Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Áp dụng tin học và chương trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA
Lời nói đầuứng dụng tin học trong quản lý nhân sự là một trong những kết quả của tin học. Nó làm giảm tới mức tối thiểu việc tham gia thực hiện thủ công bằng sức ngời, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lu trữ, hệ thống hoá, cụ thể hoá những thông tin yêu cầu của ngời sử dụng. Nhiều cơ quan xí nghiệp đã đặt kế hoạch tin học hoá toàn bộ các khâu quản lý của đơn vị mình, đặc biệt là hệ thống quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính.Ngày nay nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một khó khăn trở ngại lớn cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lu trữ, thống kê báo cáo theo phơng pháp giấy bút thông thờng. Đặc biệt một lĩnh vực quan trọng nh quản lý kế toán - tài chính, quản lý cán bộ . luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính xác và cập nhật thờng xuyên. Vì thế, đối với các hoạt động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu.Đáp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự của công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một vấn đề vô cùng quan trọng, nó quyết định sự thành công hay thất bại của công ty, trên cơ sở đó đề tài "áp dụng tin học vào chơng trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA" nhằm trợ giúp công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt hiệu quả cao hơn.Đề tài gồm các phần:Chơng I: Giới thiệu đơn vị thực tập và đề tài nghiên cứu.1 Chơng II: Phơng pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý. Chơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.2 Chơng IGiới thiệu đơn vị thực tậpvà đề tài nghiên cứuI. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ASIA- Tên đơn vị thực tập: Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA- Trụ sở chính của công ty đặt tại số 6 Vũ Ngọc Phan, Đống Đa -Hà Nội- Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA đợc thành lập theo giấy phép số 978 /QĐUB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp ngày 9-10-2001 Công ty do ba sáng lập viên là Phùng Đăng Vũ, Phạm Văn Lộc và Nguyễn Văn Hng lập nên với số vốn điều lệ là 550 000 000đ- Hình thức sở hữu của công ty là cổ phần.- Công ty với một đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ, năng động sáng tạo trong đó có hơn 30 nhân viên tại Hà Nội, 25 cử nhân khoa học và kinh tế chuyên ngành toán tin, 4 cử nhân kinh tế chuyên ngành kế toán, 1 cử nhân ngoại ngữ.- Ngành nghề kinh doanh của công ty khi mới thành lập là: Sản xuất phần mềm. Triển khai ứng dụng trong lĩnh vực tin học hoá công tác tài chính kế toán và quản trị kinh doanh - Sau một thời gian đi vào hoạt động công ty có bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh: Cài đặt và hớng dẫn sử dụng cho khách hàng.3 - Dịch vụ: T vấn và triển khai xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh cho các doanh nghiệp.- Mục tiêu: Đạt đợc và giữ vững vị trí số một trên thị trờng Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp - Phơng châm: Chất lợng cao dịch vụ tốt.- Quan điểm dịch vụ khách hàng: vì sự thành công của khách hàng.- Chiến lợc phát triển sản phẩm: Phát triển liên tục II Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA. Trong nhiều năm qua nhà nớc ta luôn coi trọng việc tin học hoá tổ chức quản trị doanh nghiệp và luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu đối với quản trị doanh nghiệp. Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý của doanh nghiệp. 4 Sơ đồ các bộ phận của công ty Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban1. Ban giám đốc: Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là công ty cổ phần đứng đầu lãnh đạo công ty là Giám đốc và hai Phó giám đốc giúp việc (một Phó giám đốc giúp việc quản lý điều hành kinh doanh và một phó giám đốc phụ trách kĩ thuật) có kế toán trởng phụ trách công tác kế toán thống kê - tài chính, có bộ máy giúp việc chuyên môn nghiệp vụ và có lực lợng lao động trực tiếp.5Ban giám P.kinh doanP.MarketingP. kế toánP. tổ chức Hệ thống kinh doanhHệ thống kĩ thuật P.kĩ thuậtP.Triển khai Phòng bảo hành Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân ngời điều hành cao nhất, điều hành mọi hoạt động cuả công ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể các hoạt động của công ty.Hai Phó giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực giám đốc phân công, chịu trách nhiệm về các công việc đó, thay giám đốc điều hành và quản lý đơn vị khi giám đốc đi vắng. 2. Phòng tổ chức: Nhiệm vụ của phòng này là phụ trách công tác nhân sự và nội vụ công ty (tuyển dụng, đào tạo nhân viên, theo dõi, tham mu giúp Giám đốc sắp xếp tổ chức, nâng lơng, khen thởng, .)3. Phòng