Chương QL Chi phí CHƯƠNG Quản lý Chi phí Dự án Mục đích • • • • Hiểu tầm quan trọng việc quản lý chi phí dự án Hiểu số khái niệm thuật ngữ quản lý chi phí Hiểu Qui trình Quản lý chi phí Mơ tả cách dùng phần mềm quản lý chi phí dự án 4.1 Tầm quan trọng việc quản lý Chi phí • Những dự án CNTT có hồ sơ theo dõi hiệu cho việc đạt mục đích giá • Chi phí trung bình vượt q dự tốn ban đầu theo nghiên cứu từ năm 1995 CHAOS 189%; cải thiện 145% nghiên cứu năm 2001 • Ở Mỹ dự án CNTT bị huỷ làm tốn 81 tỉ đô la năm 1995 4.2 Khái niệm Quản lý Chi phí Dự án • Chi phí tài nguyên hy sinh hay tính trước để đạt mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi Chi phí thường đo đơn vị tiền tệ • Quản lý chi phí dự án bao gồm quy trình u cầu đảm bảo cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách 4.3 Quản • Qui trình QL Chi phí DA lý Chi phí dự án gồm qui trình bảo đảm cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách Những qui trình gồm: Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: xác định nguồn tài nguyên cần thiết số lượng để thực dự án • Ước lượng chi phí: ước tính chi phí nguồn tài nguyên để hồn tất dự án • Dự tóan chi phí: phân bổ tồn chi phí ước tính vào hạng mục công việc để thiết lập đường mức (Base line) cho việc đo lường việc thực • Kiểm sốt – Điều chỉnh chi phí: điều chỉnh thay đổi Chi phí dự án Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 35 Chương QL Chi phí 4.3.1 Lập kế hoạch Ngân sách (Chi phí) • Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào chất dự án tổ chức • Một số câu hỏi cần cân nhắc: o Các khó khăn gặp thực công việc cụ thể dự án? o Có phạm vi định ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên? o Tổ chức thực công việc tương tự dự án? o Tổ chức có đủ người, trang thiết bị vật tư để thực dự án? 4.3.2 Ước lượng chi phí: • Đầu quan trọng quản lý chi phí dự án ước tính chi phí • Có nhiều loại ước tính chi phí cơng cụ với kỹ thuật giúp tạo chúng • Điều quan trọng phát triển kế hoạch quản lý chi phí mơ tả dao động chi phí quản lý dự án • Các Lọai Ước tính Chi ohí : Lọai Ước tinh Khi làm? Độ lớn thô (ROM) 4.3.3 sớm 1-2 năm xong Xác Định • Rất sớm chu trình 3- năm trước Ngân sách Tại làm? Cho biết chi phí thơ để định lựa chọn Đưa $ vào Kế hoạch Ngân sách Cung cấp chi tiết đề mua, ước lượng chi phí thật Muộn dự án < năm xong Độ xác -25%, +75% - 10%, +25% -5%, +10% Các Phương pháp Ước tính Chi phí : o Tương tự hay Trên - xuống (top-down): sử dụng chi phí thực tế trước đó, dự án tương tự làm tảng để làm ước tính o Dưới lên (Bottom-up): ước tính riêng nhóm làm việc tính tốn số tổng cộng o Mơ hình điểm chức o Dùng thông số: sử dụng đặc điểm riêng biệt dự án áp dụng phương thức toán học để ước tính chi phí Mơ hình COCOMO (Constructive Cost Model) Mơ hình thơng dụng Dự tóan Chi phí 4.3.4 Kiểm sóat - Điều chỉnh Chi phí Kiểm sóat - Điều chỉnh phí bao gồm : • Giám sát hoạt động chi phí • Bảo đảm có thay đổi hợp lý ghi nhận đường mức (Base line) • Thơng báo thay đổi đến người có thẩm quyền Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 36 Chương QL Chi phí EMV (Earned value management): công cụ quan trọng hỗ trợ kiểm tra chi phí • EVM kỹ thuật đo lường thực dự án liệu phạm vi, thời gian, chi phí ; • Đưa mốc chi phí (Cost Base line) (dự tính ban đầu cộng với thay đổi cho phép), người QL cần phải xác định cách tốt mà dự án đạt mục tiêu • Cần phải có thơng tin định kỳ để sử dụng EVM thơng qua tích hợp Thuật ngữ EMV: • Giá trị trù tính (PV=Planned Value), cịn gọi ngân sách chi phí công việc lên lịch (BCWS=Bugedted Cost of Work Scheduled), ngân sách dự trù cho tổng cho tổng chi phí chi tiêu cho cơng việc suốt giai đoạn định trước • Chi phí thực (AC=Actual Cost), cịn gọi chi phí thực công việc thực (ACWP= Actual Cost of Work Performed), tổng cộng chi phí trực tiếp hay gián tiếp việc hồn tất cơng việc giai đoạn định trước • Giá trị thu (EV= Earned Value), cịn gọi chi phí ngân sách cho việc tiến hành công việc (BCWP= Budgeted Cost of Work ), dự trù giá trị công việc thật hồn thành Các cơng thức tính EMV: Khái niệm Giá trị thu (EV) Chi phí phát sinh (CV= Cost Variance) Biến động Lịch (SV= Schedule Variance) Chỉ số thực chi phí (CPI=Cost Performance Index) Chỉ số thực lịch (SPI=Schedele performance index) Ước tính thời điểm hồn tất (EAC=Estimate at completion) Ước tính thời gian hoàn tất (Estimate time to complete) Nhận xét: o o o o Cơng thức EV=PV * (%Thời gian hồn thành) CV = EV - AC SV = EV – PV CPI = EV/AC SPI = EV/PV EAC = BAC/CPI Ước tính thời gian ban đầu/SPI CV cho biết sai biệt chi phí thật giá trị thu SV cho biết sai biệt hòan thành theo lịch giá trị thu CPI tỷ số giá trị thu chi phí thật Nếu phù hợp, 1 hịan thành trước lịch