nghiệp + Năng lực của nhà quản trị mua hàng: Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng Nhà quản trị là ngời chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ đợc về nhân viên, phải nắm rõ đợc khả năng của từng ngời, biết đợc ngời nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn... chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trờng khi có nhu cầu, mà muốn làm đợc điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt động mua hàng - Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo tính 16 thờng xuyên, đều . hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng làm đề tài cho luận. động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng. Quản trị