kĩ thuật: Chức năng lập và quản lý các chơng trình phần mềm theo nhiệm vụ đợc giao tuân thủ theo qui trình qui định nghiệp vụ của công ty phần mềm kế toán. các chơng trình do cấp trên giao, tham mu cho giám đốc công ty về kĩ thuật nghiệp vụ, bảo dỡng sửa chữa các chơng trình phần mềm kế toán. 4. Phòng kế toánCó chức năng làm tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế toán thống kê và thực hiện đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toán của đơn vị. 5. Phòng kinh doanh:6 Có chức năng làm tham mu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực công tác kế hoạch kinh doanh vật t và tài sản trung tâm.6. Phòng marketing:Chức năng phụ trách lĩnh vực kinh doanh thơng mại, phát triển thị trờng, tìm kiếm bạn hàng và đối tác, nắm bắt kịp thời thông tin thị trờng, dự báo biến động thị trờng, tham mu cho lãnh đạo những vẫn đề thuộc lĩnh vực kinh doanh. 7. Phòng triển khai dự ánChức năng chuyên trách về các dự án phần mềm kế toán phù hợp yêu cầu của khách hàng. 8. Phòng bảo hànhCó trách nhiệm thực hiện bảo hành cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu.III. sự cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự Chúng ta đang trong kỷ nguyên thông tin, hớng đến thế kỷ 21, ngày nay không ai còn nghi ngờ gì vai trò của tin học trong đời sống, trong khoa học kĩ thuật, kinh doanh cũng nh mọi mặt vận động của xã hội, dới mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến quốc gia và toàn thế giới. Đúng vậy nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Điều này là một trở ngại lớn 7 cho các cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lu trữ, thống kê báo cáo theo phơng pháp giấy bút thông thờng đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự.Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA đã ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý kinh doanh. Nhng hiện tại phòng nhân sự của công ty vẫn duy trì biện pháp quản lý nhân sự thủ công thông thờng. Vì vậy đề tài đa tin học vào quản lý nhân sự của công ty là một trong những vấn đề đợc công ty quan tâm.Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty mới thành lập vẫn còn non trẻ do vậy để có thể đứng vững trên thị trờng thì vấn đề còn ngời là khâu đầu tiên công ty quan tâm. Phòng nhân sự của công ty phần mềm kế toán ASIA đang thực hiện quản lý nhân sự bằng phơng pháp thủ công thông qua các bảng biểu, hồ sơ nhân viên để theo dõi ngày công , trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá .với thủ tục thủ công này, ngời quản lý phải làm rất lâu, mất nhiều thời gian mà hiệu quả không cao, nhiều khi vẫn xảy ra sai sót trong công tác quản lý. Mỗi lần nhân viên yêu cầu lĩnh lơng thì ngời quản lý lại phải giở sổ ra để tra xem nhân viên đó làm việc đợc bao lâu, hệ số lơng là bao nhiêu .tra cứu rất lâu.Hơn nữa với thủ tục thủ công nh hiện nay, phòng nhân sự không thể tập trung đợc nhân viên. Khi ngời quản lý muốn xem tình hình ngày công, phòng ban .nh thế nào đều không thể cập nhật nhanh.Trên cơ sở thực tế đó của công ty và đáp ứng yêu cầu thực tế của công tác quản lý nhân sự, công ty đã quyết định đa tin học vào quản lý nhân sự. Đây là một quyết định đúng đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt ra của công tác quản lý nhân sự, đa tin học vào quản lý nhân sự thì hệ thống sẽ đáp ứng đợc việc cung cấp các 8 thông tin về nhân sự một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng đợc yêu cầu của lãnh đạo trở nên đơn giản hơn.Hệ thống đợc viết trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 nhằm giải quyết 3 vấn đề:Quản lý thông tin cơ bản nhân sựQuản lý thông tin nhân sựQuản lý thông tin hệ thốngChơng IIPhơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sựI. Hệ thống Thông tin Trong thời đại ngày nay cũng nh trớc đây, công tác quản lý và điều hành một tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định. Nhng ngày nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác. Nếu quyết định không chính xác nó sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn, vì vậy công tác quản lý ngày nay không chỉ dựa trên những kinh nghiệm mà còn dựa vào những công cụ, phơng tiện hiện đại để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác các luồng thông tin để phục vụ ra các quyết định.Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu . thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.Nó đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học. đầu vào (input) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý 9 bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc. Kết quả xử lý (Output) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage). 1. Sơ đồ hệ thống thông tin Mô hình hệ thống thông tinNh hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đa dữ liệu ra.Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục vụ quản lý chung.2. Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Sơ đồ quản lý hệ thống 10NguồnThu Xử lý và lưu Kho dữ ĐíchPhân Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Cấp dưới Ban lãnh đạoĐầu Đầu Thông tin Thông tin raThông tin đã đượcThông tin thu [...]... của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng vào công ty và có sơ đồ hệ thống quản lý nhân sự của công ty Phân hệ quản lý nhân sự Quyết định quản lý nhân sự Thông tin đã xử lý Hồ sơ nhân viên Kiểm tra hồ sơ nhận Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Báo cáo tổng hợp nhân sự Hồ sơ được chấp Dữ liệu quản lý Thông báo của phòng nhân sự Thông tin nhân sự Tra cứu... hình thực tế và yêu cầu quản lý tại công ty 1.1 Phân tích tình hình thực tế tại công ty Công ty đầu t và phát triển phần mềm kế toán ASIA là một công ty cổ phần do các cổ đông thành lập Nó mới đợc thành lập 10-2001 do vậy khâu quản lý nhân sự, để tìm hiểu hồ sơ, trình độ, chuyên ngành đào tạo , kinh nghiệm là một điều hết sức cần thiết cho công ty Do vậy khâu quản lý nhân sự rất phức tạp và phải trải... cáo,thông tin đã xử lý Có 2 kho lu trữ dữ liệu: Kho hồ sơ cá nhân, kho hồ sơ nhân viên 35 Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự Thông tin cơ bản của nhân sự Nhập hồ sơ nhân sự Kho hồ sơ cá nhân Những TT liên quan Nhân viên nhân sự NhậpPhòng nhân Sự TT liên quan Phòng kế toán Giám đốc Báo cáo Kho hồ sơ nhân viên Tính lương Xử lý dữ liệu * Sơ đồ DFD của hệ thống quản Thông tin đã lý xủ lý sự nhân. .. -Mỗi tháng nhân viên lĩnh lơng lại phải kiểm tra ngày công, bậc lơng, hệ số lơng, mức lơng để xác định đợc lơng nhân viên -In ấn báo cáo khi cấp trên có yêu cầu -Hiện nay công ty ứng dụng tin học trong công tác quản lý kinh doanh và chuyên viết phần mềm kế toán cung cấp cho thị trờng phần mềm kế toán Nhng 32 trong khâu nhân sự thì vẫn áp dụng phơng pháp thủ công thông thờng rất phức tạp và mất nhiều... ban II Thiết kế lô gíc hệ thống 1 Sơ đồ IFD và DFD của hệ thống * Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự Gồm 4 chủ thể: Nhân viên, phòng nhân sự, phòng kế toán và Giám đốc Gồm 5 xử lý: Nhập hồ sơ, nhập thông tin liên quan, cập nhật tìm kiếm, xử lý dữ liệu, tính lơng Dòng thông tin gồm dòng vào và dòng ra Các dòng vào: Thông tin của nhân sự , những thông tin liên quan nhân sự, yêu cầu Dòng... phục vụ cho việc cập nhật và bổ sung dữ liệu - Bảng thông tin cơ bản nhân viên - Bảng thông tin lơng của nhân viên - Bảng thông tin chức vụ của nhân viên - Bảng thông tin trình độ chuyên môn của nhân viên - Bảng thông tin phòng ban của nhân viên 34 - Bảng thông tin quá trình công tác của nhân viên - Bảng thông tin hệ thống 3 Các thông tin đầu ra Bao gồm các báo cáo -Danh sách nhân sự -Bảng lơng nhân viên... kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) 27 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Kết thúc giai đoạn này cần có hai tài liệu kết quả: + Tài liệu chứa tất cả các đặc trng của hệ thống sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật + Tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những... những phần tin học hoá Mục đích của thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết hình thức bên ngoài cho hệ thống thông tin Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: -Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra: xác định HTTT trình bày thông tin nh thế nào cho ngời sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đa kết quả ra -Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá: xác định cách thức mà ngời sử dụng. .. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Phân tích là phơng pháp nghiên cứu nhằm lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể để đa máy tính vào phục vụ cho công việc hàng ngày Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng một ứng dụng trên máy tính Hiệu 31 quả đem lại của hệ thống chơng trình ứng dụng phụ thuộc vào độ nông sâu của kết quả phân tích ban đầu I Phân tích và thu... quản lý nhân sự phải đợc lu trữ lâu dài, bởi vì khi cần thiết dữ liệu phải cung cấp ngay cho ngời sử dụng Chơng trình sau khi sử dụng phải sao lu ra đĩa mềm hoặc một th mục khác để cất trữ 4 Các loại báo cáo Báo cáo là phần quan trọng nhất mà chơng trình cung cấp cho ngời sử dụng Dựa vào báo cáo ngời sử dụng mới có thể thống kê tính toán đợc các công việc cần thiết - Danh sách nhân sự - Bảng lơng nhân . " ;áp dụng tin học vào chơng trình quản lý nhân sự cho công ty phần mềm kế toán ASIA& quot; nhằm trợ giúp công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt. sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu. áp ứng nhu cầu tin học hoá từng phần trong công tác quản lý nhân sự của công
